Обсуждение проекта может идти в разных местах: в чатах, задачах, на встречах и в CRM. Коворк поможет собрать доступную информацию по теме и восстановить, о чем договорились: какие решения приняли, кто отвечает за следующие шаги и менялись ли договоренности позже.

Как задать границы поиска

Чтобы Коворк нашел информацию по нужной теме, укажите в запросе:

• тему или проект — например, запуск рекламной кампании,
• период — точные даты, за которые нужно проверить историю,
• участников — имена сотрудников или их роли,
• источники — например, чаты, встречи, задачи и CRM,
• варианты названия — если проект или тема могли называться по-разному.

Например, нужно восстановить договоренности по запуску рекламной кампании: когда должен быть готов лендинг, какой бюджет согласовали и на какую дату запланировали запуск. Запрос можно сформулировать так:

Найди договоренности по запуску рекламной кампании за период с 1 по 31 августа.
Участники: Анна Смирнова, Алексей Орлов и команда маркетинга.
Ищи в доступных мне чатах, встречах, задачах и CRM.

Собери результат по датам. Для каждой договоренности укажи:

• что решили,
• участников,
• ответственного и срок, если они названы,
• источник и ссылку на него, если она доступна.

Отдельно покажи обсуждавшиеся варианты и открытые вопросы. Не додумывай ответственных, сроки и решения, которых нет в источниках.

Если сотрудники работают в разных часовых поясах, укажите нужный часовой пояс в запросе. Например: Все даты и время покажи по Москве, UTC+3. Так проще восстановить последовательность обсуждений и сверить ее с первоисточниками.

Если нужно проанализировать обсуждения за несколько месяцев, разделите поиск на интервалы — например, сначала найдите информацию за июнь, затем за июль.

Коворк работает с данными в пределах ваших прав доступа. Для поиска он также может использовать Радиант — память, которая накапливает рабочую информацию из Битрикс24 и завершенных сеансов Коворка.
Радиант: как работает память Коворка

Как проверить найденные договоренности

Коворк может собрать найденную информацию по порядку — от ранних обсуждений к более поздним. Например:

• 5 августа — обсудили запуск 20 августа;
• 8 августа — согласовали бюджет;
• 12 августа — перенесли запуск на 25 августа;
• 23 августа — подтвердили готовность лендинга.

Такой список помогает увидеть, как менялись договоренности.

Договоренность — это решение, которое участники явно подтвердили, или обязательство, за которое назначили ответственного. Предложение, вопрос или обсуждение нескольких вариантов еще не означают, что решение принято.

Попросите Коворк разделить найденную информацию на три группы:

• подтвержденные решения — что именно решили;
• обязательства — кто, что и к какому сроку должен сделать;
• обсуждения и открытые вопросы — какие варианты рассматривали, но пока не утвердили.

Если в разных источниках указаны разные сроки, суммы или ответственные, попросите Коворк отдельно показать эти противоречия, а не выбирать один вариант самостоятельно.

Важные договоренности проверьте в первоисточнике — сообщении, задаче, записи встречи или сделке. Убедитесь, что:

• источник относится к нужному проекту или теме;
• участники действительно приняли решение, а не просто предложили вариант;
• указаны ответственный и срок;
• позже договоренность не изменили, не перенесли и не отменили.

Если Коворк не дает ссылку на первоисточник, попросите найти подтверждение еще раз. Не используйте пересказ агента как единственное подтверждение важной договоренности.

Как проверить, актуальны ли договоренности

Договоренности могут меняться — например, сначала команда согласовала запуск на 20 августа, а через несколько дней перенесла его на 25 августа.
В том же сеансе попросите Коворк проверить последующие изменения:

Для каждой найденной договоренности проверь, было ли позже подтверждение, изменение, отмена или выполнение до 31 августа.
Покажи изменения по порядку и добавь источник каждого из них. Не заменяй исходную договоренность более поздней без пояснения.

Коворк может показать цепочку изменений, например: 8 августа — запуск запланировали на 20 августа → 12 августа — перенесли на 25 августа → 23 августа — подтвердили готовность к запуску.

Не считайте более позднее сообщение автоматической отменой предыдущей договоренности. В сообщении должно быть явно указано, что решение изменили или отменили.

Проверьте выполнение обязательств — например, если сотрудник должен был обновить документ к 15 августа, найдите подтверждение результата: обновленный файл, закрытую задачу или сообщение о выполнении.

Если такого подтверждения нет, это еще не означает, что работа не выполнена. Корректнее зафиксировать: В доступных источниках подтверждение выполнения не найдено.

Что делать, если Коворк не нашел нужную информацию

Если результатов нет или они не относятся к нужной теме, уточните запрос.

Ничего не найдено. Проверьте период, имена участников и варианты названия проекта. Если поиск опирался на Радиант, попросите дополнительно проверить данные в Битрикс24.

Найден похожий проект. Добавьте уточнение: подразделение, клиента, ссылку на проект или другое уникальное название.

Найдено слишком много данных. Сузьте период, список участников или источников. Например, сначала проверьте только задачи и встречи за одну неделю.

У коллеги другой результат. Коворк и Радиант показывают только те данные, к которым у сотрудника есть доступ. Если у вас и коллеги разные права на чаты, задачи, CRM или другие разделы Битрикс24, результаты поиска могут отличаться.

Не хватает старых данных. Проверьте настройки Радианта. Он хранит сведения за выбранный период: 30, 90 или 180 дней либо без ограничения — доступные варианты зависят от тарифа. Отключенные источники также перестают добавлять новые сведения в память.