Сервис Битрикс24 КЭДО позволяет сотрудникам подписывать кадровые документы с помощью простой электронной подписи (ПЭП). Это может быть как входящий документ от компании, так и исходящий, который сотрудник отправляет на подпись самостоятельно.
Исходящие документы от сотрудника, например, заявления на отпуск, подписываются им только простой электронной подписью (ПЭП).
Для каких документов использовать
Локальные нормативные акты, служебные записки, заявления, документы в свободной форме.
Не используется для документов, которые по закону должны быть подписаны сотрудником УКЭП, УНЭП или оформлены в бумажном виде.
Как подключить сервис
Сервис не требует отдельного подключения и доступен на всех порталах Битрикс24 с доступом к КЭДО: тарифы Профессиональный, Энтерпрайз и демо-режим.
Подпись сотрудника
Со стороны сотрудника документ подписывается простой электронной подписью (ПЭП).
Простая электронная подпись в Битрикс24 уже доступна всем сотрудникам и готова к использованию. Она формируется на основании логина и пароля, используемых для входа на портал.
Подписание документов подтверждается в мобильном приложении Битрикс24. Если приложение еще не установлено, его необходимо скачать и установить. Мобильное приложение — это второй фактор, который подтвердит действия, совершаемые с помощью ПЭП.
Подпись представителя компании
Кадровые документы от компании подписывают генеральный директор или уполномоченный сотрудник, например, руководитель отдела кадров. В Битрикс24 КЭДО их называют представителями компании.
Представитель компании подписывает документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) на USB-носителе.
На компьютере должна быть установлена специальная программа КриптоПро CSP — средство криптозащиты информации (СКЗИ). Без нее электронная подпись работать не будет. При подписании документа USB-токен должен быть подключен к USB-порту ПК.
Чтобы использовать КриптоПро, нужно купить лицензию.
Купить лицензию на сайте КриптоПро
Руководитель компании:
Если УКЭП уже получена ранее — ее можно использовать для подписания.
Если УКЭП еще нет, ее можно получить через личное посещение налоговой инспекции бесплатно или платно в любом удостоверяющем центре.
Как получить УКЭП — справка ФНС
Доверенное лицо:
Доверенное лицо подписывает кадровые документы по машиночитаемой доверенности (МЧД) своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) физического лица.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это аналог бумажной доверенности для подписания электронных документов.
Если УКЭП уже получена ранее — ее можно использовать для подписания. Если УКЭП еще нет — ее можно получить в одном из удостоверяющих центров при личном посещении.
Для получения МЧД руководитель оформляет доверенность на сотрудника и заверяет ее своей УКЭП, скачивает документ в формате XML и передаёт его доверенному лицу.
https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/create
Для подписания документов сотруднику нужно активировать опцию "Я подписываю по доверенности", загрузить файл доверенности и свою УКЭП.
Подписание ПЭП
2 мин