Навести порядок в CRM.

Диагностика CRM быстро проведет анализ клиентской базы, выявит возможные проблемы и предоставит решение. Больше никаких ошибок привязки, клиентов без менеджеров, пустых клиентов или дублей. И никакого ручного труда. Можно автоматически передавать дела одного сотрудника другому в случае увольнения или ухода в отпуск. По выбранным параметрам почистить диск и не дать удалить нужное.

Установите любое из приложений по подписке, выберете лучшее для ваших рабочих сценариев и бизнес-процессов:

• Диагностика CRM
• Автоформат полей CRM
• Контроль дубликатов по пользовательским полям
• Хранитель портала
• Поиск повторных обращений клиентов
• Контроль дубликатов
• Мониторинг безопасности
• Замена ответственного или уволенного сотрудника
• Очистка диска
• Делегатор
• Объединение дублей контактов
• Качество базы
• Очистка пустых клиентов
• Удаление телефона / e-mail из CRM

Диагностика CRM

Автоматическая проверка данных CRM.

Работа с клиентской базой

Приложение – это надежный инструмент для быстрого анализа клиентской базы и получения рекомендаций по устранению ошибок.

Экспресс-анализ проводится в четырех режимах: ошибки привязки, клиенты без менеджера, пустые клиенты и дубли контактов и компаний.

Приложение сканирует CRM и выявляет, есть ли несоответствия в данных.

В случае, если расхождения найдены – вы увидите приблизительное количество ошибок с примером, а также ссылку на подходящее приложение, в котором будет удобно внести коррективы.

Ошибки привязки

Для того, чтобы полноценно работать с B2B и B2C клиентами – данные должны быть актуальными – все нужные Контакты привязаны к Компаниями.

Так бывает не всегда: менеджеры в активном рабочем процессе могут про это забывать, и в результате остаются «ничейные» Контакты, которые найти вручную очень сложно, особенно на больших порталах.

Режим Ошибки привязки ищет Контакты и Компании с заполненным email и пустым сайтом, а также с одинаковым сайтом, но без явной связи.

Если такие данные найдены – в рекомендациях будет ссылка на вкладку Умная привязка контактов к компании, в котором можно будет автоматически привязать Контакты к нужным Компаниям.

Клиенты без менеджера

При увольнении сотрудника в CRM могут остаться «бесхозные» клиенты, которых забыли передать новому менеджеру. В этом режиме анализируются те Контакты и Компании, которые числятся на уволенных сотрудниках.

Если такие есть – раздел Передача дел поможет их передать новому ответственному.

Пустые клиенты

Это те Контакты или Компании, в которых совсем нет контактов для связи: не заполнены поля email, телефон, мессенджер или сайт.

Такие клиенты только мешают работе менеджеров и засоряют клиентскую базу, поэтому рекомендуется внимательно просмотреть их в разделе Клиенты – и либо заполнить данные в карточке сущности, либо удалить.

Дубли контактов и компаний

В этом режиме происходит поиск дубликатов сразу по трем совпадениям полей: Название + Телефон + Почта.

После сканирования, если дубли будут обнаружены – их можно объединить вручную, настроить автоматический контроль дубликатов, или воспользоваться услугой удаленных специалистов по устранению дублей.

Автоформат полей CRM

Единый формат Телефона, Email, Сайта в Лидах, Контактах и Компаниях.

Исправление ошибок в CRM

Приложение для поиска и исправления ошибок в контактных данных клиентов. Экономит ресурсы отдела продаж и облегчает работу менеджеров.

При отсутствии нормативов заполнения полей, а также при импорте клиентских баз – в CRM накапливается целый пласт сущностей, в которых контактные поля заполнены – но связаться при этом с клиентом не получится. Сайт не открывается, письма на почту не доходят, а по номеру телефона – не дозвониться. Это приводит к потере времени и ресурсов, снижая общую продуктивность компании.

Решение проведет анализ полей Email, Телефон и Сайт в открытых Лидах, Компаниях и Контактах. Для каждого поля предусмотрен отдельный режим.

Проверка поля Телефон

Приводим номера телефонов к следующему стандарту: +7 XXX XXX-XX-XX или 8 800 XXX-XX-XX. Также допустимо добавление внутренних номеров через разделитель.

