В Битрикс24 можно формировать счета, акты, накладные и другие документы на основе данных из элементов CRM и складского учета. Права доступа определяют, кто может просматривать документы, изменять их и редактировать шаблоны.

Это помогает распределить ответственность между сотрудниками. Например, руководитель может редактировать шаблоны, а менеджеры — только просматривать документы.

В статье расскажем:

• как выбрать стандартные роли,
• как создать собственную роль,
• какие права можно настроить и как они работают.

Чтобы настроить права, откройте карточку любого элемента:

• 1–2. Выберите Документ > Добавить новый шаблон.
• 3–4. Нажмите Настройки (⚙️) > Права доступа.

Выбрать стандартные роли

Роль — это набор прав доступа, который присвоен пользователю. По умолчанию доступны две роли: Администратор и Менеджер. Их настройки позволяют сотрудникам работать со всеми документами и управлять параметрами доступа.

Вы можете добавить сотрудников к стандартным ролям и настроить права с помощью переключателей. Это удобно, если нужно быстро выдать одинаковые возможности целому отделу.

Настроить собственные роли

Помимо стандартных, можно создавать собственные роли под задачи команды. Общий принцип настройки:

• 1–2. Создать новую роль. Для этого нажмите на Три точки (...) и выберите Новая роль, затем укажите ее название.
• 3. Добавить сотрудников в роль.
• 4. Выбрать подходящий набор прав с помощью переключателей.

Вы можете скопировать настроенные права в новую роль и изменить порядок отображения ролей.

• Скопировать роль — действие копирует все настроенные права в новую роль. Удобно, если нужно создать похожую роль с небольшими изменениями.
• Отображение ролей — позволяет оставить в списке только нужные роли, а остальные скрыть. Удобно, если нужно сравнить или отредактировать несколько ролей.

Чтобы настроить определенную роль, нажмите на Три точки (...) справа от названия и выберите:

• Открыть доступ ко всем — откроются полные права доступа ко всем разделам для выбранной роли.
• Закрыть доступ ко всем — права на все разделы будут закрыты.
• Переименовать — изменить название роли.
• Скопировать — создает копию выбранной роли.
• Удалить — удаляет роль со всеми настройками.

Выбрать права доступа

Права доступа делятся на три блока. Они позволяют определить, кто может управлять настройками, шаблонами и документами.

Настройки. Право позволяет изменять параметры доступа к документам и шаблонам. Его можно выдать администратору или руководителю, чтобы они могли настраивать роли и открывать доступ сотрудникам и отделам. Например, руководитель отдела может включить доступ к шаблонам документов для сотрудников своего отдела.

Шаблоны. Право определяет, какие шаблоны документов сотрудник может изменять или удалять. Доступ можно ограничить четырьмя уровнями:

• Нет доступа — сотрудник не видит шаблоны и не может их менять.
• Свои — сотрудник может редактировать только созданные им шаблоны.
• Свои + своего отдела — доступны свои шаблоны и коллег внутри подразделения.
• Любые — полный доступ ко всем шаблонам в компании.

Документы. Этот блок определяет, какие действия сотрудники могут выполнять с документами.

• Изменение — позволяет просматривать, создавать и редактировать документы. Например, менеджер может поправить реквизиты перед отправкой счета клиенту.
• Просмотр — позволяет только просматривать документы без возможности редактировать данные. Например, сотрудник может проверить накладную при выдаче товара, но не сможет изменить ее.

• Ролевая модель прав в CRM: как настроить права доступа
• Шаблоны документов в CRM: как быстро отправлять счета и акты
• Шаблоны документов складского учета: как оформить и распечатать