Автоматизация работы с закупками и тендерами. Весь цикл от победы до реализации: 100% гарантия прохождения заявки на следующий этап; +34% количества участий; +42% операционной прибыли от тендеров.

С помощью отраслевого решения Вы будете подавать заявки вовремя, не забудете оплатить обеспечительный платеж и не пропустите интересный тендер.

Установите любое из приложений по подписке, выберете лучшее для ваших рабочих сценариев и бизнес-процессов:

• CRM для тендеров – легкий старт
• Готовая CRM для работы с тендерами
• Готовая crm гос.закупки
• CRM для B2B компаний [B2B, тендеры]
• Готовая CRM. Тендерный отдел
• CRM для Тендерных организаций

CRM для тендеров – легкий старт

Отслеживание тендеров на автопилоте в ЕИС.

Описание отраслевой

Отраслевое решение обеспечивает полный цикл работы с госзакупками – от поиска тендеров до успешного исполнения контракта.

Весь функционал решения доступен на любом коммерческом тарифе с оплаченной лицензией маркетплейса.

Две ключевые воронки продаж

• Тендеры – автоматический поиск, фильтрация и загрузка тендеров из ЕИС в Битрикс24.

• Исполнение контрактов – контроль выполнения обязательств, сроков и платежей по выигранным контрактам.

Этапы работы в воронках

• Воронка Тендер с этапами -> Новый тендер, Тендер подтвержден, Тендер в работе, 5 дней до торгов, День торгов, Сделка провалена, Сделка успешна.

• Воронка Исполнение контракта с этапами -> Контракт, Исполнение, Отгрузка / Сдача работ, Акты, Сделка провалена, Сделка успешна.

Работа в воронке Тендеры

Автоматический мониторинг ЕИС 24/7. Система отслеживает новые закупки по вашим фильтрам и каждые 60 секунд обновляет данные.

Гибкие фильтры:

• По заказчику – название организации.

• По бюджету – от ₽1 000 до ₽50 000 000+.

• По закону – 44-ФЗ, 223-ФЗ, ПП РФ 615.

• По типу процедуры – аукцион, запрос котировок и др.

• По объекту закупки – например, “строительные материалы”.

• По дате окончания подачи заявок.

Автоматическая загрузка в Битрикс24:

• Создание сделки с базовой информацией о тендере.

• Проверка дублей компаний и контактов.

• Прямая ссылка на тендер в ЕИС.

Работа в воронке Исполнение контрактов

Старт после победы в тендере. Выигранный тендер автоматически переносится во вторую воронку для контроля исполнения.

Контроль сроков и этапов:

• Фиксация ключевых дат – подписание, выполнение, сдача.

• Напоминания о дедлайнах.

• Хранение документов.

Финансовый контроль:

• Отслеживание платежей и актов.

• Уведомления о задержках или неоплаченных этапах.

Полная прозрачность. Вся история взаимодействия с заказчиком, документы и переписка – прямо в карточке сделки.

Поля, которые создаются в CRM

Базовые поля – заполняются автоматически при создании сделки: Номер тендера – строка; Заказчик – строка; Стоимость – число; Закон – список: 44-ФЗ, 223-ФЗ, ПП РФ 615; Объект поставки – строка; Дата публикации – дата; Дата окончания подачи заявки – дата; Ссылка на тендер – ссылка; Тип закупки – строка.

Расширенные поля – заполняются роботом Подробная информация о тендере: Полное наименование заказчика – строка; ИНН заказчика – строка; КПП заказчика – строка; ОГРН заказчика – строка; Адрес заказчика – строка; ИКУ заказчика – строка; Электронная площадка – строка; Ссылка на площадку – ссылка; Контактное лицо – строка; Контактный телефон – строка; Контактный email – строка; Позиция плана-графика – строка; Код по Сводному реестру – строка.

Особенности:

• Все поля имеют четкую типизацию – строка, число, дата, ссылка.

• Автоматическая проверка на дубли компаний и контактов.

• Расширенные поля загружаются только при активации робота и указании ссылки на тендер и ID сделки.

Кому подходит

• Тендерным отделам – автоматизация поиска и структурирование данных.

• Малому и среднему бизнесу – участие в закупках без дополнительных затрат на аналитиков.

• Компаниям, работающим по госконтрактам – контроль исполнения и платежей без хаоса в задачах.

