Решения для ведения реестра документов и организации удобной системы корпоративного документооборота.

Помогут автоматизировать заполнение шаблонных документов. И создавать комплекты документов, договоры, счета, КП, накладные и любые другие документы прямо из Сделки или Лида – в один клик.

Установите любое из приложений по подписке, выберете лучшее для ваших рабочих сценариев и бизнес-процессов:

• Мои документы
• Генератор документов
• Конструктор документов
• Конструктор документов Докс.Онлайн
• DataDoc: конструктор документов
• Конструктор документов – Комбинатор
• Запрос документов
• Реестр документов CRM
• OCR24 – распознавание документов

Мои документы

Решение для ведения реестра документов и организации удобной системы корпоративного документооборота.

Кратко о возможностях

• Нумерация документов с учетом типа и префикса.

• Установка ответственных за документ.

• Установка статусов в документе.

• Добавление документов из карточки Компании.

• Поиск документов по типам и по Клиентам.

• Автоматическое сохранение документа в предопределенную папку.

Самое простое, как можно использовать приложение – вести автоматическую нумерацию документов. Под документами понимаются привычные для организации договора, приказы, входящие и исходящие письма и т.п.

Нумерация документов

• Продумана гибкая система нумерации документов.

• Вы можете добавить свой тип документов и разные префиксы нумерации для каждого типа документов.

Также можно корректировать значения нумерации (например, на начало года).

Запрос отчета через чат-бота

Чтобы мгновенно получить отчет по всем сотрудникам, просто напишите в чат-бот Продуктивность24 команду Посмотреть отчет – и в тот же момент бот пришлет сводку с ключевыми метриками: общее время работы, выполнение задач, активность в чатах и звонках, а также загрузку по отделам.

Документооборот

Многие пользователи хотят внедрить систему документооборота.

• Воспользуйтесь решением, устанавливайте статусы на каждый документ, а также ответственного сотрудника за этот статус.

• Можно расширить предлагаемый по умолчанию набор статусов и настроить визуальное представление (цвета).

• Таким образом, использование статусов и ответственного за документ позволяет настроить несложную систему документооборота.

Связь с CRM

Каждый документ в приложении можно связать с Клиентом в CRM и далее осуществлять поиск по всем документам этого клиента. Доступна функция "изменить Клиента", для этого нужно использовать выпадающее меню.

Обратите внимание, что кроме интерфейса приложения список документов доступен в карточке Компании.

Находясь во вкладке Мои документы в карточке Компании можно создавать новые документы (но только под текущего Клиента), и использовать все функции выпадающего меню для каждого документа в списке.

Документы в Сделках и в Смарт-процессах

Документ, принадлежащий Клиенту, можно использовать в Сделках и в Смарт-процессах.

Но, документы, загруженные через Сделки или через Смарт-процессы видны только в этих сущностях и в карточке Клиента. Таким образом, вы можете использовать общий документ для разных Сделок и разных Смарт-процессов.

Примерами таких документов могут быть – договора, реквизиты, официальные документы, которые нужно прикладывать к каждой сделке.

После установки приложения в карточках Сделок и в Смарт-процессах появляется дополнительный раздел – Мои документы.

В этом разделе можно сразу загружать новые документы, которые будут одновременно привязаны как к Сделке (или Смарт-

Вы можете просто загружать новые файлы из локального диска и приложение само сохранит данный документ в преднастроенную папку в файловом хранилище Битрикс24.

Дополнительные возможности

• Настройка префиксов документов.

• Настройка статусов и цветов.

• Настройка папок хранения документов.

• Удобный инструмент разграничения прав для редактирования документов.

Вносить какие-либо изменения в документ может только ответственный сотрудник или администратор. А администраторы настраиваются в приложении, причем доступ к этой настройке есть только у одного из администраторов.

Генератор документов

Автоматизирует заполнение шаблонных документов, заменяя необходимые поля нужными данными: CRM, заданными параметрами, данными из введенных полей.

Описание решения

Генератор документов – автоматизация создания типовых шаблонов в Битрикс24.

Если ваша команда регулярно сталкивается с необходимостью заполнять типовые документы – от договоров до актов – вы точно оцените, как может облегчить работу Генератор документов. Это решение интегрируется с Дизайнером бизнес-процессов и позволяет полностью автоматизировать создание документов на основе шаблонов и данных из CRM.

Основные преимущества

• Сокращение трудозатрат – больше не нужно вручную заполнять шаблоны. Все данные подставляются автоматически.

• Исключение ошибок – информация переносится из CRM или заданных переменных, минуя ручной ввод.

