Описание
Как работает КЭДО

Как работает КЭДО

1 из 16

КЭДО — это система, где сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы с помощью электронной подписи.

Электронные документы — это не сканы или фотографии документов, а обмен ими — это не пересылка по e-mail. В КЭДО документы обрабатываются и подписываются через специализированные сервисы.

КЭДО работает так:

  • Кадровый специалист загружает и отправляет документ на подпись.
  • Руководитель получает уведомление и подписывает документ электронной подписью.
  • Сотрудник получает уведомление и подписывает документ электронной подписью.
  • Кадровый специалист получает уведомление о подписании. Процесс завершен, документ доступен для скачивания.

Документ, подписанный в КЭДО обладает такой же юридической силой, как и бумажный. Дублировать его на бумаге не нужно.

Правовое регулирование КЭДО

ФЗ-377:
внес изменения в ТК РФ, в части ЭДО в сфере трудовых отношений, 
ввел ст. 22.1-22.3 ТК РФ - ст. 22.1-22.3 ТК РФ — основные статьи, устанавливающие отношения между работодателем и сотрудником в части КЭДО

ФЗ-63 «Об электронной подписи»:
установил понятие электронной подписи, ее типы и области применения

Приказ Минтруда 578н:
установил форматы кадровых документов в электронном виде

Какие кадровые документы можно подписывать электронно?

В КЭДО можно подписывать практически все кадровые документы, включая трудовой договор.
Исключение касается только 4 документов, пока они подписываются на бумаге:

  1. приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
  2. акт о несчастном случае на производстве;
  3. документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
  4. трудовая книжка (если работник выразил желание вести ее на бумаге).

Как подписывать документы по КЭДО?

Документы по КЭДО заверяются электронной подписью. Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», существует несколько видов электронных подписей:

ПЭП

Простая электронная подпись — набор цифровых данных, например, логин и пароль, который подтверждает подписание электронного документа определенным сотрудником.

УНЭП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись — создается с использованием специального ключа, позволяет установить личность подписавшего электронный документ.

УКЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись — получить ее можно бесплатно в налоговой службе или платно в любом удостоверяющем центре при личном посещении. Используется для подписания документов от лица компании.

В кадровом электронном документообороте применяют все три вида подписей. Выбор подписи зависит от того, кто подписывает документ (работник или работодатель) и от типа документа.

Какую подпись и когда использовать?

Подпись для организации:
Руководитель организации может подписывать кадровые документы УНЭП и УКЭП.

Он может доверить право подписи кадровых электронных документов от лица компании ответственному сотруднику, например, кадровому специалисту или бухгалтеру. Для подписания ему понадобится УКЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД). МЧД оформляют на портале ФНС России. Чтобы оформить МЧД, нужна УКЭП руководителя. 

Подпись для сотрудников:
Сотрудники могут подписывать документы ПЭП, УНЭП и УКЭП. 


Рассмотрим, какие типы электронной подписи и для каких документов подходят:

Вид документа Работодатель Сотрудник
УКЭП УНЭП УКЭП УНЭП ПЭП
Трудовой договор
Дополнительные соглашения к ТД
Договор материальной ответственности
Ученический договор
Договор на получение образования
Приказ о дисциплинарном взыскании
Уведомление об изменении условий ТД
Согласие на перевод — —
Остальные кадровые документы

Таким образом, для подписания кадровых документов сотруднику достаточно УНЭП и ПЭП, а работодателю оптимально использовать УКЭП.




Документы для перехода на КЭДО

Чтобы перейти на КЭДО, нужно подготовить и подписать ряд документов (ст. 22.2 ТК РФ):

Положение о КЭДО
 В этом документе указываются сведения о выбранной информационной системе для управления КЭДО, порядок доступа к системе, перечень документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО, сроки ознакомления с документами в цифровом формате, срок уведомления работников о переходе на КЭДО и дата его введения, а также исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумаге.

Приказ о введении КЭДО
 В приказе указываются детали внедрения: дата начала работы КЭДО, сроки уведомления сотрудников и другие важные моменты.

Уведомление о переходе на КЭДО
В уведомлении содержится информация о переходе компании на КЭДО и праве сотрудника дать согласие на переход.

Согласие на применение КЭДО
Переход на КЭДО с сотрудником возможен только при наличии его письменного согласия.

Мы разработали шаблоны необходимых документов, чтобы упростить процесс перехода на Битрикс24 КЭДО

Если сотрудник отказался от КЭДО, можно продолжать вести документооборот с ним на бумаге (обычно таких 1-2%). Если в будущем он передумает, он сможет в любой момент дать согласие на КЭДО. 

Согласие на КЭДО не требуется от сотрудников, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на эту дату.


Полезно

Онлайн-митап: Битрикс24 КЭДО+Госключ: автоматизируем работус кадровыми документами (29.10.24)


Предыдущий

Следующий