Госключ — бесплатное мобильное приложение от Минцифры РФ, в котором сотрудник получает сертификат усиленной электронной подписи и подписывает кадровые документы.
Для каких документов использовать
Все кадровые документы: трудовые договоры, приказы, локальные нормативные акты (ЛНА).
Не используется для документов, которые по закону должны быть подписаны на бумаге:
- Приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника
- Акт о несчастном случае на производстве
- Документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда
- Трудовая книжка (если работник выразил желание вести ее на бумаге)
Как подключить сервис
Чтобы подписывать документы, руководителю необходимо зарегистрировать компанию в Госключе и получить API-ключ, а сотрудникам — получить сертификат УНЭП через мобильное приложение Госключ. Это бесплатно как для компании, так и для сотрудников.
Предварительно создайте личный кабинет организации на Госуслугах, если ранее он не был заведен.
5 шагов для подключения:
-
Подайте заявку на подключение к Госключу в Битрикс24, заполнив форму ниже
-
Дождитесь рассмотрения заявки
Результат поступит на указанную почту в течение 7 рабочих дней. После этого можно перейти к получению API-ключа на Госуслугах.
-
Создайте доверенность на Госуслугах на генерального директора компании
Оформить доверенность может только генеральный директор компании. Если директор получает API-ключ самостоятельно, он должен выписать доверенность на себя. Чтобы подписать доверенность, нужен аккаунт организации на Госуслугах и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
После оформления доверенности, руководителя, на которого оформлена доверенность, нужно присоединить к технологическому порталу на Госуслугах.
Технологический портал — это информационная система, в вашем случае информационная система КЭДО — это ваш Битрикс24.
-
Получите API-ключ на Госуслугах для организаций
API-ключ необходимо получить на Госуслугах для организаций. Его получает представитель компании, на которого выдана доверенность на предыдущем шаге. -
Добавьте API-ключ в ваш Битрикс24
Если на сайте Госуслуг нет раздела «Мои системы», убедитесь, что:
- нужный сотрудник добавлен на технологический портал на сайте Госуслуг,
- на этого сотрудника оформлена доверенность,
- авторизуетесь на сайте Госуслуги для организаций под учетными данными этого сотрудника.
Используйте этот чек-лист, чтобы проверить свои шаги.
Подпись сотрудника
Со стороны сотрудника документ подписывается в мобильном приложении Госключ усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП).
Для получения сертификата электронной подписи Госключа необходима подтвержденная учетная запись на Госуслугах.
При настроенных уведомлениях на Госуслугах сотрудник получит их и на платформе Госуслуг и на почту, указанную в учетной записи.
Важно
- Неподписанные документы удаляются из приложения Госключ через 24 часа. Если срок истек, обратитесь к отправителю документа.
- Подписанные документы доступны в приложении, пока оно установлено на устройстве.
- Восстановить забытый пароль для входа в приложение «Госключ» не получится. Необходимо заново переустановить его и создать новый сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).
- В случае удаления, переустановки приложения или смены устройства, на котором был установлен сертификат, доступ к ранее подписанным документам в приложении Госключ не сохранится. При этом, в профиле Битрикс24 доступ к документам остается.
- Все действия с документами, включая подписанные и неподписанные, фиксируются и сохраняются на портале Госуслуг в течение трех месяцев.
- Частые вопросы по приложению Госключ
Подпись представителя компании
Кадровые документы от компании подписывают генеральный директор или уполномоченный сотрудник, например, руководитель отдела кадров. В Битрикс24 КЭДО их называют представителями компании.
Представитель компании подписывает документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) на USB-носителе.
На компьютере должна быть установлена специальная программа КриптоПро CSP — средство криптозащиты информации (СКЗИ). Без нее электронная подпись работать не будет. При подписании документа USB-токен должен быть подключен к USB-порту ПК.
Чтобы использовать КриптоПро, нужно купить лицензию.
Купить лицензию на сайте КриптоПро
Руководитель компании:
Если УКЭП уже получена ранее — ее можно использовать для подписания.
Если УКЭП еще нет, ее можно получить через личное посещение налоговой инспекции бесплатно или платно в любом удостоверяющем центре.
Как получить УКЭП — справка ФНС
Доверенное лицо:
Доверенное лицо подписывает кадровые документы по машиночитаемой доверенности (МЧД) своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) физического лица. При подписании понадобится сертификат обезличенной подписи компании.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности для подписания электронных документов.
Если УКЭП уже получена ранее — ее можно использовать для подписания. Если УКЭП еще нет — ее можно получить в одном из удостоверяющих центров при личном посещении.
Для получения МЧД руководитель оформляет доверенность на сотрудника и заверяет ее своей УКЭП, скачивает документ в формате XML и передаёт его доверенному лицу.
https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/create
Обезличенный сертификат электронной подписи — электронный аналог печати компании или индивидуального предпринимателя.
Получить может только руководитель компании в удостоверяющем центре ФНС. Для этого нужно лично посетить отделение.
Как получить обезличенный сертификат электронной подписи
Для подписания документов сотруднику нужно активировать опцию "Я подписываю по доверенности", загрузить МЧД в формате xml, указать личный сертификат УКЭП и сертификат обезличенной подписи компании.
Обезличенная подпись
3 мин
Полезно
- Особенности приложения Госключ
- Как подписывать кадровые документы в Битрикс24 через Госключ
- Как подать заявку на подключение к Госключу
- Как получить API-ключ для подключения к Госключу
- Как заменить API-ключ для работы с Госключом
- Как сотруднику подписать документы в Госключе
- Как подписывать кадровые документы по машиночитаемой доверенности
- Как получить обезличенный сертификат электронной подписи
- Как исправить ошибки при подписании документов через КриптоПро