Битрикс24 КЭДО занимает высокие позиции в рейтингах систем кадрового электронного документооборота: 2-е место по версии издания «Компьютерра» и 3-е место по версии «РБК Исследования рынков».
Инструмент для работы с кадровыми документами доступен в главном меню Битрикс24, пункт «КЭДО + Госключ».
Работать с документами можно в режимах просмотра Канбан и Cписок.
Если в меню нет пункта КЭДО?
Если в меню не доступен пункт КЭДО, проверьте настройки портала. Должны быть включены инструменты «Подпись» и «CRM».
Как Битрикс24 КЭДО упрощает работу с кадровыми документами
Автоматизация
В Битрикс24 КЭДО можно автоматизировать различные процессы, что помогает снизить ручной труд, ускорить подписание документов и повысить продуктивность сотрудников.
-
Автоматическая отправка уведомлений
специальный HR-бот сообщает о новых документах, изменении их статуса и отправляет напоминания в чат, откуда можно сразу перейти к подписанию.
HR-бот в Битрикс24 КЭДО
Как настроить напоминания в Битрикс24 КЭДО -
Шаблоны документов
упрощают создание типовых документов, сокращают время на подготовку и исключают вероятность ошибок.
Как создать шаблон документа в Битрикс24 КЭДО
Как создать шаблон документа для сотрудника в Битрикс24 КЭДО -
Групповые чаты
в пару кликов объединяют участников подписания для обсуждения и обмена информацией. Например, можно быстро собрать всех, кто еще не подписал документ.
Битрикс24 КЭДО: как создать чат для обсуждения документа -
Цифровые рабочие места
с помощью смарт-процессов можно автоматизировать работу любого отдела, например, HR или бухгалтерии, — создать для них единое рабочее пространство, со своими настройками и инструментами.
Как создать цифровое рабочее место
Как настроить цифровое рабочее место -
Роботы и триггеры
с помощью роботов и триггеров можно автоматизировать процесс подписания документов с сотрудниками. Они доступны в цифровых рабочих местах. Преднастроенные триггеры отслеживают действия сотрудников с документом, такие как согласование, заполнение и подписание, и автоматически перемещают карточку документа на соответствующую стадию в Канбане. Это позволит всегда быть в курсе текущих статусов документа.
Роботы и триггеры в Битрикс24 КЭДО: подписание документов с сотрудниками -
Интеграция КЭДО + 1С
интеграция позволит:
— Подписывать кадровые документы в Битрикс24 с мгновенной передачей в 1С.
— Автоматически заполнять документы данными из 1С во время подписания.
— Создавать шаблоны документов и наполнять их данными из 1С.
— Синхронизировать расчетные листки и остатки отпусков, предоставляя сотрудникам доступ к нужной информации прямо в Битрикс24.
Как настроить интеграцию Битрикс24 КЭДО + 1С
Единое рабочее пространство
Сотрудникам легко освоить КЭДО, так как он встроен в привычное рабочее пространство, где они ведут продажи, управляют проектами и общаются с коллегами.
Кадровым специалистам не нужно регистрировать сотрудников в сторонних сервисах. Подписание документов теперь происходит там же, где и вся работа — в Битрикс24.
Поддержка всех подписей необходимых в КЭДО
В Битрикс24 КЭДО поддерживаются все необходимые типы электронных подписей: ПЭП, УНЭП, УКЭП.
Не нужно отдельно оплачивать выпуск электронных подписей для сотрудников: ПЭП уже доступна, УНЭП сотрудник получает самостоятельно и удаленно.
Настройка прав
Гибкая система прав доступа помогает четко разграничить зоны ответственности между кадровыми специалистами и сотрудниками, обеспечивая безопасность персональных данных.
Личный кабинет
У каждого сотрудника есть личный кабинет в разделе «Мои документы», где доступны следующие возможности:
- Отправка на подпись, подписание и отслеживание статуса
- Удобный просмотр и скачивание
- Доступ к расчетным листкам и остаткам отпуска
Раздел доступен как в веб-версии, так и в мобильном приложении.
Массовое подписание документов
С Битрикс24 КЭДО не нужно отправлять документ на подпись каждому сотруднику отдельно. Документ можно подписать одновременно с группой сотрудников, численностью до 10 000 человек. Это значительно упрощает процесс и экономит ваше время.
Электронный сейф документов с поиском
Доступ к подписанным документам в любое время, даже с мобильного устройства.
Документы соответствуют форматам, утвержденным Приказом Минтруда России № 578н. При необходимости можно распечатать копию со штампами. Штампы содержат данные о подписантах и датах, страницы пронумерованы и имеют уникальный ID.
Если документов много, быстро найти нужный поможет удобный фильтр. В бумажном архиве поиск может занять много времени, а с электронным сейфом — всего пару секунд.
Документы в Битрикс24 доступны для скачивания, пока вы пользуетесь порталом. Мы рекомендуем самостоятельно организовать хранилище. Это может быть Локальный архив и/или Облачный.
Где посмотреть и скачать подписанные документы в Битрикс24 КЭДО
Битрикс24 КЭДО соответствует всем требованиям закона
Подписание документов в Битрикс24 является юридически значимым в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Это означает, что электронные подписи, используемые в процессе, имеют такую же юридическую силу, как и собственноручные подписи на бумажных документах. Закон регулирует использование электронных подписей, обеспечивая их признание и защиту на законодательном уровне, что гарантирует безопасность и легитимность электронного документооборота.
Подписанные документы соответствуют требованиям Приказа Минтруда № 578н и доступны в Битрикс24 в виде ZIP-архива. Архив включает документ в формате PDF/A-1А, электронные подписи работодателя и сотрудника для подтверждения юридической целостности, а также описание в формате XML, соответствующее перечню, установленному приказом Минтруда. (перечень по приказу Минтруда)
При этом специалисту по кадрам не требуется выполнять дополнительные действия. Он просто загружает документ в сервис в привычном формате: изображение JPEG, PNG или документ PDF, DOC, DOCX. Система автоматически преобразует его в актуальный формат.
Как проверить подлинность электронной подписи
Что важно знать при переходе на КЭДО