КЭДО позволяет не только ускорить подписание документов с текущими сотрудниками, но и упростить процесс найма новых.
Оформление трудового договора по КЭДО во многом повторяет традиционный процесс. Давайте рассмотрим его на примере удаленного сотрудника.
- Первоначально, до найма, работодатель и будущий сотрудник договариваются об условиях - должность, зарплата, обязанности и рабочий график, используя для общения видеозвонки, мессенджеры или электронную почту.
-
Далее, кандидат направляет работодателю необходимые документы для официального трудоустройства: паспорт, документ об образовании, военный билет и другие (ст. 65 ТК РФ). Удаленные сотрудники могут отправить эти документы в виде скан-копий по электронной почте или нотариально заверенные копии почтой. Дополнительно, почтой отправляется Согласие на КЭДО, подписанное собственноручно сотрудником.
Мы не рекомендуем выдавать корпоративные логины и пароли до официального приема на работу.
- После получения документов, в первый рабочий день – отправляем приглашение на портал Битрикс24. Так как согласие подписано, после принятия приглашения, мы уже можем взаимодействовать с сотрудником по КЭДО.
- Направляем для ознакомления необходимые документы, например, внутренней ссылкой на диске Битрикс24 и лист ознакомления с документами в КЭДО (через Госключ).
По ТК РФ (ст. 68 ТК РФ) при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором до подписания трудового договора.
-
Даем время на ознакомление.
Как только сотрудник ознакомился с документами и подписал – можем отправить электронный трудовой договор в КЭДО.
Рассмотрим процесс подписания договора в Битрикс24:
- Руководитель отдела кадров формирует и отправляет документ на подписание
- Кадровый сотрудник заполняет необходимые данные, например, СНИЛС
- Руководитель подписывает документ с помощью УКЭП
- Сотрудник подписывает трудовой договор в Госключе УНЭП
После того, как заполняющий добавил недостающую информацию, она сохранится в Профиле сотрудника, блок Информация для документов и будет использоваться для последующих подписаний.
*Подход к оформлению документов может отличаться в зависимости от внутренних стандартов и политики вашей компании. Мы представили универсальный пример, соответствующий законодательным требованиям.