Маршрут — это последовательность этапов, через которые проходит документ при подписании. Он определяет, кто из участников должен согласовать, заполнить и подписать документ.
Роли участников подписания:
- Отправитель — создает, загружает и отправляет документ на подпись.
- Согласующий — изучает содержание, проверяет список участников и либо утверждает документ, либо отменяет его подписание.
- Заполняющий — добавляет недостающие данные в документ (например, СНИЛС сотрудников).
- Представитель компании — сотрудник, который имеет право подписывать документы от лица компании: руководитель организации или доверенное лицо.
- Сотрудник — сотрудник, с которым подписывается документ. Это может быть один сотрудник или несколько.
Настройка маршрута
Маршрут можно настроить двумя способами:
- Перед отправкой документа на подпись:
Кадровый сотрудник загружает документ и указывает участников перед отправкой. - В шаблоне документа:
В системе создается шаблон документа и заранее указывается маршрут.
Шаблоны — одна из важных и полезных опций в КЭДО, так как они значительно экономят время на подготовку часто используемых документов.
Как создать шаблон документа в Битрикс24 КЭДО
В Битрикс24 КЭДО можно создавать шаблоны для любых типов документов, например, для приказов от компании или заявлений от сотрудников, а также использовать предустановленные шаблоны.
К примеру, сотрудник планирует взять отпуск, он выбирает нужный шаблон и вводит минимальную информацию: количество дней и даты отпуска. Система автоматически сформирует документ и отправит на согласование и подписание. 
Документ может быть отправлен на подписание как от компании, так и от сотрудника. Для каждого типа предусмотрена своя настройка маршрута.
Создавать шаблоны и настраивать маршрут могут пользователи с доступом к Битрикс24 КЭДО, например, директор по кадрам или HR-менеджер.
Настроить права доступа может администратор Битрикс24.
Как настроить права доступа в Битрикс24 КЭДО
Рассмотрим процесс настройки для каждого из этих случаев. Он прост — необходимо только указать нужных участников.
Маршрут от компании:
Маршрут настраивается при отправке нового документа на подписание либо при создании шаблона от компании.
По умолчанию, маршрут документа от компании включает следующие этапы:
Отправитель Согласующий Заполняющий Представитель компании Сотрудник
При настройке, кадровый сотрудник указывает необходимых участников в соответствующих полях:
- Кто будет подписывать от лица компании — выбирается сотрудник с правом подписи от лица компании, руководитель или доверенное лицо.
- Кто будет согласовывать документ — указывается согласующий, если документ необходимо утвердить перед подписанием. Это может быть любой пользователь с доступом к Битрикс24 КЭДО. На этом этапе не потребуется электронная подпись.
При настройке шаблона можно указать не конкретного сотрудника, а руководителя отдела или заместителя руководителя отдела. Выбор роли позволит автоматически назначать согласующего в зависимости от структуры компании, что делает шаблон более гибким для каждого подразделения.
Скоро в Битрикс24 — возможность добавить несколько согласующих
- Кто будет заполнять документ — указывается заполняющий, если документ нужно дополнить. Это может быть любой пользователь с доступом к Битрикс24 КЭДО. На этом этапе не потребуется электронная подпись.
Согласование и заполнение — необязательные шаги. При отсутствии необходимости их можно пропустить.
- Сотрудники, которые будут подписывать документ — указываются сотрудники, с которыми необходимо подписать документ. Если их несколько, каждый получит только свой экземпляр документа.
Пример
В качестве примера рассмотрим маршрут приказа о командировке:
Кадровый сотрудник (отправитель) создает приказ, заполняя основные данные о командировке, и отправляет его на согласование.
Руководитель отдела (согласующий) проверяет содержание приказа, подтверждает целесообразность командировки и утверждает документ.
Затем кадровый сотрудник (заполняющий) добавляет недостающие данные, например СНИЛС сотрудника.
Генеральный директор (представитель компании) подписывает приказ.
Сотрудник, отправляющийся в командировку (сотрудник), получает свой экземпляр приказа и подтверждает ознакомление, завершая процесс подписания
Маршрут от сотрудника:
По умолчанию, маршрут документа от сотрудника выглядит таким образом:
Сотрудник-отправитель Согласующий Представитель компании
Сотрудники отправляют документы на подпись по шаблону, например, заявление на отпуск или командировку. Документ проходит по заранее настроенному маршруту для каждого шаблона.
При настройке маршрута шаблона необходимых участников указывают в соответствующих полях:
- Кто будет подписывать от лица компании — выбирается сотрудник с правом подписи от лица компании, руководитель или доверенное лицо.
- Кто будет согласовывать документ — указывают согласующего, если документ необходимо утвердить перед подписанием. Это может быть любой сотрудник, у которого есть доступ к Битрикс24 КЭДО. На этом этапе не потребуется электронная подпись.
При настройке шаблона можно указать не конкретного сотрудника, а руководителя отдела или заместителя руководителя отдела. Выбор роли позволит автоматически назначать согласующего в зависимости от структуры компании, что делает шаблон более гибким для каждого подразделения.
Скоро в Битрикс24 — возможность добавить несколько согласующих
Согласование — необязательный шаг. При отсутствии необходимости его можно пропустить.
Пример
В качестве примера рассмотрим маршрут заявления на отпуск:
Сотрудник (отправитель) заполняет заявление на отпуск по шаблону, указывая даты и отправляет его на согласование.
Руководитель отдела (согласующий) подтверждает возможность и утверждает документ.
Генеральный директор или доверенное лицо (представитель компании) подписывает заявление, завершая процесс подписания
В таблице ниже рассмотрим отличия в настройке маршрутов:
| Настройка маршрута | От компании | От сотрудника | |
|---|---|---|---|
| При отправке | Шаблон | Шаблон | |
| Роли |
Согласующего и заполняющего можно пропустить. |
Согласующего и заполняющего можно пропустить. |
Согласующего можно пропустить. |
| Выбор согласующего | Указывается конкретный сотрудник | Может быть указан конкретный сотрудник или роль: Руководитель отдела или Заместитель руководителя отдела | Может быть указан конкретный сотрудник или роль: Руководитель отдела или Заместитель руководителя отдела |