Смарт-процессы — это инструмент, с помощью которого можно создавать новые элементы CRM и настраивать любые сценарии работы с клиентами. Например, автоматизировать работу с поставщиками или рекламациями.
Как создать смарт-процесс

Когда смарт-процесс создан, настройте его под ваши задачи.

В статье расскажем, как настроить:

• карточку элемента,
• режимы просмотра Канбан и Список,
• права доступа к смарт-процессу.

Для примера разберем настройки смарт-процесса работы с рекламациями. В нем менеджеры смогут обрабатывать обращения клиентов и видеть все этапы в канбане — от момента поступления до рассмотрения жалобы. С помощью роботов можно будет автоматически напоминать менеджерам связаться с клиентом и ставить задачи юристам подготовить ответ на претензию.

Настроить карточку элемента

Чтобы у сотрудников была перед глазами вся нужная информация, настройте карточку элемента смарт-процесса — добавьте поля и разделы. Для процесса работы с рекламациями создадим карточку жалобы.

В карточке есть информация о клиенте, описание жалобы и результаты ее рассмотрения

Откройте Настройки(⚙️) в режиме просмотра Канбан или Список и выберите Настройка полей.

Создайте поля, которые нужны для вашего сценария работы. Если надо отредактировать поле, откройте его из списка и внесите изменения.

На этой странице находится список пользовательских полей смарт-процесса

Выберите тип поля, напишите название и настройте остальные параметры.
Пользовательские поля в счетах и смарт-процессах

Когда создали поля, добавьте их в карточку смарт-процесса. Откройте карточку, нажмите Выбрать поле и отметьте нужные.
Карточка CRM

Расположите поля в том порядке, в котором сотрудники будут их заполнять. Можно создать несколько разделов и сгруппировать поля.

В карточке есть три раздела: о клиенте, о жалобе и результат рассмотрения жалобы. В каждом разделе свой набор полей.

Настроить Канбан и Список

Работать с карточками смарт-процесса можно в режимах просмотра Канбан и Список.

Канбан

Создайте стадии. Вы сможете видеть все этапы работы и количество элементов на каждом этапе.

В процессе работы с рекламациями есть несколько рабочих стадий и две финальные. Видно, сколько жалоб находится на каждом этапе.

Настройте автоматизацию. Для каждой стадии можно настроить роботов и триггеры — автоматически создавать задачи, отправлять уведомления и так далее.
Как создать роботов и триггеры

На стадии «В работе» можно отправить напоминание менеджеру связаться с клиентом, а на стадии «Ответ на претензию» — поставить задачу юристам подготовить ответ

Настройте карточку просмотра. Чтобы в канбане отображались не все поля, а только важная информация, настройте карточку просмотра. Каждый сотрудник может настроить ее для себя.

Перейдите в Настройки(⚙️) > Настройка канбана > Настроить карточку просмотра и выберите нужные поля.

В канбане процесса Рекламации важно видеть клиента и типа жалобы. Остальную информацию можно посмотреть, если открыть карточку.

Настройте карточку создания. Создавать элементы можно прямо в канбане. Выберите, какие поля надо заполнять сразу при создании, а какие позже.

Перейдите в Настройки(⚙️) > Настройка канбана > Настроить карточку создания и выберите нужные поля.

При создании карточки надо сразу заполнить тип и суть жалобы. Остальную информацию можно внести позже.

Список

Настройте отображение столбцов. Откройте Настройки (⚙️) в углу списка и выберите нужные поля.

Если хотите поменять столбцы местами, нажмите на название и переместите столбец в нужное место.

В режиме Список можно экспортировать элементы смарт-процесса. Для этого откройте Настройки(⚙️) и выберите Экспорт в CSV или Экспорт в Excel.

Настроить права доступа

Чтобы доступ к смарт-процессу был только у определенных сотрудников, настройте права.

Перейдите в раздел CRM > Настройки > Права доступа CRM и укажите, какие действия будут доступны сотрудникам.
Права доступа в CRM

Если используете в смарт-процессе воронки и туннели продаж, то открыть доступ к ним можно в настройках воронки.