Базовый формат телефонного номера: код страны, код области, 7 цифр для мобильных номеров, от 5 до 7 – для городских, от 1 до 4 – для добавочных, +7 или 8 в начале номера, символы ; и # для добавочных номеров.

Недопустимы: лишние пробелы, спецсимволы, меньше 5 и больше 11 символов.

Проверка поля Сайт

Приводим сайты к следующему стандарту:sozdavatel.ru – имя сайта, точка, домен.

Допустимы: любые иерархические домены, верхний и нижний регистр, кириллица либо латиница, цифры, точка, нижнее подчеркивание.

Недопустимы: сочетание кириллицы и латиницы, меньше 5 символов, пробелы, амперсанд (&), знаки равенства (=) и сложения (+), скобки (<>), запятую (,), символ подчеркивания (_), апостроф ('), дефис (–) и несколько точек подряд.

Кроме того, устраняются необязательные префиксы в начале: www/http/https.

Проверка поля Email

Приводим почты к следующему стандарту: ask@sozdavatel.ru. – Имя пользователя, символ @, поддомен, точка, домен.

Допустимы: верхние и нижние регистры, цифры, кириллица либо латиница, любые иерархические домены. Например: admin.office.com.

Недопустимы: сочетание кириллицы и латиницы, меньше 2 символов до @, пробелы, спецсимволы – кроме тире, точки, запятой и нижнего подчеркивания – несколько точек подряд.

Ручное редактирование

Бывают случаи, когда автоматические, массовые действия – с любым полем – невозможны. Например, необходимо сократить или дополнить номер, исправить опечатку в почте. Для этого нужно:

• Нажать на иконку карандаша в строке.

• Отредактировать поле вручную.

• Нажать кнопку Изменить.

• После этого можно вернуться на предыдущий экран и нажать кнопку Форматировать.

Контроль дубликатов по пользовательским полям

Добавить пользовательские поля в штатный контроль дубликатов Битрикс24.

Оптимизировать управление данными

Приложение позволяет значительно расширить функциональность стандартного инструмента контроля дубликатов, добавляя возможность включения пользовательских полей для более точного поиска.

Возможности и функциональность

• Расширенный поиск дубликатов: теперь можно добавить до шести пользовательских полей, например уникальные идентификаторы из внешних систем, паспортные данные контактов или иные пользовательские поля с типом строка.

• Удобство и простота использования: интуитивно понятный интерфейс делает настройку контроля дубликатов доступной даже для нетехнических пользователей – всего до 6 шт. на все 3 сущности Лид, Компании, Контакт.

• Улучшение качества данных: минимизируйте риск ошибок и дублирования данных, сохраняя вашу CRM-базу чистой и актуализированной.

Кому подойдет приложение

Это решение идеально подходит для компаний, которые получают данные из различных источников и стремятся избежать дублирования информации.

Освободите свою CRM от дубликатов и позвольте бизнесу расти без помех.

Хранитель портала

Подсчитает баллы неэффективности и поможет привести портал в порядок.

Возможности решения

• Приложение покажет в табличном виде, на что следует обратить внимание на вашем портале.

• Например, сколько компаний, которые закреплены за уволенным сотрудником, или сколько дубликатов контактов по телефону/электронной почте.

• Имеются ссылки, по которым можно пройти и увидеть в интерфейсе Битрикс24 эти самые CRM-сущности.

• Хранитель портала отобразит динамику всех показателей (отличие текущих показателей от предыдущей проверки).

• Позволит опубликовать текущий результат, а так же настроить ежедневную автопубликацию. Посты будут создаваться примерно в час дня (~13:00).

Поиск повторных обращений клиентов

Решить проблему возникновения дубликатов в CRM.

Как работает приложение

• При создании или изменении Лида приложение осуществляет поиск Контактов, Компаний, Сделок, Лидов по ключевым полям: телефон, e-mail, ФИО.

• При обнаружении Контакта или Компании – Лид соединяется с найденным Контактом/Компанией, а Битрикс24 такой Лид маркирует как повторный.

• Приложение по данным Лида, Контакта, Компании ищет Лиды, Сделки и сохраняет связи в дополнительные поля.

• Приложение закончив свою работу вносит значение Да в поле – Лид проверен на наличие дубликатов в контактах и компаниях.

