Добавить запись в расписание могут все сотрудники.
В этом случае клиент использует любой доступный способ связи, например:
- Личное посещение: клиент записывается во время визита в офис.
- По телефону: звонок и согласование времени с менеджером.
- Через чат: обращение в чат сайта или соцсетей и согласование времени с менеджером.
Как добавить запись
После получения запроса менеджер открывает раздел «Онлайн-запись» и выбирает доступное время в колонке нужного ресурса.
Если для записи потребуется несколько ресурсов (основной и дополнительный), кликните на + Общие слоты, чтобы выбрать дополнительный ресурс.
Если дополнительный ресурс общий для всех основных ресурсов, включите опцию Пересечение для всех.
Если контакт или компания уже есть в CRM — добавьте их в запись. Если их нет — создайте новую карточку. Данные сохранятся в CRM. Таким образом пополняется база клиентов, с которыми можно связаться позже, чтобы пригласить на новые услуги или сообщить о новостях.
Если нужно создать сразу несколько записей, вы можете выбрать несколько временных слотов в расписании — просто поставьте галочки рядом с ними.
Что делать, если нужное время уже занято?
- Предложить ближайший свободный слот
в расписании наглядно видно доступное время, и менеджер может быстро предложить клиенту ближайшую подходящую встречу. - Внести запись в Лист ожидания
это наглядный список записей клиентов, которые ожидают освобождения нужного слота.
Онлайн-запись: как внести клиента в лист ожидания - Использовать Овербукинг
если бизнес позволяет, менеджер может внести запись клиента на уже занятый слот. Если один из клиентов отменяет или переносит встречу, его слот занимает второй клиент.
Совет
Овербукинг — полезный инструмент, особенно если у вас высокий спрос или часто отменяются встречи. Например, если один клиент отменит запись, другой сможет сразу занять освободившееся время.
Аккуратно используйте эту возможность — если два клиента записаны на одно время, они могут прийти одновременно. Это может создать неудобства как для клиентов, так и для сотрудников.
Карточка записи
Откройте карточку записи. Там вы найдете всю необходимую информацию и дополнительные возможности:
- + Добавить заметку к записи: чтобы указать дополнительную информацию — предпочтения, особые пожелания и т.д.
- Сделка: чтобы создать новую сделку, нажмите «+»; чтобы привязать существующую — «Добавить».
- Сообщения клиенту: просмотрите статус отправленных уведомлений и при необходимости отправьте их вручную.
- Подтверждение: здесь отображается текущий статус записи: ожидается подтверждение или клиент опаздывает. Статус автоматически меняется, если клиент подтверждает запись по ссылке. Также вы можете вручную установить нужный статус.
- Визит: зафиксируйте, состоялась ли встреча, отметив соответствующий статус в карточке записи.
- + Овербукинг: добавьте еще одну запись на этот же временной слот.
- В лист ожидания: перенесёт текущую запись в лист ожидания.
- Значок корзины: удаление ошибочной или неактуальной записи (отмена).
Полезно