Цифровые рабочие места — это отдельный раздел для смарт-процессов, с помощью которого можно автоматизировать работу любого отдела компании. Рабочее место может состоять из одного или нескольких смарт-процессов. В каждом есть свои карточки, стадии в канбане, роботы и другие функции.

Расскажем, как создать процесс и привязать его к рабочему месту.
Цифровые рабочие места

Перейдите в раздел Автоматизация > Цифровые рабочие места > Список смарт-процессов и нажмите Создать.

Выберите один из предустановленных сценариев: Список, Все включено или С чистого листа. Любой из этих сценариев можно настроить под ваши задачи.

На примере сценария С чистого листа рассмотрим настройки смарт-процесса:

• Цифровое рабочее место
• Основные настройки
• Вид карточки элемента смарт-процесса
• Связи с другими элементами 
• Привязка к другим инструментам

Цифровое рабочее место

В этой вкладке надо создать рабочее место и привязать к нему смарт-процесс.

Чтобы создать рабочее место, нажмите Настроить.

Напишите название рабочего места, оно будет отображаться в левом меню Битрикс24. Можно создать сразу несколько рабочих мест.

Теперь добавьте смарт-процесс в рабочее место. Нажмите кнопку Добавить и выберите из списка нужное.

Основные настройки

В этой вкладке выберите, какие инструменты использовать в смарт-процессе. Логика работы этих инструментов такая же, как в разделе CRM.

Название. Оно будет отображаться в списке процессов и в карточках связанных элементов.

Использовать в смарт-процессе свои воронки и туннели продаж. Создавайте разные воронки и перемещайте элементы смарт-процесса между ними с помощью туннелей продаж.
Воронки продаж
Как создать и настроить туннели продаж

Использовать в смарт-процессе свои стадии и канбан. Создавайте стадии в канбане и перемещайте по ним элементы смарт-процесса.
Канбан

Использовать в смарт-процессе роботов и триггеры. Автоматизируйте работу с элементами смарт-процесса — создавайте задачи, отправляйте уведомления или изменяйте ответственного за элемент.
Как создать роботов и триггеры

Использовать в смарт-процессе дизайнер бизнес-процессов. Настройте автоматический запуск шаблонов бизнес-процессов при создании и изменении элементов смарт-процесса.
Автозапуск бизнес-процессов

Делать новые воронки доступными для всех. Чтобы все сотрудники видели новые воронки, включите эту опцию. Если она выключена, доступ надо открыть в настройках воронки или в правах CRM.
Права доступа в CRM

Вид карточки

У элементов смарт-процесса есть карточка для хранения различной информации.

Выберите, какие системные поля будете использовать в карточке:

• Реквизиты компании — название вашей компании, e-mail, телефон, ИНН, ОГРН, КПП и другие. Реквизиты можно использовать в документах, например договоре или офере.
• Источник — откуда клиент узнал о вашей компании. Например, в смарт-процессе найма персонала это поле можно использовать, чтобы понять откуда кандидат узнал о вакансии.
• Клиент — используйте это поле, если смарт-процесс связан с контактами и компаниями из CRM.
• Дата начала и Дата завершения. Дата начала — когда был создан элемент. Дата завершения — проставляется автоматически, через 7 дней после создания элемента.
• Наблюдатели — смогут просматривать карточку и создавать чат для обсуждения.
  Системные поля

Включите нужные опции:

• Печать документов. Можно создавать документы по шаблону из карточки смарт-процесса.
  Документы в CRM
• Привязка товаров каталога. Можно добавлять товары в карточку смарт-процесса.
  Как добавить товар в карточку
• Использовать корзину. Если удалите элемент, он попадет в Корзину CRM, а не удалится с портала.
  Корзина
• Использовать счетчики. Можно использовать счетчики и не забывать о запланированных делах.
  Как работают счетчики в делах

Связи

На этой вкладке можно настроить связь смарт-процесса с элементами CRM или с другими процессами.

Привязать к этому смарт-процессу. Если надо привязать к смарт-процессу элементы другого процесса или CRM, включите эту опцию и выберите из списка нужные.

Например, если привязать процесс Заявки в IT-отдел, то в карточке смарт-процесса появится поле с выбором конкретной заявки.

Добавить список со связанными элементами в карточку. В связанном элементе появится вкладка с этим смарт-процессом.

Например, в карточке процесса Заявки в IT-отдел появится вкладка процесса Наем.

Привязать этот смарт-процесс к другим элементам CRM. Если надо связать смарт-процесс с другими процессами или элементами CRM, включите опцию и выберите из списка нужные элементы.

Например, если привязать этот смарт-процесс к Заявкам в IT-отдел, то в карточке заявки появится поле с выбором элемента процесса.

Добавить список со связанными элементами в карточку. В карточке смарт-процесса появится вкладка со связанным элементом.

Например, в карточке процесса Наем появилась вкладка процесса Заявки в IT-отдел.

Привязка к элементам

На этой вкладке можно связать смарт-процесс с другими элементами CRM, календарем, задачами и шаблонами задач.

Когда создаете событие в календаре, можно выбрать с каким элементом смарт-процесса оно связано.

Когда выполнили все настройки, нажмите Сохранить.

Цифровое рабочее место создано, открыть его можно из главного меню. Если в рабочем месте должно быть несколько смарт-процессов, создайте остальные.

Теперь для каждого смарт-процесса надо настроить карточку элемента, стадии канбана и другие функции. Об этом мы рассказали в отдельной статье.
Как настроить цифровое рабочее место