Преимущества отраслевого решения

• Экономия 80% времени на поиск и обработку тендеров.

• Ни одного пропущенного тендера или дедлайна по контракту.

• Единая экосистема: поиск → победа → исполнение → завершение.

• Прямая интеграция с Битрикс24 без внешних сервисов.

Готовая CRM для работы с тендерами

Автоматизация работы с тендерами: смета, согласование, контроль сроков, исполнение контракта.

Зачем нужна CRM

• Cистематизировать взаимодействие с тендерными заявкам.

• Упростить работу сотрудников компании, сделать ее более понятной и прозрачной.

• Свести к минимуму трудозатраты и человеческий фактор.

В чем польза автоматизации

• Система Роботов будет автоматически ставить Задачи, контролировать сроки и отправлять необходимые уведомления сотрудникам.

• С помощью отраслевого решения Вы будете подавать заявки вовремя, не забудете оплатить обеспечительный платеж и не пропустите интересный тендер.

Карточка Лида – вся необходимая информация

В карточке тендера уже есть все необходимые для работы поля. Учтены все детали по работе с тендерами и закупками:

• Сумма тендера

• НМЦК – начальная максимальная цена контракта

• Себестоимость

• Прибыль и Маржа, % – рассчитываются автоматически

• Наименование объекта закупки

• Тип закупки – Аукцион / Конкурс / Запрос предложений / Запрос котировок / Конкурентные переговоры

• Обеспечение заявки и тип обеспечения заявки, Обеспечение контракта и тип обеспечения контракта – Денежные средства / Банковская гарантия / Опыт исполненных контрактов / Не требуется

• Даты: публикации закупки, подведения итогов, подписания проекта контракта

• Дата и время окончания подачи заявки аукциона

• Срок исполнения контракта

• Ссылка на тендерную площадку – кликабельная ссылка на площадку

• Электронная площадка – наименование электронной площадки

• Регион – привязка к справочнику Google

• Расчет / Смета

• Федеральный закон – 44-ФЗ / 223-ФЗ / Другой

• Документы – множественное поле для прикрепления файлов с документами

Направления в Сделках

В системе работа с тендером разбита на 2 больших блока – это участие в тендере и исполнение условий контракта. Таким образом, в сделках есть 2 направления:

• Тендерная воронка – работа с тендером от момента интереса до победы или поражения.

• Исполнение контракта – работа по исполнению контракта от подписания до закрывающих документов.

Автоматизация

Настроенные Роботы и уведомления, + постановка Задача в Тендерной воронке:

• Новый тендер – Робот оповещает об успешном добавлении нового тендера. Создается папка для документов по тендеру и ссылка на папку добавляется в карточку тендера.

• Смета / Расчет – Робот поставит задачу по подготовке сметы.

• Согласование – Робот ставит задачу, и руководитель должен либо закрыть тендер со статусом Не интересен, либо передвинуть его на следующую стадию.

• Подача заявки – Робот отслеживает дату и время окончания подачи заявки и отправляет уведомление за 1 день до этого срока.

• Торги – Робот напоминает ответственному о торгах за 1 день, за 1 час и за 15 минут. Бизнес-процесс добавляет дату и время аукциона в календарь компании и календарь ответственного.

• Ожидание итогов – При наступлении даты подведения итогов робот поставит задачу подвести итоги и закрыть тендер с соответствующим статусом.

• Победа – Руководитель получает соответствующее уведомление. Робот создает копию сделки в воронке Исполнение контракта. Робот отправляет сообщение о победе в тендере всем сотрудникам в живую ленту.

• Проиграли, Не участвовали – Руководитель получает соответствующее уведомление.

• Не интересен – Руководитель не согласовал участие в тендере.

Настроенные Роботы + постановка Задача в воронке Исполнение контракта:

• Контракт – Робот ставит задачу на оплату обеспечения контракта и на подпись проекта контракта.

• Исполнение – исполнение условий контракта (поставка, оказание услуг, выполнение работ). В зависимости от типа бизнеса (указывается в настройках), будет поставлена задача на производство, закупку или оказание услуг, производство работ.

• Отгрузка / сдача работ – Робот ставит задачу на отгрузку товаров заказчику или на сдачу выполненных работ.

• Акты – Робот ставит задачу на получение оригиналов закрывающих документов.

• Сделка успешна, Сделка провалена – Руководитель получает соответствующее уведомление.

