Проектная работа начинается, когда у команды есть общая конечная цель, а путь к ней состоит из нескольких связанных процессов. Они могут идти последовательно или параллельно, занимать длительное время и требовать участия сотрудников из разных отделов.

Например, компания запускает сайт для магазина одежды. Для этого нужно обсудить с клиентом структуру сайта, подготовить дизайн, сверстать страницы, наполнить каталог, подключить оплату и доставку, протестировать сайт перед запуском. Все эти процессы ведут к одному результату, поэтому их удобно объединить в проект.

Проект в Битрикс24 становится общим пространством команды. В нем участники ставят задачи, обсуждают работу в общих и отдельных чатах, проводят встречи, работают с файлами и следят за общим прогрессом. Информация не остается в разных инструментах, а участникам проще сохранять контекст и координировать работу.

Чем проект отличается от задачи

Задача помогает организовать выполнение одного поручения. У нее есть исполнитель, срок и ожидаемый результат.

Проект объединяет несколько связанных задач, которые ведут к общей конечной цели. Работа в проекте обычно длится дольше, включает несколько этапов и требует участия команды. Одни задачи могут выполняться параллельно, другие — зависеть друг от друга.

Например, подготовить программу конференции — задача. Ее результат — готовая программа мероприятия.

Провести ежегодную конференцию для партнеров — проект. Для этого нужно подобрать площадку, пригласить спикеров, запустить регистрацию, подготовить рекламные материалы, организовать трансляцию и провести мероприятие. Каждую работу выполняют разные сотрудники, но все они работают на общий результат.

В проекте команда видит не только отдельные поручения, но и всю работу целиком:

• какие задачи уже завершены,
• что сотрудники делают сейчас,
• какие этапы еще не начались,
• где хранятся актуальные файлы,
• какие решения приняла команда,
• какие встречи запланированы и какие договоренности на них зафиксированы.

Когда нужен проект

Создайте проект, если у работы есть общая цель и несколько связанных этапов.

Проект пригодится, когда:

• над результатом работают несколько сотрудников или отделов,
• задач стало много и они теряются среди других поручений,
• несколько этапов идут параллельно,
• команде нужны общие файлы, обсуждения и встречи,
• важно видеть общий прогресс,
• к работе нужно подключить клиента или подрядчика.

При запуске сайта дизайнер готовит макеты, разработчик верстает страницы, контент-менеджер наполняет каталог, а специалист по оплате подключает платежную систему. Проект объединяет их задачи, поэтому команда видит прогресс по всему запуску, а не только по своей части.

Если сотрудники выполняют независимые поручения, которые не связаны общей целью, достаточно отдельных задач.

Как начать работать с проектом

Создать проект может любой сотрудник. Откройте раздел Проекты и нажмите Создать.

Укажите название, добавьте участников и выберите тип проекта:

• открытый проект видят сотрудники компании, вступить в него можно самостоятельно,
• в закрытый проект участники попадают по приглашению.

Название проекта должно отображать результат работы. Название «Новый сайт» обозначает тему, но не показывает, что должна сделать команда. Название «Запустить сайт интернет-магазина» дает больше контекста: понятны результат и ориентир по сроку.

Как разделить проект на задачи

Разделите проект на конкретные результаты, которые можно назначить сотрудникам. Для запуска сайта не стоит создавать одну задачу «Сделать сайт», лучше разделить работу на этапы:

• согласовать структуру сайта,
• подготовить дизайн,
• сверстать страницы,
• наполнить каталог,
• подключить оплату и доставку,
• протестировать сайт перед запуском.

У каждой задачи должны быть понятный результат, ответственный и срок. Тогда сотрудник знает, что нужно сделать, а руководитель видит, за какую часть проекта отвечает каждый участник.

Если этап слишком большой, разделите его на подзадачи. В задаче «Наполнить каталог» можно создать подзадачи для подготовки фотографий, описаний и цен.

Чтобы новая задача сразу попала в проект, создайте ее из карточки проекта — нажмите Добавить задачу.

Существующую задачу также можно связать с проектом. Это пригодится, если работу начали до создания проекта и теперь нужно собрать задачи в одном месте.

Что есть в проекте

Проект — это общее рабочее пространство команды. Здесь собраны задачи, чаты, встречи, файлы и AI-помощник, поэтому участникам не нужно искать информацию в разных инструментах и вручную восстанавливать контекст.

В проекте доступны:

• задачи и подзадачи,
• главный чат проекта,
• групповые чаты,
• чаты задач,
• календарь и встречи,
• файлы и документы,
• AI-агент BitrixGPT.

Задачи и подзадачи помогают разделить общую цель проекта на конкретные результаты. У каждой задачи есть исполнитель, срок и ожидаемый результат. Если этап слишком большой, его можно разбить на подзадачи и распределить между несколькими сотрудниками. Так команда понимает, кто за что отвечает, а руководитель видит прогресс по проекту целиком.

Главный чат проекта подходит для общих вопросов: сообщить о переносе сроков, обсудить новые требования клиента или принять решение, которое касается всей команды.

Групповые чаты помогают обсуждать отдельные направления работы. Дизайнеры могут согласовывать макеты, а разработчики — технические детали, не отвлекая остальных участников проекта.

Чаты задач используйте для конкретных поручений. В них удобно хранить уточнения, промежуточные результаты, файлы и решения по задаче. Если в главном или групповом чате появляется новое поручение, создайте задачу прямо из сообщения — так договоренность не потеряется.

Календарь и встречи помогают планировать общие события команды. Созданная в проекте встреча добавляется в календарь ее участников, поэтому не нужно приглашать каждого отдельно. У встречи есть свой чат — в нем можно обсудить повестку до созвона, обменяться материалами и продолжить обсуждение после. Чат встречи остается в проекте, поэтому участники могут вернуться к переписке и договоренностям.

Файлы и документы храните в проекте, чтобы команда работала с актуальными материалами и быстро находила нужную информацию.

AI-агент BitrixGPT помогает быстро получить информацию по проекту. Его можно упомянуть в групповом чате через @ или начать отдельный диалог, чтобы уточнить статус работы или разобраться, почему сдвинулись сроки задачи.

Как работать с клиентами и подрядчиками

В проект можно пригласить гостя — клиента, подрядчика, поставщика или партнера, которого нет в вашем Битрикс24. Гость сможет общаться в чатах, работать с задачами и участвовать во встречах проекта, но не получит доступ к остальной информации компании. Так команда и внешний участник работают в одном пространстве и не переносят договоренности между почтой, мессенджерами и задачами.

Компания делает сайт для магазина одежды и приглашает в проект представителя клиента. Клиент видит ход работы, участвует в обсуждении макетов и подключается к встречам. Дизайнер прикрепляет новую версию макета к задаче, а клиент оставляет комментарий там же. Команда сразу видит обратную связь и не ищет актуальную версию файла в переписке.

Доступ гостя можно настроить под его роль в проекте. Например:

• разрешить просматривать только задачи, в которых он участвует,
• открыть все задачи проекта, если клиенту нужен общий контроль,
• запретить удалять задачи,
• открыть историю чата, чтобы новый участник быстрее вошел в курс дела.