• Гибкость и масштабируемость – вы можете создавать различные варианты бизнес-процессов, адаптированных под нужды вашей компании.

• Сохранение форматирования – в готовом документе остается все оформление, которое вы задали в шаблоне.

• Интеграция с Дизайнером бизнес-процессов – расширяет его функционал, позволяя автоматизировать еще больше этапов работы.

Как работает решение

После установки приложения в Дизайнере бизнес-процессов появляется новое действие – Генератор документов.

• Создайте шаблон в формате .docx с метками `{{field}}`, куда будут подставляться данные.

• Загрузите шаблон на Диск Битрикс24 и запомните его ID – он понадобится для настройки.

• Настройте бизнес-процесс – в нужной точке добавьте действие «Генератор документов», укажите шаблон и переменные.

• Запустите бизнес-процесс – система автоматически сгенерирует документ и сохранит его в указанной папке.

• Доступ к результату – вы можете скачать, распечатать или отправить документ по почте.

Что вы получаете в итоге

• Готовые документы с актуальными данными, без ошибок и лишних действий.

• Скорость и точность в заполнении шаблонов.

• Удобство управления – все документы хранятся в одном месте, легко доступны и готовы к использованию.

• Автоматизацию рутинных задач – освободите сотрудников для более важной работы.

С помощью решения вы сократите время на оформление документов, повысите точность и упростите работу всей команды.

Конструктор документов

Универсальное решение для создания типовых документов в формате PDF, DOCX и HTML по шаблону.

Основные возможности

• Шаблоны документов могут быть как в формате DOCX, так и в формате HTML.

• Документы могут формироваться вручную или с помощью бизнес-процессов Битрикс24.

• Это могут быть одиночные документы или целые пакеты по несколько шаблонов за 1 клик.

• В HTML, PDF, DOCX, ODT, open office или XML форматах.

• Приложение может отправлять пакеты документов в одном письме.

С приложением вы сможете решить множество типовых задач, которые невозможно или сложно выполнить с помощью встроенного генератора документов Битрикс24.

Популярные пользовательские сценарии

• Использование универсальных списков,

• Вывод товарных позиций по группам в таблицы разной структуры,

• Автоматизация согласования документов,

• Манипуляция блоками шаблона с помощью условий.

Кейс – Универсальные списки

Когда одной таблицы с товарами недостаточно.

Что делать, если товары в Сделке – это оказываемые услуги? При этом услуги по Сделке предоставляет не один сотрудник, а несколько, так еще и с разной почасовой ставкой.

• Можно вручную редактировать список сотрудников, менять состав или часовую ставку, менять список дел, а перед этим искать файлы на диске.

• А можно воспользоваться Конструктором документов и сэкономить до 80% времени руководителя. Тогда на подготовку и корректировку договора будет уходить несколько минут и пара кликов. Нужно лишь добавить несколько табличных частей к Сделке, используя Универсальные списки Битрикс24.

Кейс – Использование условий

Один шаблона на «все» случаи жизни. Не задумывайтесь над тем, какой шаблон выбрать. Больше не нужно вспоминать условия для Сделки чтобы выбрать нужный шаблон.

• Менеджер нажимает кнопку PDF, а Конструктор документов сам определит какой блок реквизитов для ИП, а какой для ООО, нужно подставить.

• Вы используете в Сделке различные условия продажи? КД выведет нужные блоки в зависимости от этих условий.

Кейс – Дополнительные параметры

Вам не хватает дополнительных характеристик товара в каждом отдельном документе? Измените набор колонок в Сделке.

• Например, для каждого товара требуется указать срок поставки. Можно скачать документ и вручную проставить эти сроки, а можно воспользоваться конструктором и скачать готовый документ за один клик.

• Дополнительные параметры приходят на помощь, когда нужно указать характеристики товара, актуальные для конкретной сделки. Например, в какую сторону должна открываться дверца шкафа или количество полок в секции.

Сократите время на подготовку документов на 24%.

Кейс – Автоматизация

Вовлекаем контрагентов во внутренние бизнес-процессы компании. Используйте функцию Согласования документов.

• Каждый раз, добавляя новую услугу в Сделку или изменяя текущую стоимость работ, Конструктор документов отправляет вашему клиенту письмо с текущей суммой работ. Благодаря чему клиент легко принимает решение: работать в этом месяце с вами дальше или остановиться и оплатить счет.

• Такой же принцип можно применить для формирования текста договора в автоматическом режиме, после согласования всех условий с клиентом.

Конструктор документов Докс.Онлайн

Генерируйте документы (договоры, акты, письма и т.д.) на основе данных Битрикс24.