Поиск дубликатов осуществляется по всем Лидам

• Формы обратной связи, размещённые на сайтах.

• Телефония (входящие и исходящие звонки).

• Обращения с чатов и мессенджеров (открытые линии).

• Импорты Лидов.

• Лиды из внешних источников.

• Лиды с заказов (интернет-магазины).

• Лиды созданные вручную и т.д.

Возможные сценарии использования

• Удаление Лидов.

• Закрытие дубликатов в отказную стадию.

• Закрыть Лид если есть открытая Сделка.

• Закрыть дубликат Лида.

• Закрыть Лид автоматически, когда поступит новый заказ или Сделка.

• Информирование менеджера о найденных дубликатах и совпадениях.

• Передать Лид другому, первому или последнему сотруднику.

• Открыть доступ ко всем Лидам, Контактам, Компаниям, Сделкам для нового сотрудника.

Кому будет полезно

• Всем, кто работает с Лидами.

• Кому нужен порядок в делах компании.

• Кто автоматизирует рутинную работу своих сотрудников и поручает ее роботам.

Приложение постоянно отслеживает изменения событий

• Если движений нет, то приложение спит и не нагружает систему.

• Событие зафиксировано, приложение отрабатывает и опять переходит в режим ожидания.

• События происходят массово, приложение фиксирует их, распределяет в очередь и обрабатывает согласно ограничениям и требованиям предъявляемыми Rest-API Битрикс24.

Контроль дубликатов

Получить удобный список возможных дублей в CRM.

Навести порядок в CRM

• Приложение позволяет получить удобный список возможных дублей в CRM в виде таблицы agGrid.

• Вы сможете представить данные так, как вам удобно, применять необходимые фильтры, группировать по столбцам.

• Приложение дает ссылку на объединение дублей.

• Простой и удобный инструмент, который позволит быстро найти дубли в CRM, сгруппировать их нужным образом и объединить.

• Навести порядок в CRM просто с приложением Контроль дубликатов.

Мониторинг безопасности

Отследить удаление сущностей из CRM.

Сохранить данные

Приложение позволит не думать о потере данных, а заниматься более полезными вещами. Будет отслеживать удаление сущностей из CRM и, заметив подозрительные действия, тут же сообщит вам об этом в чате. Можно оперативно проверить, что было удалено, и восстановить данные из корзины, если нужно.

Приложение также умеет отслеживать удаление Счетов.

Плюс появилась возможность получать уведомления об удалении данных в Telegram. Можно подключить любой telegram, чат к приложению.

Настройки решения

Настроить работу решения очень легко. Достаточно выбрать, какие сущности должно отслеживать приложение, указать лимиты на удаление каждой сущности и выбрать сотрудников, которые будут получать уведомления об угрозах через чат-бота.

Например, если вы поставите лимит для Сделок 5 штук, то при удалении 5 или более Сделок за один раз чат-бот сообщит об этом всем выбранным сотрудникам.

Еще больше защиты данных

В планах подключить к отслеживанию следующие сущности: Задачи, Смарт-процессы, Дела, Группы, Файлы, Сайты, CRM-формы, Количество администраторов портала (права доступа), Рассылки с личных email-ов сотрудников, Звонки (например, звонки за рубеж), Шаблоны документов (изменения и удаления), Бизнес-процессы, Открытые линии (количество активных), Шаблоны задач, Универсальные списки, ip-адрес с которого заходил сотрудник, Изменения в торговом каталоге (изменения цен, удаление товаров), Календарь (события), Количество изменений в сущностях CRM, Место на диске, Количество сотрудников на портале.

Замена ответственного или уволенного сотрудника

Быстро передать все дела CRM с одного пользователя на другого.

Польза решения

Больше не придется вручную менять ответственного.

Приложение позволяет быстро передать все задачи и элементы СРМ одного пользователя на другого. Сценарий особенно востребован, когда необходимо сменить уволенного сотрудника у всех сущностей вашего портала.

Простой процесс смены

Процесс смены ответственного предельно прост:

• Открыть приложение;

• Выбрать сотрудника, дела которого надо передать;

• Выбрать сотрудника, который станет новым ответственным;

• Нажать кнопку Запустить.

