Шаблон документа — это макет для будущего счёта, акта или любого другого документа.
В сохраненной карточке лида, сделки, контакта и компании есть кнопка Документ.
По умолчанию, вы можете выбрать для документа один из стандартных шаблонов вашего региона.
Выберите пункт Добавить новый шаблон чтобы перейти к списку шаблонов.
Список содержит краткую информацию о каждом шаблоне.
Настройка шаблона
Для настройки конкретного шаблона выберите пункт Изменить.
Прежде всего задайте название, активность и наличие подписей и печати.
Следующий шаг — привязка к разделам. Вы можете определить, для каких элементов CRM будет доступен этот шаблон.
Например, укажем, что счёт можно создавать только из сделки.
Теперь укажем сотрудников, которые смогут работать с этим шаблоном. Например, только отдел продаж.
Привязка к стране — выберем географическую принадлежность для документа.
Последний шаг — выбор нумератора. Нумератор — это набор правил, по которым Битрикс24 создаст номер документа.
Как установить шаблоны других стран?
Вы легко можете установить дополнительные шаблоны — в списке шаблонов выберите Загрузить шаблоны по умолчанию и страну.
Мы подготовили большой список популярных документов для разных стран.
Для примера, отфильтруем список по немецким документам.
И установим шаблон «Упаковочный лист».
Редактирование и создание шаблонов
Шаблоны хранятся в файлах формата docx. Таким образом, вы легко можете скачать и изменить файл, или даже создать свой собственный шаблон с нуля.
Для примера, скачаем и изменим шаблон для счёта. Для этого в списке шаблонов воспользуемся ссылкой Скачать.
Вот как выглядит файл шаблона.
Мы наглядно видим структуру документа и параметры, вместо которых Битрикс24 подставит реальные данные.
Изменим шаблон — удалим верхнюю таблицу и добавим заголовок с параметром «Название компании».
Перед загрузкой файла шаблона необходимо отключить проверку орфорграфии. Из-за неё файлы после обработки могут не открываться в программе Microsoft Word.
Теперь загрузим изменённый шаблон обратно в Битрикс24. На странице списка шаблонов нажмём кнопку Загрузить и выберем файл.
Укажем настройки для нового шаблона.
Теперь создадим документ на основе этого шаблона.
Готово! Таким образом вы можете подготовить шаблон любой сложности.
Порядок отображения шаблонов
Порядок отображения шаблонов в меню Документ можно менять. Для этого выберите Добавить новый шаблон.
В открывшемся списке кликните на шестеренку.
Поставьте галочку в поле Сортировка и нажмите Применить.
Убедитесь, что в колонке Сортировка значения идут по возрастанию.
Обновите страницу и расставьте строки в нужном порядке. Наведите курсор на строку и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите ее.
Теперь откройте снова меню Документ и вы увидите, что порядок шаблонов изменился. Порядок шаблонов в меню совпадает с порядком шаблонов в списке.
Список параметров
Шаблоны включают в себя параметры, вместо которых Битрикс24 подставит необходимые данные.
Из списка шаблонов вы можете перейти к полному списку параметров - выберите пункт Список полей.
Таблица содержит список полей и их описание.
Параметров достаточно много, поэтому воспользуйтесь фильтром для поиска конкретного значения.
Как добавить в шаблон список контактов, товаров или налогов?
Как быть, если мы хотим разместить в документе таблицу товаров или список налогов?
Первый вариант - создать простой список товаров.
В этом случае необходимо задать начало и конец блока с помощью параметров {PRODUCTS.BLOCK_START} и {PRODUCTS.BLOCK_END}.
Внутри этого блока добавим параметры товаров - название, количество и цену.
Для каждого из товаров Битрикс24 продублирует этот блок.
Метки начала и конца блока для налогов - {TAXES.BLOCK_START} и {TAXES.BLOCK_END}.
Метки начала и конца блока для списка контактов - {CONTACTS.BLOCK_START} и {CONTACTS.BLOCK_END}Второй вариант - разместить список в таблице.
Для каждого из товаров Битрикс24 повторит эту строчку.
Как добавить в шаблон печать, подпись или другое изображение?
Для многих официальных документов необходимо подтверждение - подпись или печать.
Давайте разберемся, как разместить в шаблоне место для печати, подписи или любого другого изображения.
Как это работает в LibreOffice?
Добавим в шаблон место для печати.
Для этого вставим в шаблон произвольную картинку, зададим нужный размер и положение.
В дальнейшем Битрикс24 заменит изображение на реальную печать из реквизитов вашей компании.
Теперь необходимо указать параметр для изображения - нажмём правой кнопкой на картинке и выберем Свойства.
Нам нужна печать - поэтому в поле Имя вставим параметр печати - {MyCompanyUfStamp}.
Готово! Теперь загрузим шаблон в Битрикс24 и проверим его.
Для других офисных программ процесс аналогичный, отличается только настройка параметров.
Как это работает в Microsoft Word?
Вставляем картинку, правой кнопкой мыши открываем меню и выбираем пункт Формат рисунка.
Переходим в последний блок Замещающий текст и в поле Описание вставляем нужный параметр.
Как это работает в Google Docs?
Вставляем картинку, правой кнопкой мыши открываем меню и выбираем пункт Альтернативный текст.
В поле описание вставляем нужный параметр.
Почему шрифт некоторых полей отличается от общего шрифта шаблона?
Для значения поля можно использовать html-форматирование, например, в описании товара:
Шрифт этого текста в итоговом документе может отличаться от общего шрифта шаблона. Это происходит, потому что Битрикс24 для html-значений использует стандартные стили шаблона.
Для корректного внешнего вида необходимо отредактировать эти стандартные стили.
Как это сделать в Microsoft Word?
На верхней панели в списке стилей выберем Обычный и правым кликом откроем меню, нас интересует пункт Изменить.
Теперь в блоке Форматирование укажем необходимый шрифт и размер.
Как это сделать в Libre Office?
На верхней панели в списке стилей выберем Основной текст и в выпадающем меню кликнем Изменить стиль.
Теперь на вкладке Шрифт укажем необходимый шрифт и размер.
