Госключ — бесплатное мобильное приложение от Минцифры РФ, в котором сотрудник получает сертификат усиленной электронной подписи и подписывает кадровые документы.
Для каких документов использовать
Все кадровые документы: трудовые договоры, приказы, локальные нормативные акты (ЛНА).
Не используется для документов, которые по закону должны быть подписаны на бумаге:
- Приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника
- Акт о несчастном случае на производстве
- Документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда
- Трудовая книжка (если работник выразил желание вести ее на бумаге)
Как подключить сервис
Чтобы подписывать документы, руководителю необходимо зарегистрировать компанию в Госключе и получить API-ключ, а сотрудникам — получить сертификат УНЭП через мобильное приложение Госключ. Это бесплатно как для компании, так и для сотрудников.
Предварительно создайте личный кабинет организации на Госуслугах, если ранее он не был заведен.
5 шагов для подключения:
-
Подайте заявку на подключение к Госключу в Битрикс24, заполнив форму ниже
-
Дождитесь рассмотрения заявки
Результат поступит на указанную почту в течение 7 рабочих дней. После этого можно перейти к получению API-ключа на Госуслугах.
-
Создайте доверенность на Госуслугах
Для получения ключа нужна доверенность от руководителя. Если ключ получает руководитель, он оформляет доверенность на себя. Если ключ получает сотрудник, руководитель оформляет доверенность на имя сотрудника.
После оформления доверенности, пользователя, который будет получать API-ключ, необходимо добавить на технологический портал на Госуслугах.
Технологический портал — это информационная система, в вашем случае информационная система КЭДО — это ваш Битрикс24.
-
Получите API-ключ на Госуслугах для организаций
API-ключ необходимо получить на Госуслугах для организаций. Его получает представитель компании, на которого выдана доверенность на предыдущем шаге. -
Добавьте API-ключ в ваш Битрикс24
Если на сайте Госуслуг нет раздела «Мои системы», убедитесь, что:
- нужный сотрудник добавлен на технологический портал на сайте Госуслуг,
- на этого сотрудника оформлена доверенность,
- авторизуетесь на сайте Госуслуги для организаций под учетными данными этого сотрудника.
Используйте этот чек-лист, чтобы проверить свои шаги.
Подпись сотрудника
Со стороны сотрудника документ подписывается в мобильном приложении Госключ усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП).
Для получения сертификата электронной подписи Госключа необходима подтвержденная учетная запись на Госуслугах.
При настроенных уведомлениях на Госуслугах сотрудник получит их и на платформе Госуслуг и на почту, указанную в учетной записи.
Важно
- Неподписанные документы удаляются из приложения Госключ через 24 часа. Если срок истек, обратитесь к отправителю документа.
- Подписанные документы доступны в приложении, пока оно установлено на устройстве.
- Восстановить забытый пароль для входа в приложение «Госключ» не получится. Необходимо заново переустановить его и создать новый сертификат усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).
- В случае удаления, переустановки приложения или смены устройства, на котором был установлен сертификат, доступ к ранее подписанным документам в приложении Госключ не сохранится. При этом, в профиле Битрикс24 доступ к документам остается.
- Все действия с документами, включая подписанные и неподписанные, фиксируются и сохраняются на портале Госуслуг в течение трех месяцев.
- Частые вопросы по приложению Госключ
Подпись представителя компании
Кадровые документы от компании подписывают генеральный директор или уполномоченный сотрудник, например, руководитель отдела кадров. В Битрикс24 КЭДО их называют представителями компании.
Представитель компании подписывает документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) на USB-носителе.
На компьютере должна быть установлена специальная программа КриптоПро CSP — средство криптозащиты информации (СКЗИ). Без нее электронная подпись работать не будет. При подписании документа USB-токен должен быть подключен к USB-порту ПК.
Чтобы использовать КриптоПро, нужно купить лицензию.
Купить лицензию на сайте КриптоПро
Руководитель компании:
Если УКЭП уже получена ранее — ее можно использовать для подписания.
Если УКЭП еще нет, ее можно получить через личное посещение налоговой инспекции бесплатно или платно в любом удостоверяющем центре.
Как получить УКЭП — справка ФНС
Доверенное лицо:
Доверенное лицо подписывает кадровые документы по машиночитаемой доверенности (МЧД) своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) физического лица. При подписании понадобится сертификат обезличенной подписи компании.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности для подписания электронных документов.
Если УКЭП уже получена ранее — ее можно использовать для подписания. Если УКЭП еще нет — ее можно получить в одном из удостоверяющих центров при личном посещении.
Для получения МЧД руководитель оформляет доверенность на сотрудника и заверяет ее своей УКЭП, скачивает документ в формате XML и передаёт его доверенному лицу.
https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/create
Обезличенный сертификат электронной подписи — электронный аналог печати компании или индивидуального предпринимателя.
Получить может только руководитель компании в удостоверяющем центре ФНС. Для этого нужно лично посетить отделение.
Как получить обезличенный сертификат электронной подписи
Для подписания документов сотруднику нужно активировать опцию "Я подписываю по доверенности", загрузить МЧД в формате xml, указать личный сертификат УКЭП и сертификат обезличенной подписи компании.
Обезличенная подпись
3 мин