В CRM часто нужно не просто найти сделку, а понять, что происходит с клиентами и продажами: какие сделки требуют внимания, где есть просроченные задачи, какие договоренности нужно учесть и что сделать дальше.

Коворк помогает собрать такую информацию из разных разделов Битрикс24: связать сделки с компаниями, контактами, задачами и встречами, найти сделки и другие элементы, которые требуют проверки, и подготовить следующие шаги.

Когда использовать Коворк

Фильтры и поиск CRM подходят, если нужно быстро найти элементы по известным условиям. Например, показать все сделки определенного менеджера, сделки на конкретной стадии или клиентов из выбранного сегмента.

Отчеты и аналитика подходят для регулярного контроля показателей и работы с заранее настроенными данными.

Коворк пригодится, когда нужно не просто получить список, а разобраться в ситуации:

• понять, какие сделки требуют внимания,
• найти сделки без ближайших действий или с просроченными задачами,
• собрать историю работы с клиентом перед встречей,
• подготовить список следующих шагов по сделкам,
• подготовить сводку по сделкам для разбора с руководителем.

Например, руководителю нужно понять, какие сделки отдела требуют внимания. Коворк проверит связанные задачи и встречи, найдет сделки без запланированных действий или с просроченными задачами и подготовит список сделок, по которым нужно уточнить следующий шаг.

Как собрать CRM-сводку

CRM-сводка пригодится, когда нужно быстро разобраться в текущей ситуации по сделкам и понять, какие из них требуют внимания.

Например, перед встречей с руководителем нужно понять, какие сделки могут потребовать дополнительных действий. Коворк может найти сделки без запланированных следующих шагов, с просроченными задачами, с приближающимся сроком завершения или без активности за выбранный период.

В запросе укажите:

• какие сделки или другие элементы CRM нужно посмотреть,
• за какой период собрать данные,
• какие связанные данные добавить: задачи, встречи, компании или контакты,
• какие поля показать в результате.

Например:

Собери сводку по моим активным сделкам за последний месяц. Покажи сделки без запланированных следующих действий, с просроченными задачами или с приближающимся сроком завершения. Добавь связанные задачи и встречи, стадию, сумму, ответственного и ссылки на карточки.

Коворк соберет данные из доступных разделов Битрикс24 и покажет сводку по выбранным элементам.

Как использовать CRM-сводку в работе

После того как Коворк собрал сводку, используйте ее для подготовки к рабочим ситуациям: встречам с клиентами, разборам продаж и планированию следующих действий.

Подготовиться к встрече с клиентом. Перед встречей с клиентом часто нужно быстро восстановить контекст: какие сделки были открыты, что обсуждали, какие задачи уже выполнены и какие вопросы остались.

Вместо того чтобы открывать карточки компании, сделки, задачи и встречи по отдельности, попросите Коворк собрать связанную информацию. Если в CRM уже готова расшифровка звонка, Коворк прочитает ее и добавит важные детали в сводку. Например:

Через час встречаюсь с компанией «Название». Собери контекст по клиенту и связанным сделкам: текущую стадию, последние активности, открытые задачи и ближайшие встречи. Прочитай расшифровку последнего звонка и добавь подтвержденные договоренности, вопросы и следующие шаги. Добавь ссылки на источники в Битрикс24.

Если расшифровка еще не готова, Коворк сообщит об этом. В результате можно быстро подготовиться к разговору и понять, какие вопросы нужно обсудить с клиентом.

Подготовиться к разбору сделок. Перед разбором продаж руководителю важно быстро понять, какие сделки нужно обсудить с менеджерами: где нет следующего шага, есть просроченные задачи или требуется уточнить данные.

Коворк может собрать такие сделки по заданным признакам и подготовить список для обсуждения. Например:

Подготовь список сделок отдела для еженедельного разбора. Покажи сделки без следующего шага, с просроченными задачами, с приближающимся сроком завершения или расхождениями в данных. Для каждой укажи причину и ссылку на карточку.

В результате можно заранее подготовить вопросы для менеджеров и сосредоточиться на сделках, которые нужно обсудить.

Определить следующие шаги по сделкам. Когда активных сделок много, нужно понять, по каким из них пора сделать следующий шаг и какие клиенты требуют внимания в первую очередь.

Попросите Коворк проанализировать найденные данные и подготовить список следующих действий. Например:

По моим активным сделкам подготовь список следующих действий. Покажи, по каким сделкам нужно связаться с клиентом, уточнить информацию или выполнить задачу.
В результате можно получить список действий для дальнейшей работы и использовать его при планировании.

После анализа сводки можно попросить Коворк подготовить следующие шаги по выбранным сделкам: составить список задач, вопросов для уточнения или подготовить информацию для встречи.

Как выполнить действия в CRM по результатам анализа

После анализа CRM-сводки можно попросить Коворк подготовить действия по выбранным сделкам. Это удобно, когда нужно обработать несколько элементов и сохранить результаты работы в Битрикс24.

Добавить информацию по результатам анализа. После разбора сделок может понадобиться сохранить выводы в карточках CRM, чтобы другие сотрудники видели актуальный контекст.

Например, после проверки сделок нужно добавить комментарии с причиной, почему они требуют внимания, и следующим шагом:

Добавь комментарии в выбранные сделки. Для каждой сделки укажи причину, почему она требует внимания, и следующий шаг. Перед сохранением покажи список сделок и текст комментариев.

Подготовить задачи по выбранным сделкам. После анализа воронки может понадобиться зафиксировать дальнейшие шаги и распределить работу между ответственными.

Например, после разбора сделок часть клиентов нужно передать другим менеджерам:

В этих сделках замени ответственного с Анны на Сергея. Перед изменением покажи список сделок, текущего и нового ответственного.

Подготовить массовые изменения в CRM. Если нужно обновить одинаковые данные сразу в нескольких карточках, Коворк поможет подготовить список изменений перед выполнением.

Например, после проверки сделок нужно добавить одинаковый комментарий во все выбранные карточки:

Добавь в эти сделки комментарий: «Сделка проверена на еженедельном разборе, следующий шаг согласован». Перед сохранением покажи список сделок и текст комментария.

Импортировать сделки. Если у вас есть готовый список сделок, передайте его Коворку: Импортируй сделки из файла Сделки.xlsx. За один раз можно импортировать до 100 сделок. Сотруднику понадобятся права на импорт элементов CRM. При таком импорте роботы CRM не запускаются.

Перед выполнением действий Коворк покажет, какие данные будут добавлены или изменены. При импорте он также покажет все строки и найденные ошибки. Проверьте данные и подтвердите действие.

После завершения откройте созданные и измененные элементы в Битрикс24 и проверьте результат. При импорте Коворк отдельно покажет созданные сделки и строки с ошибками. Если сделка создана, но часть данных не сохранилась, исправьте ее в CRM. Не импортируйте строку повторно — иначе появится дубликат.

Если нужно удалить данные, Коворк покажет отдельную карточку со списком записей. Нажмите Разрешить раз, только если список верный. До этого клика в Битрикс24 ничего не будет удалено. Если список записей или подключение к Битрикс24 изменится, Коворк покажет карточку заново и попросит подтвердить удаление еще раз.