В группах нод «Управление задачами» и «Распределение задач» собраны действия и триггеры для работы с задачами внутри процесса:

• Управление задачами — ноды для базовых действий с задачами. С их помощью можно создавать задачи, менять их параметры, назначать ответственных и получать нужные данные.
• Распределение задач — ноды для работы с потоками. Они помогают автоматически распределять задачи между участниками по заданным правилам. Не нужно вручную контролировать задачи: процесс сам реагирует на события, например изменение статуса или просрочку, и при необходимости перераспределяет нагрузку.

Нода Задача

Нода создает задачи в бизнес-процессе и управляет ими. Откройте ноду и в разделе Правила нажмите Добавить правило. Выберите тип правила — Действие. В списке выберите, что нужно сделать с задачей:

• поставить новую,
• получить информацию о задаче,
• изменить задачу,
• изменить статус,
• изменить исполнителя,
• удалить задачу.

Поставить новую задачу — создать задачу для сотрудника.

Например, в компании есть процесс адаптации нового сотрудника. В нем участвуют HR-специалист, руководитель и IT-специалист, и каждому нужно выполнить свою часть работы.

Когда запускается процесс «Принять нового сотрудника», Битрикс24 автоматически ставит задачи всем участникам: HR — оформить документы и отправить оффер, руководителю — провести собеседование и согласовать кандидата, IT — подготовить рабочее место и доступы. Так все задачи появляются вовремя, и ни один шаг не теряется.

Получить информацию о задаче — взять данные из задачи и использовать их в следующих шагах процесса.

Например, в компании менеджеры создают задачи для подготовки договоров с клиентами. Важно, чтобы данные по задаче автоматически попадали в документы.

В процессе «Подготовить договор для клиента» Битрикс24 берет дату создания задачи и подставляет ее в документ. Сотруднику не нужно заполнять данные вручную — они уже есть в задаче и автоматически используются в процессе.

Изменить задачу — обновить параметры задачи: срок, описание или другие поля. Перед настройкой выберите задачу, по которой сработал триггер, или задачу из связанной сделки.

Например, в компании сотрудники работают с задачами по подготовке документов для клиентов. Если задача не выполнена в срок, важно, чтобы руководитель вовремя подключился.

В процессе настроен триггер «Просрочена задача». Когда срок задачи истекает, Битрикс24 автоматически добавляет в нее руководителя в наблюдатели. Руководитель получает уведомление и может сразу подключиться к задаче, не дожидаясь сообщений от сотрудника.

Изменить статус — перевести задачу на нужный этап. Действие работает с выбранной задачей — например, той, по которой сработал триггер, или задачей, связанной с процессом.

Например, в CRM менеджер работает со сделками разных клиентов. Для крупных клиентов в компании действует дополнительная проверка: перед отправкой документов или запуском работ задачу должен посмотреть руководитель. Для остальных клиентов такая проверка не нужна.

В процессе настроен триггер «Отследить нужный статус задачи из CRM». Когда задача переходит в статус «На проверке», Битрикс24 смотрит данные сделки, с которой связана эта задача. Если сделка не относится к крупным клиентам, процесс автоматически переводит задачу в статус «Завершена». Так обычные задачи не задерживаются на этапе проверки, а сотрудники не тратят время на ручное закрытие.

Изменить исполнителя — назначить другого ответственного по задаче. Действие работает с выбранной задачей — например, той, по которой сработал триггер, или задачей из связанных данных процесса.

Например, в компании работа с задачами связана со сделками. В каждой сделке есть задача на подготовку документов. Если сумма сделки превышает определенный порог, задачу должен выполнять более опытный сотрудник.

Процесс проверяет сумму сделки, находит связанную задачу и автоматически меняет исполнителя на старшего менеджера. Так важные задачи сразу попадают к нужным сотрудникам.

Удалить задачу — убрать поручение, если оно больше не актуально. Действие работает с выбранной задачей: по которой сработал триггер, или полученной из других действий.

Например, в компании задачи в CRM помогают контролировать этапы работы с клиентом. Некоторые задачи нужны только как промежуточный шаг — например, проверить данные или подготовить документ.

В процессе настроен триггер «Отследить нужный статус задачи из CRM». Когда задача переходит в статус «Завершена», Битрикс24 удаляет ее, если она была технической и больше не нужна. Так список задач не перегружается, и сотрудники видят только актуальную работу.

Информация по задачам

Нода собирает данные по задачам и передает их в следующие шаги процесса — например, для отчета, уведомления, документа или AI-агента. В настройках указывают сотрудника, его роль в задаче, статусы, период создания, количество задач и нужные поля. Рассмотрим примеры:

• В процессе «Планирование рабочего дня» Битрикс24 собирает список задач сотрудника за последние 7 дней и передает их AI-агенту. На основе этих данных агент формирует план на день с приоритетами. Так сотруднику не нужно вручную анализировать все задачи — Битрикс24 сама предлагает оптимальный план.
• В процессе «Контроль загрузки команды» Битрикс24 собирает все активные задачи сотрудников со статусами «Новая», «Ждет выполнения» и «Выполняется». Руководитель получает сводку и видит, кто перегружен, а у кого есть свободное время. Так проще распределять задачи внутри команды.
• В процессе «Подготовка отчета по задачам» Битрикс24 собирает нужные поля задач (например, описание, статус, крайний срок) и передает их в документ или сообщение. Так отчет формируется автоматически без ручного сбора данных.

Отследить нужный статус задачи из CRM

Триггер запускает процесс, когда задача переходит в указанный статус — например, «В работе», «На проверке» или «Завершена». Он помогает автоматически реагировать на изменения в задачах: не нужно вручную проверять их статус — процесс запускается сам.

Рассмотрим примеры:

• В сделке менеджер ставит задачу юристу — согласовать договор с клиентом. Когда юрист завершает задачу и переводит ее в статус «Завершена», Битрикс24 запускает процесс — отправляет договор клиенту или переводит сделку на следующий этап. Менеджеру не нужно проверять задачу — процесс запускается автоматически.
• В компании принимают нового сотрудника. HR создает задачу — подготовить рабочее место. Когда задача переходит в статус «В работе», Битрикс24 запускает процесс и ставит задачи: IT-специалисту — выдать ноутбук и доступы, бухгалтеру — оформить сотрудника в программе учета, руководителю — провести вводную встречу.

Просрочена задача

Триггер запускает процесс, когда статус задачи меняется на Просрочена. Это помогает вовремя реагировать на задержки: можно уведомить руководителя или запустить дополнительные действия. Не нужно вручную отслеживать сроки — процесс запускается сам. Рассмотрим примеры:

• В сделке менеджер ставит задачу бухгалтеру — подготовить счет для клиента. Если задача становится просроченной, Битрикс24 запускает процесс — отправляет уведомление руководителю или ставит новую задачу с пометкой «Срочно».
• В компании есть задача — подготовить коммерческое предложение. Если срок задачи вышел, Битрикс24 запускает процесс: уведомляет руководителя и меняет ответственного на старшего менеджера.