Запустится процесс, который автоматически выберет все задачи, элементы СРМ и передаст их на нового ответственного.

Какие сущности обрабатываются

• Задачи

• Дела в CRM

• Лиды

• Сделки

• Контакты

• Компании

Очистка диска

Приложение для регулярного очищения диска.

Свободное место на диске

Регулярна чистка диска портала в зависимости от заданных настроек пользователя.

На данный момент существует пять параметров настроек:

• Через сколько дней после обновления удалять файлы (исключает файлы, с даты создания которых прошло меньше дней чем задано).

• id задач через запятую, файлы которых удалять нельзя.

• id папок через запятую, файлы которых удалять нельзя (исключает файлы папок).

• Удалять файлы только указанных форматов (если пусто, удаляет все форматы).

• Удалять файлы только размером больше байт (исключает файлы, размер которых меньше чем указанный).

Очистка производится несколько раз в сутки, настройки меняются в интерфейсе приложения.

Делегатор

Автоматически делегировать дела сотрудника.

Польза решения

Позволит быстро найти все места портала, где участвует пользователь и автоматически передать его дела другому сотруднику в случае увольнения или ухода в отпуск.

Основные возможности

Приложение выполняет поиск и передачу дел в следующих модулях системы: CRM, задачи, задания бизнес-процессов, шаблоны бизнес-процессов, открытые линии, рабочие группы (проекты), календарь.

Как работает

• Выбираете модули системы, в которых нужно искать сотрудника, и нажимаете кнопку Найти пользователя.

• Приложение показывает все разделы, в которых пользователь найден, а также позволяет посмотреть все найденные объекты (Сделки, Лиды, Задачи и т.д.).

• Далее выбираете, кому и в каких разделах передавать дела и нажимаете кнопку Делегировать X дел. (X – количество дел в выбранных разделах).

Места поиска

• CRM – Сделки, Лиды, Компании, Контакты, Счета (старые), Предложения, Дела

• Задачи

• Шаблоны бизнес-процессов

• Задания бизнес-процессов

• Рабочие группы (проекты)

• Открытые линии

• Календарь

Автоматическое делегирование возможно

• Все сущности CRM – в рамках модуля возможно делегирование любой роли ответственного, кроме наблюдателя.

• Задачи – возможно делегирование всех активных задач сотрудника.

• Рабочие группы и Проекты – делегировать возможно любую роль, в том числе владельца.

• Открытые линии – делегировать возможно любые открытые линии.

Объединение дублей контактов

Возможность объединить дубли контактов по телефону или email.

Возможности и преимущества

Приложение работает с вашей имеющейся базой контактов в CRM и может обработать любой объем данных.

Главные отличия приложения от базового функционала Битрикс по объединения дублей:

• дополняет, а не затирает информацию объединенных полей;

• размещает в карточку контакта комментарий о том, какие дубли были с ним объединены, указывая всех ответственных от дублей и дату их создания;

• объединяет даже скрытые в карточке поля.

В карточках контактов будет виден результат

• Если во множественном поле дубликатов были разные данные – то поля просто дополнятся новыми значениями.

• Если в не множественном поле дубликатов были разные данные – то поле дополнится информацией через косую черту, чтобы не затиралась важная информация.

• В карточке контакта запишется комментарий с названиями всех объединенных дубликатов, их ответственными и датами создания.

Качество базы

Оценить качество клиентской базы – контакты без телефонов, кривые номера и т. д.

Отчет – качество базы

Показывает основные факторы, которые могут загрязнять вашу клиентскую базу и влиять на ее качество.

Как пользоваться

• На главном экране вы увидите счетчики с нарушениями качества в основных справочниках Битрикс24.

• Подробное описание логики фиксации нарушений, можно посмотреть на вкладке Пояснения.

Клиенты без менеджера

При увольнении сотрудника в CRM могут остаться «бесхозные» клиенты, которых забыли передать новому менеджеру. В этом режиме анализируются те Контакты и Компании, которые числятся на уволенных сотрудниках.

Если такие есть — раздел Передача дел поможет их передать новому ответственному.

Детализация счетчиков

• Для получения подробной информации, необходимо перейти в соответствующие вкладки: Лиды, Сделки, Контакты, Компании.

• Для переключения между показателями, просто кликните на соответствующую вкладку.

