Права доступа в CRM

Автор: Эдуард Узлов

Последнее обновление: 13 ноября 2024 г.

Права доступа в CRM необходимы для разделения зон ответственности при работе с клиентами. Сотрудник не будет тратить время на обработку чужих лидов, не сможет «случайно» изменить информацию о компании или экспортировать клиентскую базу.

Функция Права доступа к CRM по ролям доступна не на всех тарифах Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.

Права в CRM настраиваются так: вы создаёте роль в CRM, затем присваиваете её сотруднику, отделу или группе сотрудников. После этого редактируете права конкретной роли.

Как настроить роли в CRM

Роль в CRM - это определенный набор прав, который можно присвоить одному или нескольким сотрудникам, отделу или группе.

Представьте, что отдел продаж состоит из 20 менеджеров, у которых должны быть одинаковые права в CRM. В Битрикс24 не придётся 20 раз устанавливать одни и те же права. Вы создаёте роль, например, менеджер по продажам, один раз её настраиваете и присваиваете всем нужным сотрудникам. Такой способ позволяет быстрее назначать и редактировать права в CRM.

Перейдите в CRM - Настройки - Права - Права доступа.

В правой части экрана отображается список ролей. По умолчанию доступны две: Менеджер и Администратор. При необходимости можете создать дополнительные роли или удалить лишние.

Как создать и удалить роль

Не стоит создавать отдельную роль для каждого сотрудника. Чем больше ролей, тем сложнее их настраивать и поддерживать в актуальном состоянии.

Нажмите Добавить под списком ролей.

Укажите название роли и сохраните настройки. Права доступа рассмотрим далее по тексту.

Если хотите удалить роль, нажмите на крестик.

В левой части отображается список сотрудников, которым присвоены роли в CRM.

Сотрудник не сможет зайти в CRM, если у него, или отдела, в котором он состоит, не указана роль.

Нажмите Добавить право доступа под списком сотрудников.

Вы можете выбрать конкретного пользователя, отдел компании или участников группы/проекта. Выберите подходящий вариант.

Категории пользователей

Пользователи — права будут распределяться на конкретного пользователя.
Сотрудники и отделы - права будут распределяться на сотрудников и руководителя отдела.
Группы социальной сети — права будут распределяться на участников группы.

Укажите роль в CRM у сотрудника или группы сотрудников, которых выбрали.

Старайтесь избегать конфликта прав. Он возникает, когда для одного и того же сотрудника установлены различные, зачастую противоположные, права доступа. Например, для отдела установлены минимальные права, а персонально для сотрудника максимальные.
Подробнее о конфликте прав читайте в статье Как работают права CRM в случае конфликтов.

Как настроить права у ролей

У каждой роли есть набор прав. Права определяют, какие действия с какими элементами CRM может выполнять сотрудник.

Выберите роль, которую хотите настроить, и нажмите на карандашик.

В левой части таблицы находится список элементов, к которым применяются права. Список возможных действий находится в верхней части, а в центральной - права на действия с элементами.

Настройте права для выбранной роли и сохраните изменения.

Права доступа на смену стадии. Можно выбрать, на какие стадии сотрудники смогут переносить сделки.

В колонке Дополнительно нажмите Еще напротив воронки, для которой хотите настроить права.
Выберите Перемещение на стадию в слайдере.
Настройте права на смену стадии. Можно дать доступ ко всем стадиям, выбрать конкретные или полностью закрыть доступ.

Просмотр итоговой суммы. Можно настроить права доступа на просмотр итоговой суммы по стадиям в канбане. Нажмите Еще в колонке Дополнительно. Чтобы настроить права доступа к каждой стадии, нажмите на Плюс (+). Нажмите Закрыть и сохраните изменения.

Установка своего вида карточки элементов CRM. Настройте кто из сотрудников может устанавливать персональный вид карточки для элементов CRM. Если забрать право на использование своего вида карточки, то у карточки будет общий вид.
Карточка CRM

В колонке Дополнительно, нажмите Еще. Выберите один из вариантов.

Подробнее о списке элементов

Для лидов и сделок можно настроить права для каждой стадии. В списке Сделка означает основное направление сделок.

Подробнее о действиях с элементами

Любое право даёт разрешение на совершение только одного определённого действия. Право на изменение сделок не даёт право на создание новых или удаление существующих.

Чтение - только просмотр элемента CRM, без возможности изменения или удаления.
Добавление - позволяет создавать элементы. Если при этом отсутствует право на чтение, то сотрудник не сможет увидеть элемент после создания.
Изменение - позволяет редактировать элементы, которые сотрудник может видеть.
Удаление - позволяет удалять элементы, которые сотрудник может видеть.
Экспорт - позволяет экспортировать элементы CRM. Подробная инструкция есть в статье Экспорт данных из CRM.
Импорт - позволяет импортировать элементы CRM. Подробная инструкция есть в статье Импорт данных из CRM.

Просматривать роботов могут любые сотрудники. А право на Изменение разрешает также удалять роботов.

Подробнее о правах на действия

Нет доступа - закрыт доступ на все возможные действия с элементами.
Свои - доступ есть только к тем элементам, в которых сотрудник является ответственным.
Свои + своего отдела - то же самое, что Свои, дополнительно элементы сотрудников своего отдела.
Свои + своего отдела + подотделов - то же самое, что Свои + своего отдела, дополнительно элементы сотрудников своего подотдела.
Все открытые - то же самое, что и Свои + Своего отдела + подотделов, дополнительно все элементы, у которых включена опция Доступен для всех.
Все - доступ ко всем элементам в CRM.

Опция Разрешать изменять настройки даёт полные права на все настройки в CRM, включая бизнес-процессы, интеграции, товары и так далее. Мы не рекомендуем включать её для рядовых сотрудников.