Упрощает продажи

• Генерируйте договоры, коммерческие, акты, счета в 2 клика по заранее заготовленному шаблону.

• Используйте данные из CRM, благодаря полной интеграции с Битрикс24.

• Создавайте и редактируйте шаблоны в Google Docs.

Удобное создание документов

• Докс.Онлайн – инструмент для генерации документов по шаблону. Улучшает работу отдела продаж благодаря аккуратным документам и быстрой работе сотрудников в CRM Битрикс24.

• Коммерческие предложения – возможность готовить персональные коммерческие предложения на основании шаблонов.

• Договоры, счета и акты – неограниченной количество шаблонов, удобное создание и редактирование, ведение реестра документов.

• Отчеты, письма, внутренние документы – генерация любых документов, возможность интеграции с любой системой.

Шаблоны документов

Для создания шаблона не нужны специальные знания, легко создать по примеру типовых документов и следуя инструкции.

Шаблоны хранятся в Google Docs, поэтому редактировать их можно совместно с коллегами. Шрифты, таблицы, вставка изображений – доступны все стандартные инструменты.

Реестр документов

Ведет реестр актуальных версий документов с историей изменений. Найти прошлогодний договор будет проще простого.

Интеграция с CRM Битрикс24

Не придется тратить время на поиск и повторное заполнение информации о клиентах. Все данные из CRM будут автоматически подставляться в документ. Создавать документы можно напрямую из списка Лидов, Контактов, Сделок и т.д.

DataDoc: конструктор документов

Моментальное создание любых документов в вашей сфере на основе шаблонов.

Описание решения

Создавайте комплекты документов, договоры, счета, КП, накладные и любые другие документы прямо из Сделки или Лида – в один клик. Все данные клиента автоматически подставляются из CRM – больше никакого ручного копирования. DataDoc позволяет формировать документы в форматах .docx и .pdf, настраивать шаблоны и автоматизировать рутинные процессы.

Возможности решения

• Генерация документов на основе ваших шаблонов.

• Индивидуальные переменные в шаблонах: суммы прописью, склонения, вычисления.

• Колонтитулы, подписи, печати и изображения.

• Автоподстановка данных из ЕГРЮЛ, банковских и картографических справочников.

• Дозапрос данных у второй стороны документа по ссылке.

Как подключить DataDoc

• Создайте личный кабинет в DataDoc.

• Загрузите шаблоны, которые хотите автоматизировать (например, договора, соглашения, согласия или КП).

• Разработчик в течении дня настроит шаблоны на основе ваших документов.

• Перейдите в Лид или Сделку, наведите на "Еще" > DataDoc. В открытую форму вставьте api ключ со страницы «настройки» вашего кабинета DataDoc.

• Сопоставьте переменные с полями CRM.

• Готово, теперь вы можете моментально создавать документы из карточки Cделок/Kидов на основе их данных и ваших шаблонов.

Конструктор документов – Комбинатор

Один шаблон адаптируется под различные условия, сохраняет исходное форматирование, склоняет данные и формирует несколько таблиц в одном документе.

Описание решения

Сделайте шаблоны даже из самых сложных документов в Комбинаторе и заполняйте их автоматически данными из Битрикс24.

В конструкторе документов Комбинатор удобный текстовый редактор, легкая вставка и настройка полей, а также есть условная логика – один шаблон автоматически подстраивается под разные условия из карточки.

Шаблоны Комбинатора экономят время, избавляют от дублирования и упрощают внесение изменений в готовые шаблоны.

Встроенный текстовый редактор и удобный интерфейс

Вся работа с шаблонами и документами осуществляется в одном приложении и в одном окне конструктора документов. Нет необходимости выполнять лишние действия в дисках или переходить в сторонние программы. Встроенный текстовый редактор подобен Microsoft Word, что делает его интуитивно понятным и удобным в использовании.

Сохранение форматирования исходного документа

Ваш документ полностью сохранит форматирование при загрузке в Комбинатор. Вы легко сможете внести любые изменения оформления прям внутри Комбинатора и поменять шрифт, сделать отступы или настроить абзацы.

Вместо 100 стандартных шаблонов – 1 шаблон Комбинатора

В конструкторе документов можно объединить все однотипные документы в один шаблон.

• Вам не придется создавать отдельный шаблон на каждое изменяющееся условие. Содержание шаблона Комбинатора формируется автоматически на основе данных, введенных в карточке элемента CRM.

• Пользователю не нужно учитывать все условия Сделок и подбирать подходящий шаблон из множества вариантов. Комбинатор сам подберет подходящие формулировки и содержание в зависимости от условий.