Очистка пустых клиентов

Поиск и исправление клиентов без контактов для связи.

Что делает приложение

Очистка пустых клиентов – приложение для оптимизации клиентской базы.

Для того, чтобы проводить полноценный анализ, планировать маркетинг и строить отчетность по Клиентам – данные по контактам и компаниям должны быть актуализированы.

Сегментация клиентов позволит выделить те категории клиентов, которым нужно внимание, и при этом убрать лишние, пустые сущности – которые, так или иначе, копятся на любом портале.

Пустые клиенты

Пустыми клиентами считаются те контакты и компании, в которых совсем нет данных для связи: не заполнены поля email, телефон, мессенджер или сайт. Такие клиенты только мешают работе менеджеров. Условная компания на сотруднике есть – а связаться ему не с кем. Источниками таких «мусорных» сущностей могут стать ручное добавление сотрудниками, некорректный импорт клиентской базы, и интеграции с внешними системами.

Польза решения

Приложение поможет обнаружить и обработать бесполезных клиентов в CRM. Для этого предусмотрено 2 режима: Архивирование и Удаление. В каждом из них приложение просканирует CRM и покажет общее количество Компаний и Контактов, у которых не заполнено ни одно из нужных полей.

Клиента можно открыть по ссылке и внимательно просмотреть, чтобы точно убедиться, что он пустой.

Архивирование

Этот режим подразумевает следующее: в Контакте или Компании будет создано пользовательское поле Архивный клиент, значение которого будет Да. Для чего это нужно? Используя этот режим и признак архивного клиента, можно отделить самый бесполезный сегмент клиентов от всех остальных. При этом целостность не нарушается, ничего из CRM не удаляется, просто маркируются те сущности, которые не должны учитываться при аналитике, планировании рекламных компании или постановке задач менеджерам.

Удаление

В этом режиме выбранные пустые клиенты попадают в Корзину и хранятся там 30 дней.

На коммерческих тарифах возможно их восстановление или полное удаление.

Работа с данными

История изменений позволяет быстро и эффективно отследить изменение данных через приложение и при необходимости откатить их к первоначальному значению. Под изменением данных в этом случае подразумевается только архивирование, удаление в Историю не попадает.

Возможность отмены есть у администратора портала.

Всем остальным сотрудникам доступен просмотр данных: кто и когда заархивировал Контакт или Компанию, а также id измененной сущности.

Удаление телефона / e-mail из CRM

Ищет и удаляет во всех Лидах, Контактах и Компаниях в CRM конкретный номер телефона или адрес электронной почты.

Убрать повторяющийся телефон или email

Сталкиваетесь в работе с массовым повторением одного и того же телефона или адреса электронной почты в различных элементах CRM?

Такое случается в ряде случаев – настройки интеграции почты, операционные недостатки процедур импорта из прочих систем.

При этом, как правило дублями такие повторы не являются, просто одни и те же контактные данные по ряду причин попадают в карточки действительно разных Контактов, Компаний или Лидов, то есть дедубликацией такая проблема не решается, особенно если в этих карточках есть и другие уникальные для конкретного клиента данные, а ручное удаление телефона или адреса электронной почты из множества карточек – процесс длительный.

Возможности и функциональность

• Укажите номер телефона или e-mail, который нужно удалить из CRM.

• Выберите, где именно нужно произвести поиск и удаление – в Лидах, Контактах, Компаниях.

• Приложение найдет первые 20 из всех выбранных вами сущностей, в которых есть указанный телефона или e-mail и удалит его, предложив продолжить поиск и удаление.

Отмена удаления

Отмена изменений возможна в ручном режиме – в карточке каждого из элементов, из которых был удален телефон или e-mail, будет создана и закрыта задача Удаление телефона/e-mail с указанием что именно было удалено – вы сможете отфильтровать элементы по данному делу и внести нужные исправления, если потребуется.

Польза решения

Приложение является полезным дополнением к дедубликации при большом количестве повторяющихся контактных данных, позволяет избежать ручной редактуры каждого элемента.

Права использования

Поиск и изменение Лидов, Контактов и Компаний в базе CRM проводится только среди Лидов, Контактов и Компаний, доступных установившему приложение работнику в соответствии с правами пользователя. Учитывайте эту особенность при работе приложения.