Дополнительные приложения

В комплект вместе с отраслевой CRM идут полезные приложения, которые сделают работу с системой еще удобнее.

• СБИС.ЗАКУПКИ. Позволяет получать тендеры из сервиса СБИС Поиск и анализ закупок в Битрикс24. Для каждого тендера в Битрикс24 можно создавать Лид или Сделку. Вся информация по тендеру сохраняется в соответствующие поля Лида или Сделки.

• ЗАКУПКИ.КЛИК. Дает возможность в 1 клик скачивать тендеры с сайта zakupki.gov.ru и создавать в Битрикс24 Лиды или Сделки.

Готовая crm гос.закупки

Для компаний, которые участвуют в тендерах или занимаются сопровождением тендеров.

Кому подойдет отраслевое решение

Готовая CRM подходит для компаний, которые участвуют в тендерах или занимаются сопровождением тендеров.

• С помощью решения можно вести работу по закупкам в воронке продаж.

• Доступ к отчетам в любое время поможет руководителю увидеть полную картину по работе в компании.

• Для оптимизации работы в готовом решении Сделки разделены по 3 направлениям, добавлены поля для внесения информации по тендеру, настроены роботы.

Три направления Сделок

Для удобства работы, Сделки разделены на три направления:

• Работа с заказчиком до торгов.

• Участие в торгах.

• Исполнение контракта.

В каждом из направлений предусмотрены свои стадии, для правильной работы с заявкой.

Продуманная карточка Сделки

Сфера госзакупок подразумевает получения большого количества информации. В продуманной карточке Сделки учтены все нюансы, вся информация, которая может понадобиться при работе с тендерами.

В отраслевом решении добавлены в карточку Сделки следующие поля: наименование тендера, федеральный закон, ссылка на тендер, номер извещения, документы по тендеру, размер обеспечения контракта, начальная цена контракта, себестоимость, сумма заявки, условия оплаты, способ проведения тендера, порядок подачи заявок, дата и время начала подачи заявок, окончания подачи заявок, подведения итогов, дата проведения аукциона, подписание контракта, срок исполнения контракта, адрес площадки, место исполнения контракта, регион заказчика, требования и ограничения, дополнительная информация, риски, итоговый протокол, способ обеспечения заявки, техническое задание по тендеру, ссылка на итоговый протокол, процент снижения НМЦК, дата размещения документов по заявке, номер лота, достаточно ли денег на площадке для участия в торгах, внесена необходимая сумма на спецсчет для участия в торгах.

Для автоматизации работы с клиентом добавлены роботы. Они отправят уведомление менеджеру о новой заявке и поставят задачу на ответственного сотрудника.

CRM для B2B компаний [B2B, тендеры]

Контролировать сотрудников компании – менеджеров по продажам, сметчиков, снабженцев, специалистов тендерного отдела.

CRM уже настроена

• Настроены воронки продаж – Лиды, Сделки по направлениям Продажа, Поставка, Тендеры, Исполнение контракта.

• Добавлены пользовательские поля для сбора информации по клиенту и Сделке и структурированы по разделам в Сделках.

• Настроена автоматизация движения Лидов и Сделок по воронкам роботами – уведомления сотруднику, уведомления покупателю, авто-задачи, напоминания и контроль руководителя.

Карточка Сделки

Менеджер по продажам работает одновременно по множеству клиентов, обрабатывать Сделки. Для эффективной работы сотрудника – в карточке Сделки пользовательские поля сгруппированы по разделам.

• Для воронок Продажа и Поставка созданы разделы: Документы и оплата, Товары и Склад, Доставка, Монтаж, Сотрудники в Сделке, О следующей закупке, Тендеры, Информация об отказе.

• Для воронок тендерного отдела Тендеры и Исполнение контракта созданы разделы: Финансы, Тендер, Сроки Тендер, Сотрудники в Сделке, Товары и Склад, Доставка, Монтаж.

Удобная автоматизация

В отраслевой CRM уже добавлены и готовы к работе стадии Лидов и Сделок. CRM помогает менеджеру и сотрудникам других отделов доводить Сделки до успешного финала – в зависимости от нахождения Сделки на конкретной стадии Сотруднику ставятся задачи, приходят напоминания о делах, Руководителю приходят оповещения, когда сотрудник «косячит», Клиенту отправляются сообщения.