• Например: в один шаблон вы можете объединить формулировки для юридических и физических клиентов – конструктор документов автоматически подберет содержание пунктов в зависимости от типа клиента в сущности Сделки.

Простая вставка полей в шаблон

С конструктором документов больше не нужно искать символьные коды полей и модификаторов, а потом прописывать их вручную. Комбинатор автоматически вытягивает поля из всех сущностей и выводит их понятным списком. Вставить поле в шаблон можно в один клик.

Удобная настройка полей

Ко всем полям в конструкторе документов можно легко применить различные модификаторы и задавать необходимые свойства.

• Вы можете склонять пользовательские и системные текстовые поля по всем падежам. ФИО может выводиться в любом нужном виде (Тарасов Григорий Иванович, Тарасову Г.И., Григория Тарасова и др.). Для всех текстовых полей доступна транслитерация и изменение регистра.

• Поля типа «Число» вы можете складывать, вычитать, делить, умножать и возводить в степень. Числа можно преобразовать в текст, а также работать с ними как с денежными суммами.

• Конструктор может автоматически вставлять в документ сегодняшнюю дату, рассчитывать количество дней между датами и даже формировать графики платежей.

Документ с любым количеством таблиц

В конструкторе документов нет ограничения по количеству создаваемых таблиц. В одном документе вы можете сделать несколько отдельных таблиц с товарами и отдельные таблицы с услугами на основании одной Сделки.

Предпросмотр документа в шаблоне

С помощью встроенного предпросмотра можно сразу проверить, как отображается шаблон в документе, и убедиться, что все поля корректны и на месте. Если что-то нужно изменить, достаточно одного клика, чтобы вернуться в режим редактирования, внести правки и тут же снова все проверить.

Получаете готовый документ в docx или pdf

Конструктор в несколько кликов создает документы в формате docx или pdf и отправляет в тайм-лайн любого элемента CRM. Там же можно настроить смарт-процессы для управления его дальнейшим движением. С помощью роботов вы можете максимально автоматизировать создание документов при движении карточек по воронкам – создание будет происходить без участия пользователя.

Строго разграничиваем права доступа к шаблонам и документам

Права доступа на создание и редактирование документов в конструкторе настраиваются гибко – по сущностям, компаниям, воронкам и ролям сотрудников. Пользователь видит только те шаблоны и документы, которые входят в его зону ответственности. Без соответствующих прав нельзя ни создать, ни изменить документ или шаблон.

Польза решения

В Комбинаторе все – от создания шаблонов до генерации документов – происходит в одном окне и одном приложении. Вам не нужно переключаться между дисками, файлами или сторонними сервисами. Работа с полями проста и удобна, а условная логика избавляет от рутинной работы с пачками стандартных однотипных шаблонов.

Попробуйте конструктор документов Комбинатор в работе вашей компании и сделайте бизнес эффективнее.

Запрос документов

Загружайте необходимые документы от клиентов или поставщиков напрямую в карточку Сделки.

Описание решения

Приложение позволяет решить вопрос с загрузкой документов в CRM по необходимой вам Сделке.

Варианты использования:

• Запрос КП от поставщиков;

• Запрос документов у бухгалтерии;

• Получение подписанных документов от клиента.

Настройки запроса на получение файла

• Срок. После истечения срока файлы больше не будут приниматься в вашу CRM. Необходимо, когда сбор предложений от поставщиков ограничен во времени.

• Ограничение на одноразовую отправку или множественную. Укажите, сколько человек может отправить вам документов по одной ссылке.

Возможности автоматизации

Для автоматизации на коммерческих тарифах можно использовать робот для создания ссылки автоматически.При установке приложения он автоматически добавляется к вам на портал.

Также вы можете добавить триггер и автоматически изменять стадию Сделки при получении документов.

Реестр документов CRM

Полный список документов, созданных по шаблонам в CRM.

Описание решения

Реестр документов CRM – это полный список документов, созданных по шаблону.

В любой компании со временем накапливается большое количество документов: договоры, счета, акты, накладные, приказы, доверенности и так далее. Документы отображаются в карточке сущности CRM, но общий список не посмотреть, поэтому создать документ по шаблону легко, а вот найти его потом намного сложнее. Зачастую, чтобы найти один-единственный документ, приходится посетить множество страниц портала и потратить уйму времени.

Решение упрощает поиск созданных ранее документов.

Возможности реестра

Достаточно открыть приложение и вы увидите все документы:

• по Компаниям и Контактам;

• по Лидам и Сделкам;

• по Предложениям и Счетам;

• по Смарт-процессам.

