Роботы и триггеры в CRM помогают автоматизировать разные сценарии работы с клиентами. Роботы выполняют рутинные действия — отправляют письма и сообщения в чат, ставят задачи, создают документы. Триггеры отслеживают действия клиентов и изменения в CRM — просмотр письма, оплату счета, изменение значения полей в карточке CRM. Когда произойдет указанное действие, триггер переместит элемент CRM на другую стадию.
Роботы в CRM
Триггеры в CRM
Чтобы настроить роботов и триггеры, перейдите в раздел CRM, выберите нужный элемент и откройте вкладку Роботы.
Интерфейс добавления роботов и триггеров
Роботы и триггеры распределены по группам в зависимости от задач, которые они решают: коммуникация с клиентом, информирование сотрудников, оформление документов и так далее. В статье расскажем про группу роботов «Контроль сотрудников».
С помощью этой группы роботов руководитель может контролировать работу сотрудников: автоматически ставить задачи и отслеживать их выполнение, получать уведомления, если сотрудник вовремя не связался с клиентом.
Рассмотрим подробнее настройки каждого робота.
Уведомить руководство
Робот отправит уведомление руководителю, если сотрудник не перезвонит клиенту или нарушит регламент работы.
Для примера создадим робота на первой стадии. Руководитель получит уведомление, если менеджер не свяжется с клиентом и вовремя не передвинет сделку на следующую стадию.
Создали робота на первой стадии «Новые заказы»
Когда выполнить действие. Укажите, через какое время робот выполнит действие: сразу или через определенное время.
Если менеджер не передвинет сделку на следующую стадию, через один день руководитель получит уведомление.
Текст уведомления. Чтобы руководитель сразу видел важную информацию, добавьте в уведомление данные из карточки CRM: имя ответственного, сумму сделки, детали заказа.
Получатели. По умолчанию уведомление получит руководитель сотрудника, ответственного за элемент CRM.
В текст уведомления добавили имя ответственного и сумму сделки
Так выглядит уведомление, в нем руководитель сразу видит имя менеджера и сумму сделки. Можно перейти в карточку сделки и посмотреть остальную информацию.
Записать в историю
Робот добавит запись в историю CRM, чтобы руководитель мог контролировать процесс работы с клиентом. Записать в историю можно любой текст, который укажете в настройках робота.
Создадим робота на первой стадии. Робот добавит запись в историю, если менеджер вовремя не передвинет сделку на следующую стадию. Руководитель сможет отфильтровать записи в истории CRM и увидеть сколько раз менеджер нарушил регламент.
Создали робота на первой стадии «Новые заказы»
Когда выполнить действие. Укажите, через какое время робот выполнит действие: сразу или через определенное время.
Робот сработает через один день. Если менеджер вовремя не передвинет сделку на следующую стадию, робот добавит запись в историю.
Описание. Этот текст робот запишет в историю. Можно автоматически добавить данные из карточки CRM: сумму сделки, имя клиента или ответственного сотрудника.
Автор. Робот добавит запись в историю от имени этого пользователя.
Запись в историю CRM будет сделана от имени руководителя, а в текст автоматически подставится имя сотрудника, который отвечает за сделку.
Посмотреть запись можно во вкладке История в карточке CRM или в разделе CRM > История. В истории CRM можно отфильтровать события по типу «Информация» и увидеть все записи, которые сделал робот.
Поставить задачу
Когда элемент CRM попадет на определенную стадию, робот поставит задачу сотруднику: добавит подробное описание, укажет крайний срок и участников.
Создадим робота на стадии «Подготовка проекта». Когда сделка попадет на эту стадию, робот поставит задачу дизайнерам.
Название задачи. Чтобы сотрудники могли быстро найти нужную задачу, добавьте в название информацию из карточки CRM: название сделки, имя клиента, дату заказа.
В название задачи добавили название сделки
Описание задачи. Напишите, что надо сделать сотруднику. В описание можно автоматически добавить информацию из карточки CRM: детали заказа, пожелания клиента, сумму сделки.
