Коворк помогает разобраться в задачах Битрикс24: найти просроченные задачи и те, которые могут быть не выполнены в срок, собрать их в одну сводку, проверить сроки и текущее состояние, понять, что нужно сделать дальше. После анализа можно поручить Коворку создать новую задачу или изменить существующую.

Например, сотрудник может собрать свои задачи на неделю и определить, на чем сосредоточиться сегодня. Руководитель — проверить задачи команды и найти те, где работа задерживается.

Собрать задачи и получить сводку

Укажите в запросе, какие задачи нужно найти, за какой период и какую информацию показать. Например, можно собрать свои активные задачи на неделю и попросить Коворк сгруппировать их по срокам.

Собери мои активные задачи на эту неделю. По каждой укажи название и ссылку, срок, статус, что уже сделано и следующий шаг. Отдельно покажи задачи без срока и те, по которым недостаточно информации.

Коворк соберет доступные задачи и добавит ссылки на них. Он работает только с теми задачами, к которым у вас есть доступ в Битрикс24.

Чтобы сводка помогала планировать работу, заранее укажите, какие задачи вынести в начало списка. Например, попросите отдельно показать просроченные поручения и те, что нужно выполнить в ближайшие два дня. Если нужно расставить задачи по приоритету, задайте критерии — например, срок, статус или проект.

Проверить и уточнить сводку

Проверьте важные данные: задачи, сроки, статусы, ответственных и ссылки. Если Коворк пропустил нужную задачу или добавил лишнюю, уточните условия поиска — например, период, проект или вашу роль в задаче.

Продолжайте работу в том же сеансе — например, попросите Коворк сократить сводку или подробнее разобрать отдельные задачи. Запрос может быть таким:

Из этой сводки выдели задачи со сроком сегодня и в ближайшие два дня. Для каждой покажи, что уже сделано, что мешает завершить задачу и какой следующий шаг.

Если в задаче не указано, почему работа задержалась, Коворк не должен придумывать причину. Попросите его отделять подтвержденные данные от предположений:

Используй только информацию из задач. Если причина задержки не указана, напиши: «Причина задержки не указана». Не делай предположений и не добавляй сведения, которых нет в задачах.

Разобрать отдельную задачу

Если нужно подробнее разобраться в одной задаче, отправьте Коворку ссылку или точное название. Он изучит описание, комментарии и другие данные задачи и соберет главное. Например:

Разбери задачу [ссылка]. Покажи, какой результат нужен, что уже сделано, какие вопросы остались, что мешает завершить задачу и какой следующий шаг. Укажи, на каких данных из задачи основаны выводы.

Так можно быстро восстановить контекст длинной задачи и понять ее текущее состояние, не перечитывая всю историю обсуждения.

Проанализировать задачи команды

Руководитель может использовать Коворк, чтобы собрать общую картину по задачам команды. Например, найти просроченные задачи, задачи с ближайшими сроками и те, где работа задерживается.

В запросе укажите команду или проект, период и критерии анализа.

Проанализируй активные задачи команды отдела продаж на эту неделю. По каждой укажи срок, что уже сделано, что мешает завершить задачу и следующий шаг. Отдельно покажи просроченные задачи и задачи, где срок близко, а результат еще не готов. Добавь ссылки на задачи.
Опирайся только на данные из задач и не оценивай загрузку или эффективность сотрудников по количеству задач и сообщений.

Создать или изменить задачу

После анализа можно поручить Коворку создать новую задачу или изменить существующую. Например, если из сводки понятно, что коллеге нужно подготовить материалы к встрече, можно сразу поставить ему задачу.

Перед созданием попросите Коворк показать основные параметры задачи — название, описание, ответственного и срок. Если задача связана с проектом, другой задачей или другим элементом Битрикс24, попросите добавить эту связь. Для распределенной команды дополнительно укажите часовой пояс.
Пример запроса:

Создай задачу по подготовке презентации к встрече с клиентом. Ответственный — Иван Петров, срок — 3 сентября, 15:00 по московскому времени. Привяжи задачу к проекту «Запуск нового продукта». Сначала покажи название, описание, ответственного, срок и связанные элементы. Не создавай задачу без моего подтверждения.

Проверьте информацию и при необходимости попросите Коворк ее исправить. После этого подтвердите создание задачи.

По такому же принципу можно изменить существующую задачу:

В задаче [ссылка] перенеси срок на 5 сентября, 12:00 по московскому времени. Сначала покажи, что изменится, и дождись моего подтверждения.

Когда создали новую задачу или изменили существующую, откройте ее в Битрикс24 и проверьте изменения.

Что делать, если Коворк не нашел задачу или ошибся

Не нашел нужную задачу. Проверьте ссылку, период, статус задачи и условия поиска. Убедитесь, что у вас есть доступ к задаче в Битрикс24.

Прислал лишние задачи. Уточните условия поиска: сотрудников, роли в задачах, проект, статусы или период.

Указал неподтвержденную причину задержки. Попросите показать, на каком описании или комментарии основан вывод. Если в задаче нет такой информации, попросите убрать этот вывод.

Изменил не те данные. Напишите Коворку, что именно нужно исправить, например: Замени срок на 5 сентября, 12:00 по московскому времени. После этого снова проверьте задачу в Битрикс24.