Таблица легко настраивается, в ней можно добавлять, удалять и перемещать поля: ID документа, Тип сущности, Название сущности, Шаблон, Документ, Статус, Дата создания, Дата изменения, Отдел и Автор.

В поле Название сущности отображается, кроме того, название воронки Сделок и Смарт-процессов. Для поиска нужных документов используйте фильтры и сортировку. Для предпросмотра или печати достаточно кликнуть на название.

Все документы в одном месте

Для того, чтобы увидеть документы в конкретном Лиде, Компании или Сделке – откройте встройку Реестра документов CRM в карточке нужной сущности.

Во встройке Компании вы увидите все документы из связанных с ней сущностей: Лидов, Контактов, Сделок, Предложений, Счетов и Смарт-процессов.

Статусы документов

Статусы позволяют контролировать процесс ведения документации в компании. Вы можете отследить путь каждого документа, на каком он этапе находится: только создан или отправлен, аннулирован и так далее.

При смене статуса документа – в таймлайн элемента CRM записывается комментарий об этом.

Изменение статусов доступно всем пользователям, но администратор также имеет возможность менять их названия. Например, вместо «Портфолио» поставить «Архив» или любое другое.

Важно! Если у части документов уже проставлен какой-то статус, а потом название изменилось – тогда у них в таблице сохранится старое название.

Преимущества решения

• Полная информация о всех документах по шаблону в одной таблице (с подсчетом количества).

• Встройка в Лида, Сделку и Компанию, которая показывает документы и в дочерних сущностях (Контакты, Счета и Предложения). Фильтры и сортировка по всем полям.

• Визуальное выделение неактуальных документов.

• Встройка в профиль пользователя покажет все документы сотрудника. Теперь документы хранить и искать стало еще проще.

OCR24 – распознавание документов

Распознает текст из отсканированных документов (JPG, PNG, PDF) и сохраняет извлеченные данные в заданные поля CRM.

Возможности решения

• Приложение превращает Битрикс24 в роботизированную CRM, позволяющую автоматически распознавать текст из отсканированных документов (JPG, PNG, PDF) и сохранять извлеченные данные в заданные поля CRM.

• С помощью технологии оптического распознавания символов (OCR) преобразует изображения и PDF-файлы в структурированный текст, что позволяет быстро загружать информацию в карточки Контактов, Компаний, Сделок или Лидов без ручного ввода.

• Это значительно ускоряет обработку документов, снижает количество ошибок и улучшает эффективность работы с клиентскими данными в Битрикс24.

• Приложение забирает на себя до 75% рутинных задач в компании.

Приложение будет полезно

• Отделам продаж – быстрое занесение данных из договоров, счетов и коммерческих предложений в CRM. Ускорение обработки заявок и коммуникации с клиентами.

• Бухгалтерии и финансам – автоматическое распознавание накладных, актов и платежных документов. Исключение ошибок при переносе реквизитов, сумм и дат.

• Службам поддержки – мгновенная загрузка данных из запросов клиентов (сканы паспортов, заявлений). Удобный поиск по сохраненным документам.

• HR-отделам – обработка анкет, резюме и трудовых договоров без ручного ввода. Интеграция с карточками сотрудников в Битрикс24.

• Адвокатам и юристам – распознавание судебных решений, исковых заявлений и доверенностей. Автоматическое заполнение карточек клиентов в CRM.

• Юридическим отделам компаний – обработка договоров, претензий и актов. Снижение трудозатрат на рутинный ввод данных. Нотариусам – перенос данных из удостоверительных документов в Битрикс24 без ошибок и опечаток.

Польза для бизнеса

• Экономия времени. Приложение автоматически распознает текст из сканов, фото и PDF-документов (счета, договоры, письма), избавляя от ручного ввода данных. Это сокращает обработку документов в 5–10 раз и позволяет сотрудникам фокусироваться на важных задачах.

• Минимизация ошибок. Исключаются опечатки и неточности, возникающие при ручном переносе информации из документов в CRM. OCR24 гарантирует корректное распознавание реквизитов, дат, сумм и других критичных данных.

• Интеграция в существующие процессы. Приложение работает внутри Битрикс24 без переключения между сервисами с возможностью интеграции с приложением GPT24 для дальнейшей обработке результатов в нейросети. Гибкие настройки позволяют адаптировать распознавание под ваши бизнес-процессы: от загрузки договоров до обработки бухгалтерских накладных.

• Ускорение работы с клиентами. Данные из загруженных документов мгновенно попадают в нужные поля карточек Битрикс24 (контакты, сделки, компании). Это ускоряет оформление сделок, обработку заявок и коммуникацию с клиентами.