Задача в Битрикс24 содержит стандартный набор полей: название, описание, исполнитель, срок. У каждой компании при этом есть своя информация, которую важно фиксировать отдельно. Юристу нужен номер договора, монтажнику — адрес объекта, менеджеру по продажам — бюджет клиента. Если такие данные попадают в описание задачи, они быстро теряются: один сотрудник пишет их в начале, другой в конце, третий не пишет вовсе.

Пользовательские поля решают эту проблему — вы добавляете в карточку задачи именно те поля, которые нужны вашему бизнесу. Одна и та же задача может выглядеть по-разному для строительной компании, юридического отдела или сервисной службы — и работать под процессы каждой из них.

Когда пользовательские поля нужны компании

Пользовательские поля помогают, когда стандартных данных задачи недостаточно для работы.

Данные в задачах должны быть структурированы. Строительной компании важно фиксировать адрес объекта, юридическому отделу — номер договора. Если сотрудники каждый раз сами решают, где указать эти данные, порядок быстро теряется. Пользовательские поля делают структуру задач одинаковой для всей команды.

Разным участникам задачи нужна разная информация. Менеджер смотрит на бюджет проекта, исполнитель — на адрес объекта, руководитель — на статус согласования. Пользовательские поля позволяют хранить все эти данные в одной карточке — каждый находит нужное без лишних вопросов.

Данные нужны не только для работы, но и для анализа. Когда в задачах хранится структурированная информация — отдел, бюджет, тип запроса — руководитель может в любой момент посмотреть срез по нужному параметру. Без полей эти данные либо теряются в описании, либо вообще не фиксируются.

Какие поля есть в задачах

Добавлять пользовательские поля может администратор Битрикс24. Для этого откройте карточку задачи и нажмите Пользовательские поля > Добавить поле.
Пользовательские поля в задачах

В Битрикс24 есть четыре типа полей:

• Строка,
• Число,
• Дата со временем,
• Да/Нет.

Поля Строка, Число и Дата со временем можно дополнительно сделать обязательными или множественными.

Строка — самый универсальный тип. Подходит для любого текста, который важно зафиксировать отдельно от описания: номер договора, артикул товара, адрес объекта или другие данные в текстовом формате.

Например, в агентстве недвижимости риелторы ведут по 20–30 объектов одновременно. Клиент звонит и просит приехать на просмотр через час — риелтор открывает задачу по объекту и сразу видит адрес в отдельном поле. Не нужно искать его в переписке или уточнять у коллеги, который передавал объект.

Число — для данных, с которыми нужно работать как с цифрой: сравнивать, фильтровать, складывать. Бюджет проекта, количество единиц оборудования, площадь объекта или другие числовые показатели — все это лучше хранить в числовом поле, а не записывать в описание. Тогда по этим данным можно фильтровать задачи и строить отчеты.

Например, в отделе продаж каждая задача на подготовку коммерческого предложения содержит поле Бюджет клиента. Менеджер заполняет поле после первого разговора с клиентом. Руководитель отдела продаж фильтрует задачи по бюджету клиента и видит сделки с самым высоким потенциальным объемом. Это помогает расставить приоритеты и распределить ресурсы команды.

Дата со временем — для дат, которые относятся к самой работе, а не к сроку задачи. Дедлайн задачи и бизнес-дата — это разные вещи. Дедлайн показывает, когда задачу нужно закрыть. Пользовательское поле с датой хранит дату, важную для самого процесса: когда истекает договор, когда запланированы работы на объекте, когда нужно провести следующее ТО.

Например, инженеру поставили задачу организовать техническое обслуживание оборудования на объекте. Срок задачи — 10 марта: к этому дню нужно согласовать выезд и подготовить документы. В поле Дата ТО указано 15 марта — день, когда специалист фактически приедет на объект. Руководитель фильтрует задачи по полю Дата ТО и видит график выездов всех специалистов на месяц вперед.

Да/Нет — для отметок о выполнении: подписан договор, согласован бриф, получен акт или другие статусы по принципу да или нет. Такие отметки удобны для всей команды: исполнитель сразу видит, можно ли брать задачу в работу, а руководитель фильтрует задачи по нужному статусу и сразу видит, где еще ждут согласования или подписи.

Например, дизайнер готовит баннеры для рекламной кампании. Перед началом работы важно получить согласование брифа. В поле Бриф согласован стоит отметка Да. Дизайнер открывает задачу и сразу понимает, что может приступать к работе. Не нужно искать переписку в чате и уточнять статус у менеджера. Руководитель может отфильтровать задачи по полю Бриф согласован и увидеть кампании, которые еще ждут подтверждения клиента.

Обязательное поле — чтобы задача не создавалась без нужных данных.
Когда данные критичны для работы, полагаться на внимательность сотрудников ненадежно. Если пометить поле как обязательное, Битрикс24 не даст сохранить задачу, пока оно пустое. Ошибка исключается на этапе постановки.

Рассмотрим примеры, когда обязательное поле помогает в работе.

• Подготовить коммерческое предложение — менеджер ставит задачу специалисту по продажам. Без номера сделки и названия компании клиента исполнитель не сможет подготовить документы. Поля Номер сделки и Клиент сделаны обязательными — задача сразу приходит с нужной информацией.
• Подготовить документы для суда — юрист получает задачи от разных менеджеров. Поле Номер дела обязательное — задача всегда содержит нужные реквизиты. Юрист не тратит время на уточнения и сразу берется за работу.

Чтобы сделать поле обязательным, при создании отметьте параметр Обязательное. Битрикс24 будет показывать предупреждение, пока поле не заполнено.

Множественное поле — чтобы хранить несколько значений одного типа.
По умолчанию в поле можно указать одно значение. Если данных одного типа может быть несколько, поле можно сделать множественным — тогда сотрудник добавит столько значений, сколько нужно.

Рассмотрим примеры, когда множественное поле помогает в работе:

• Обслужить оборудование на объекте — инженер выезжает на объект для планового обслуживания серверной комнаты. В задаче нужно зафиксировать серийные номера всех устройств, которые прошли проверку. В множественном поле Серийный номер инженер добавляет все номера оборудования. Не нужно перечислять их в описании или создавать отдельные поля для каждого устройства.
• Подготовить пакет документов для сделки — юрист оформляет пакет документов по крупному клиенту. Работа связана сразу с несколькими договорами. В множественном поле Номер договора можно указать все договоры, которые относятся к задаче. Когда понадобится найти документы по конкретному договору, его номер легко найти через фильтр.

Чтобы сделать поле множественным, при создании отметьте параметр Множественное.

Как пользовательские поля помогают организовать работу

После того как поля созданы, задача становится не просто поручением, а рабочей карточкой процесса. Каждая команда использует одни и те же задачи, но наполняет их данными под свои процессы.

Например:

• строительная компания хранит в задаче адрес объекта, стоимость работ и статус подписания акта,
• юридический отдел — номер договора, ИНН клиента и дату окончания договора,
• сервисная служба — серийные номера оборудования и дату следующего обслуживания.

При этом структура задач одинакова для всей команды: каждый сотрудник заполняет одни и те же поля в одном и том же месте. Никто не решает сам, куда записать номер договора или адрес объекта — поле уже стоит на месте и ждет заполнения.

Руководитель видит данные в удобном виде и может фильтровать задачи по любому из них — например, найти все задачи по конкретному договору или посмотреть, у каких объектов еще не подписан акт.