Коворк может подготовить новый файл по вашему запросу: документ Word, таблицу Excel или презентацию PowerPoint. Например, можно собрать отчет по готовым материалам, свести данные из нескольких файлов в одну таблицу или подготовить презентацию для встречи с руководителем.

Это помогает быстрее получить рабочий черновик и не собирать структуру, данные и оформление с нуля. Готовый файл можно открыть, проверить и доработать в подходящей программе.

Согласовать структуру перед созданием файла

Работу лучше разделить на два этапа. Сначала попросите Коворк подготовить структуру будущего файла, проверьте ее и внесите правки. После согласования переходите к созданию файла. Так проще заранее исправить разделы, колонки или слайды, чем переделывать файл после создания.

Для каждого типа файла заранее определите структуру:

• для документа — какие разделы нужны, в каком порядке их расположить и что должно быть в каждом разделе,
• для таблицы — какие листы создать, какие колонки добавить, какие данные в них собирать и какие расчеты выполнить,
• для презентации — сколько слайдов нужно, в каком порядке их расположить и какую основную мысль раскрыть на каждом слайде.

Например, для таблицы можно сначала написать:

Предложи структуру таблицы для учета расходов по проектам. Покажи, какие листы и колонки нужны. Пока не создавай файл.
Если структуру нужно изменить, уточните требования в том же сеансе:
Добавь отдельный лист со сводкой по месяцам и колонку Ответственный в таблицу с расходами.

После согласования структуры переходите к созданию файла в нужном формате.

Создать документ

Документ docx подойдет, если нужно собрать информацию из нескольких материалов в один связный текст — подготовить отчет по проекту, итоги встречи, инструкцию для сотрудников или другой документ.

Исходными материалами могут быть заметки, переписка и таблица с результатами проекта. После согласования структуры попросите Коворк собрать их в документ:

Создай документ docx по согласованной структуре отчета. Используй приложенные материалы за август. Включи только подтвержденные данные, проверь даты, имена и цифры. Назови файл Итоги проекта.

Если для документа важны дополнительные требования, добавьте их в запрос. Например, можно попросить сократить текст до двух страниц, вынести выводы в начало или не включать внутренние комментарии из исходных материалов.

После создания откройте файл и проверьте содержание. Если нужно что-то изменить, напишите правки в том же сеансе и попросите Коворк обновить документ.

Создать таблицу

Таблица xlsx подойдет для данных, которые нужно собрать, сравнить или посчитать.

Например, нужно объединить расходы по проектам из нескольких файлов. Запрос можно сформулировать так:

Создай таблицу xlsx по согласованной структуре. На листе Расходы собери данные из приложенных файлов, на листе Сводка покажи итог по каждому проекту и месяцу. Проверь дубли, пустые значения и итоговые суммы. Назови файл Расходы по проектам.

Если для таблицы важны формат дат, порядок строк или отдельные правила расчета, укажите это в запросе.

После создания проверьте, что данные распределены по нужным колонкам, расчеты выполнены правильно, а строки не продублированы.

Создать презентацию

Для презентации важно уточнить, как подать информацию: сколько текста оставить на слайдах, какие данные выделить и для какой аудитории готовится материал.

Например, презентация для руководителя должна быстро показывать результаты и выводы, а не пересказывать исходный отчет целиком. Запрос можно сформулировать так:

Создай презентацию pptx по согласованной структуре для встречи с руководителем. Используй приложенный отчет. Сохрани ключевые цифры и выводы, убери второстепенные детали. На каждом слайде оставь одну основную мысль и минимум текста. Не добавляй данные, которых нет в отчете. Назови файл Результаты проекта.

После создания проверьте, можно ли понять основную мысль каждого слайда без чтения длинного текста, не повторяются ли выводы и совпадают ли цифры с исходными материалами.

Найти готовый файл

После создания Коворк добавит файл в текущий сеанс и даст ссылку на него в ответе. Файл также появится в блоке Файлы, поэтому возвращаться к сообщению, в котором он был создан, не нужно.

Из блока Файлы результат можно открыть или скачать. Если нужно продолжить работу, откройте файл в подходящей программе. Встроенный просмотр подойдет для проверки содержимого, но не заменяет полноценное редактирование.

Если файл с таким именем уже есть, Коворк не заменит его, а сохранит новый вариант под другим именем.

Доработать файл

Если файл нужно изменить, напишите правки в том же сеансе. Так Коворк сохранит контекст и сможет обновить уже подготовленный результат.
Формулируйте правки конкретно. Например:

Сократи раздел с выводами до трех пунктов, добавь в таблицу колонку Ответственный и убери из презентации слайд с промежуточными результатами.

Если сохранить новую версию с тем же именем, Коворк не удалит предыдущий файл. Новая версия сохранится под другим именем.

После изменений откройте новую версию и проверьте, что все правки учтены.