В описание задачи добавили пожелания клиента и информацию о помещении, для которого надо подготовить проект
Ответственный. Выберите сотрудника, который будет выполнять задачу.
Крайний срок. Укажите, когда надо выполнить задачу.
Крайний срок задачи наступит через семь дней после создания
Дополнительно. Укажите дополнительные настройки задачи: добавьте соисполнителей, привяжите задачу к группе, включите учет времени выполнения.
Как создать задачу
Привязали задачу к группе «Дизайн», добавили соисполнителя и наблюдателя
Проверим, как сработал робот. Когда сделка перешла в стадию «Подготовка проекта», робот поставил задачу.
В задачу автоматически добавились участники, а в описании появились данные из карточки сделки: размеры и фото помещения, пожелания клиента.
Отследить нужный статус задачи
Триггер изменит стадию элемента CRM, когда задача, связанная с этим элементом, перейдет в указанный статус. Например, переместит сделку на стадию «Презентация проекта клиенту», когда сотрудник завершит задачу по подготовке проекта.
Название триггера. Измените стандартное название, если настраиваете несколько триггеров для разных статусов задач. Так вы сможете быстро найти нужный триггер на странице настройки.
Статус. Когда задача перейдет в этот статус, триггер переместит элемент CRM на другую стадию.
Триггер сработает для задач в статусе «Завершена»
Поля задачи. Чтобы триггер сработал только для нужных задач, настройте фильтр. Например, триггер сработает только задач, в названии которых есть определенные слова.
Триггер сработает только для завершенных задач, в названии которых есть слова «Подготовить дизайн-проект»
Изменять стадию от имени. В таймлайне и истории карточки CRM будет запись об изменении стадии от имени этого пользователя.
Разрешить переход на предыдущий статус. Чтобы триггер смог переместить элемент на предыдущую стадию, включите эту опцию.
Триггер изменит стадию от имени ответственного сотрудника. Опцию «Разрешить переходить на предыдущий статус» не используем, так как элемент надо переместить на следующую стадию.
Проверим, как сработал триггер. Когда сотрудник завершил задачу, триггер переместил сделку на стадию «Презентация проекта клиенту».
Завершить задачу
Робот автоматически завершит задачи, созданные другими роботами.
Создадим робота на стадии «Сделка успешна». Когда завершим сделку, робот закроет задачи, которые создал робот «Поставить задачу» на стадии «Подготовка проекта».
Завершать задачи, созданные в воронке. Выберите воронку, если настраиваете робота в сделках.
Завершать задачи, созданные на стадии. Выберите стадию. Робот завершит задачи, которые создал на этой стадии другой робот.
Робот завершит задачи, которые были созданы в воронке «Дизайн-проекты» на стадии «Подготовка проекта»
Проверим, как сработал робот. Когда мы успешно закрыли сделку, робот сразу завершил задачу. Записи об этом видим в таймлайне карточки CRM.
Запланировать дело
Робот создаст дело, чтобы вы не забыли связаться с клиентом: запланирует встречу, звонок или другое событие.
Дела в CRM: что это и как с ними работать
Создадим робота на первой стадии. Когда в CRM появится новая сделка, робот сразу создаст дело для менеджера.
Описание дела. Напишите, что надо сделать сотруднику. В описание можно добавить информацию из полей карточки CRM: имя клиента, адрес, сумму сделки.
В описание дела добавили имя клиента
Дата. Установите срок выполнения дела.
Ответственный. Выберите сотрудника, которому надо выполнить дело. По умолчанию это ответственный за элемент сотрудник.
Менеджер должен связаться с клиентом через два часа после создания сделки, но только в рабочее время
Завершение дела. Дело будет автоматически выполнено, когда сделка перейдет на другую стадию. Если сотрудники должны завершить дело вручную, отключите эту опцию.
Проверим, как сработал робот. В 11:44 в CRM появилась новая сделка и робот сразу запланировал дело. Крайний срок наступит в 13:44, через два часа после создания сделки. В описание дела автоматически добавилось имя клиента.
Рекомендуем прочитать:
