В каждой компании есть хотя бы один процесс, который можно автоматизировать. Знакома ли вам ситуация, когда сотрудники тратят большую часть дня на составление документов, а потом на отправку их клиентам? Эти процессы можно автоматизировать с помощью двух роботов: Создать документ и Отправить письмо клиенту. Робот автоматически подставит данные из элемента в документ и отправит его клиенту, когда нужно.
Также сотрудники могут забыть ответить клиенту вовремя, а у руководителей не всегда есть время, чтобы контролировать все процессы в отделе. Создайте робота Уведомить руководство, который уведомит руководителя о нарушениях. Благодаря этому вы всегда будете уверены, что ваши сотрудники соблюдают регламент работы и не забывают про клиентов. Роботы также могут напомнить о том, что нужно позвонить клиенту или поставить задачу от вашего имени.
Вы можете настроить автоматизацию под разные сценарии, так как вариаций использования роботов очень много.
Как устроены роботы
Чтобы открыть страницу с роботами, нажмите на кнопку Роботы в воронке или списке элементов CRM.
У всех элементов, в которых можно использовать роботов, есть стадии. Робот запускается в тот момент, когда элемент CRM переходит на стадию с роботом.
Каждый робот выполняет только один тип действий: меняет ответственного, создаёт документ и так далее. При этом на одну стадию можно добавить несколько роботов, которые будут срабатывать одновременно или в определённой последовательности.
Какие бывают роботы
Уроки, обучение, полезные истории, кейсы и эксклюзивные эфиры — все в Telegram-канале для пользователей «Битрикс24 печатает»
Роботов можно разделить на несколько категорий:
- Базовые роботы — любой робот, который совершает действие. Например, отправить СМС, создать документ и так далее.
- Вспомогательные роботы — такие роботы не совершают действие, они запрашивают данные или создают их, но не выводят результат сразу. Чтобы просмотреть данные, которые запросил или создал робот, после него надо добавить базовый робот. Этот робот и выведет информацию, например, в уведомление или в письмо.
- Для сотрудника — выполняют какое-либо действие внутри CRM или с сотрудниками: изменяют документы, отправляют уведомления сотрудникам, ставят задачи.
- Для связи с клиентом — коммуницируют с клиентом: отправляют SMS, сообщение в открытую линию или совершают звонок.
- Свои роботы — это вебхуки и приложения из Маркета, которые добавляют роботов от сторонних разработчиков.
- Триггеры — меняют стадию элемента на ту, в которой находится триггер.
- Роботы из Битрикс24.Маркет — роботы, которые были созданы партнерами Битрикс24.
Пример настройки роботов
Допустим, вы владелец магазина мебели, и у вас на сайте установлена CRM-форма. Все заявки попадают на первую стадию, и примерное время обработки сделки — 15-30 минут. Давайте отправим клиенту СМС, что менеджер свяжется с ним в течение 30 минут, чтобы обсудить детали. Так клиент будет спокоен, что его заявка не потерялась, а у менеджера будет достаточно времени, чтобы подобрать товар под запрос.
Менеджер связался с клиентом, и теперь ему нужно подготовить документы. Он переносит сделку в стадию Подготовка документов, где уже есть два робота. Первый сначала создаст документ, а второй отправит письмо со ссылкой на счёт клиенту.
В стадию Счёт на предоплату добавим триггер, который отследит оплату счёта и перенесет сделку в эту стадию.
В эту же стадию добавляем робота Поставить задачу, который создаст задачу для сотрудника склада, чтобы тот подготовил заказ для отправки.
Таким образом, за несколько минут мы создали роботов, которые оптимизируют работу менеджера, а также ускорят закрытие сделок.
