Итак, мы разобрались в разнообразии электронных подписей и документов, которые можем подписывать. Самое время поговорить о том, как законно и безболезненно начать использовать КЭДО в Битрикс24.
Михаил Беляев
Руководитель образовательного направления
Обычно, процесс перехода на КЭДО включает следующие шаги:
- Выбор сервиса КЭДО
- Регистрация сотрудников
- Выпуск электронных подписей сотрудникам
А это влечет дополнительные затраты.
С Битрикс24 КЭДО все намного проще: сотрудники уже работают в Битрикс24 и КЭДО уже доступен.
Также нет необходимости выпускать отдельно электронные подписи — в несколько кликов сотрудник сможет сделать это самостоятельно .
Пошаговый план внедрения Битрикс24 КЭДО
Вы можете внедрить КЭДО самостоятельно или доверить это опытному интегратору Битрикс24.
-
Решите, какие кадровые процессы хотите оцифровать
По закону, переводить в электронный формат можно практически все, что относится к кадровому учету (кроме исключений).
Можно делать это постепенно: не обязательно переводить сразу все кадровые документы. Можно начать с самых распространенных — например, с заявления на отпуск или приказа.
Проанализируйте текущие кадровые процессы в компании и составьте список документов для перевода в электронный формат.
Определитесь с местом хранения документов. Подписанные документы размещаются в Битрикс24 ZIP-архивом и доступны в Битрикс24, пока используется портал. Мы рекомендуем скачивать их на компьютер. -
Подготовьте сотрудников
Для представителей компании получите электронные подписи и настройте рабочее место:
Получить УКЭП генерального директора (для подписания документов и для оформления доверенности) и УКЭП доверенного лица. Если они уже получены ранее - можно использовать их.
Выпустить МЧД (машиночитаемая доверенность). Доверенное лицо подписывает кадровые документы по МЧД своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) физического лица.
Получить обезличенный сертификат электронной подписи. Он понадобится, когда подписание документа происходит через Госключ сотрудником, действующим на основании машиночитаемой доверенности (МЧД).
Настроить на рабочем месте КриптоПро. Это программное обеспечение, необходимое для работы с электронной подписью
Подготовьте сотрудников к переходу на КЭДО. Проведите встречи и обучения, расскажите о преимуществах и возможностях КЭДО, как они могут повлиять на их работу. Статьи поддержки Битрикс24 помогут вам в этом. -
Подготовьте внутренние документы для запуска КЭДО
Чтобы перейти на КЭДО, нужно подготовить и подписать ряд документов и получить согласия сотрудников. Мы разработали шаблоны необходимых документов, чтобы упростить процесс перехода на Битрикс24 КЭДО.
Скачать шаблон Дополнительного соглашения к Трудовому договору
Скачать шаблон Положения о КЭДО
Скачать шаблон Приказа о введении КЭДО
Скачать шаблон Уведомления о переходе на электронный документооборот
Скачать шаблон Согласия на обработку персональных данных
Скачать шаблон Соглашения об электронном документообороте -
Сделайте необходимые настройки
Подключите провайдера подписи, интеграцию с 1С, настройте шаблоны документов. -
Сформируйте пилотную группу сотрудников, протестируйте
Формирование пилотной группы — важный этап в процессе внедрения КЭДО.
Это позволит не только протестировать КЭДО в «боевых» условиях, но и получить ценную обратную связь, поможет выявить потенциальные сложности и найти решения. -
Масштабируйте процесс на всех сотрудников.
После успешного тестирования с пилотной группой пришло время масштабировать процесс на всех сотрудников.
Чек-лист внедрения Битрикс24 КЭДО
| План внедрения | Показатель выполнения | ✓ |
|---|---|---|
| Юридическая подготовка | Получен шаблон документации, утвержден регламент о ведении КЭДО | |
| Сотрудники подписали согласие о переходе на КЭДО | ||
| Получение электронных подписей, выпуск МЧД, настройка компьютера | Оформили УКЭП для кадрового специалиста, установлено КриптоПро, оформлена МЧД | |
| Сотрудники зарегистрировались в Госключе | ||
| Подключение провайдера подписи (Госключ, Такском и др.) | Получен Апи-ключ для Госключа | |
| Госключ подключен в сервисе КЭДО | ||
| Выполнено тестовое подписание в каждом провайдере подписи. Понятны преимущества, различия. (Госключ, Такском, Битрикс24 КЭДО) | ||
| Подключение интеграции с 1С | Коннектор 1С установлен | |
| Сотрудники синхронизированы с 1С | ||
| Кадровый работник ознакомлен с тем, как синхронизировать новых сотрудников | ||
| Подготовка шаблонов и маршрутов документов, знакомство с возможностями КЭДО | Настроены шаблоны для сотрудников и компании все типы документов | |
| Кадровый специалист умеет создавать шаблоны и настраивать поля для автозаполнения в редакторе |
По всем вопросам вы можете написать в чат «Поддержка24» на вашем портале Битрикс24. Мы проконсультируем и дадим рекомендации по настройке, а если понадобится — подберем партнеров для помощи во внедрении. Там же вы можете написать нам пожелания по улучшениям.