Воронка Лид

Начальные стадии, которые помогают организовать первые этапы работы с новыми клиентами.

• Не обработан – в данную стадию поступают все новые обращения.

• Взят в работу – менеджер приступил к работе с обращением. На данной стадии менеджер проводит квалификацию клиента и его потребности.

• Недозвон – менеджер переводит Лид в данный статус, если связаться с клиентом не получается. Здесь настроен робот, который отправляет клиенту email-письмо о том, что не удается с ним связаться.

• Временно потерян – Лид переходит в данный статус если от клиента нет обратной связи еще 14 дней.

• Качественный Лид – данный Лид является потенциальным клиентом, конвертируем его в Сделка + Контакт или в Сделка + Контакт + Компания.

Неуспешные статусы Лидов: Спам – для спама и прочего мусора; Ошибочно оставил заявку; Нет контактов; Потерян.

Воронка Сделки – Продажа

• Новая – все квалифицированные менеджером Лиды попадают на данную стадию.

• Проведена квалификация – фиксируем в карточке Сделки информацию по заказу, формируем смету и отправляем клиенту.

• Обновлено КП – на данном этапе происходит согласование с клиентом перечня товаров и стоимости, отправляем обновленное предложение.

• КП согласовано – на данном этапе получаем согласие клиента с условиями или отказ.

• Запрос реквизитов – запрашиваем реквизиты, готовим договор и отправляем его клиенту.

• Отправлен договор – в этой стадии согласовываем правки по договору, выставляем счет на оплату.

• Получен авансовый платеж – на эту стадию переводим Сделку после получения аванса, или пропускаем стадию, если предусмотрена постоплата.

• Получен скан договора – подписываем договор с клиентом и получаем скан-копию, уточняем сроки оплаты.

Неуспешные статусы: Отказ – при переводе Сделки в данный статус проводится контроль руководителя от «слива» клиента менеджером; Выбрал конкурента – при переводе Сделки в данный статус проводится контроль руководителя; Нет денег; Нет связи.

Воронка Сделки – Поставка

• Передан на сборку – на данную стадию менеджер переносит Сделку в направление Поставка после оплаты и подписания договора.

• Ожидаем на склад – в случае, если товара нет на складе, Сделка попадает на стадию Ожидаем на склад, работу по закупу делегируем Снабженцу.

• Готов к отгрузке – товар есть в наличии или поступил на складе, осуществляется проверка правильности заказа, работу по осуществлению доставки делегируем Ответственному за исполнение контракта.

• Доставлен – товар доставлен по адресу заказчика, договариваемся с заказчиком о дате монтажа, определяем монтажную бригаду, осуществляется монтаж.

• Монтаж выполнен – осуществляется контроль доставки закрывающих документов.

• Приемка + доплата – принимаем оплату от клиента и завершаем Сделку.

Неуспешные статусы: Отказ клиента; Возврат денег – когда клиент расторгает Сделку и запрашивает возврат денежных средств.

Две воронки для работы с тендерами

Воронка Сделки Тендеры

• Новый тендер – заполнение первичной информации по тендеру.

• Смета / Расчет – подготовка сметы руками менеджера или с привлечением сметчика.

• Согласование – согласование сметы у Руководителя, решение об участии в тендере или отказе от тендера.

• Подача заявки – после согласования с Руководителем участия в тендере, готовимся принять участие в тендере – проверяем деньги на спецсчете, оплачиваем обеспечение заявки, определяем допустимый порог снижения стоимости контракта.

• Торги – серия уведомлений о необходимости следить за участием в тендере, чтобы внести своевременно корректировки.

• Ожидание итогов – проверяем результат тендера.

• Победа – в случае победы уведомляем Руководителя о победе, Сделка переносится в воронку Исполнение контракта.

Неуспешные стадии: Проиграли; Не участвовали; Не интересно.

• Контракт – подписываем контракт, оплачиваем обеспечение контракта.

• Исполнение – в зависимости от способа исполнения контракта (производство, закупка, услуги – работы) ставится соответствующая задача.

• Отгрузка / сдача работ – производится отгрузка товара или сдача работ по контракту.

• Акты / Оплата – подписываем акт сдачи-приемки, получаем оплату по контракту.

• Сделка успешна

Неуспешные стадии: Сделка провалена.

Готовая CRM. Тендерный отдел

В CRM продуманы и учтены все этапы работы со Сделкой.

Готовая CRM поможет

• Не терять клиентов.

• Помнить о договоренностях с клиентами.

• Контролировать сотрудников компании – менеджеров по продажам, сметчиков, специалистов тендерного отдела и пр.

Дополнительно, с настроенной CRM установится приложение Парсер тендеров с портала Госзакупки. Комплексная установка приложений сделает работу в Битрикс24 еще комфортней.

Воронка Сделки – Тендеры

• Новая – в CRM добавляется заявка на тендер. Добавляются ответственные за заявку, изменяется название Сделки и отправляется уведомление ответственному о поступлении новой заявки. Необходимо заполнить обязательные поля на данной стадии для того, чтобы сменилась стадия.

Обязательные поля: наименование объекта закупки, тип обеспечения заявки, дата публикации закупки, дата и время окончания подачи заявки, дата подведения итогов.

• Передан на расчет – на этой стадии робот ставит задачу на оценку контракта. После того как у задачи меняется статус на Завершить, то Сделка двигается на стадию Согласование.

• Согласование – руководителю ставится задача на согласование участия в тендере. После принятия решения нужно передвинуть тендер на стадию Подача документов для участия или завершить со статусом Не интересен.

• Подача документов – ответственному ставится задача на подачу документов. И за один день до окончания подачи заявки приходит уведомление. Бухгалтеру ставится задача на проверку денег на спецсчете и на оплату обеспечения заявки. После того как завершается задача по оплате обеспечения заявки, Сделка двигается на стадию Торги.

• Торги – на данной стадии находятся Сделки, по которым уже проходит участие в тендере. Отправляется уведомление ответственному о торгах за один день до даты аукциона.

• Торги проведены – ставится задача на проверку результатов по тендерам; закрыть тендер с соответствующим статусом.

• Победа – участие в тендере завершилось победой. Руководитель получает соответствующее уведомление. Робот создает копию Сделки в воронке Исполнение контракта. Робот отправляет сообщение о победе в тендере всем сотрудникам в живую ленту.

Также настроены уведомления руководителю при закрытии Сделки в проигрышные стадии.

Продуманная карточка Сделки

Карточка Сделки полностью настроена понятно и удобно, сохранили только нужные поля для работы с Тендерами.

При установке данного решения будут созданы пользовательские поля: Ответственный за оценку; Руководитель; Бухгалтер; Ответственный за исполнение; Дата отчетности; Начальная сумма контракта; Минимальная сумма контракта; Победитель тендера; Цена победителя; Тип обеспечения заявки; Дата и время окончания подачи заявок; Дата и время аукциона; Дата подведения итогов; Наименование объекта закупки; Дата публикации закупки; Сумма обеспечения заявки; Сумма обеспечения контракта; Ссылка на тендерную площадку; Расчет/Смета; Наименование электронной площадки; Тип обеспечения контракта; Дата подписания контракта; Срок исполнения контракта; Документы; Дата и время рассмотрения заявок; Ссылки на документы; Номер тендера; Федеральный закон.

CRM для Тендерных организаций

Автоматизирован весь цикл работы с тендерами, начиная с управления потенциальными клиентами и заканчивая заключением Сделок.

Кому будет полезна отраслевая CRM

• Отраслевое решение Тендерная организация в Битрикс24 представляет собой комплексный инструмент, разработанный специально для организаций, занимающихся тендерными процедурами.

• Оно позволяет упростить и автоматизировать весь цикл работы с тендерами, начиная с управления потенциальными клиентами и заканчивая заключением Сделок.

В CRM уже настроены

• Раздел Сделки – воронка Тендерный отдел – содержит этапы: расчет заказов, на подачу, подготовка заявок, поданная заявка, аналитика результата, заключение контракта, контракт на исполнении; также широкий перечень негативных этапов.

• Раздел Лиды содержит этапы: новый заказ, назначение ответственного, проверка на ограничения.

• Произведена автоматизация постановки задач ответственным сотрудникам при помощи роботов.

• Доработаны карточки Лидов и Сделок.

• Подготовлен широкий перечень пользовательских полей для любых нужд тендерной организации.

В индивидуальном порядке возможна установка на портал приложения Интеграция с zakupki.gov.ru

Данное отраслевое решение корректно работает на любом тарифе.

* Компания Meta, владеющая WhatsApp, признана экстремистской и запрещена на территории Российской Федерации.