Когда смарт-процесс создан и привязан к цифровому рабочему месту, настройте его под ваши сценарии работы. Если рабочее место состоит из нескольких смарт-процессов, настройте каждый из них.

В статье расскажем, как настроить:

• карточку элемента,
• режимы просмотра Канбан и Список,
• права доступа к смарт-процессу.

Для примера разберем настройки смарт-процесса для найма персонала. Когда закончим настройки, HR-отдел на своем цифровом рабочем месте сможет создавать карточки кандидатов и видеть все этапы в канбане — от момента отклика на вакансию до устройства на работу. С помощью роботов можно будет автоматически формировать офер и ставить задачи в отдел кадров на подготовку трудовых договоров.

Настроить карточку элемента

Чтобы у сотрудников была перед глазами вся нужная информация, настройте карточку элемента смарт-процесса — добавьте поля и разделы. Для процесса найма персонала создадим карточку кандидата.

В карточке есть поля с информацией о кандидате и вакансии, на которую он претендует

Откройте Настройки(⚙️) в режиме просмотра Канбан или Список и выберите Настройка полей.

Создайте поля, которые нужны для вашего сценария работы. Если надо отредактировать поле, откройте его из списка и внесите изменения.

На этой странице находится список пользовательских полей смарт-процесса

Выберите тип поля, напишите название и настройте остальные параметры.
Пользовательские поля в счетах и смарт-процессах

Когда создали поля, добавьте их в карточку смарт-процесса. Откройте карточку, нажмите Выбрать поле и отметьте нужные.
Как настроить карточку

Расположите поля в том порядке, в котором сотрудники будут их заполнять. Можно создать несколько разделов и сгруппировать поля.

В карточке есть два раздела: о кандидате и о вакансии. В каждом разделе свой набор полей.

Настроить Канбан и Список

Работать с карточками смарт-процесса можно в режимах просмотра Канбан и Cписок.

Канбан

Создайте стадии. Вы сможете видеть все этапы работы и количество элементов на каждом этапе.

В процессе найма персонала есть несколько рабочих стадий и две финальные. Видно, сколько кандидатов находится на каждом этапе.

Настройте автоматизацию. Для каждой стадии можно настроить роботов и триггеры — автоматически создавать задачи, отправлять уведомления, копировать карточку в другой смарт-процесс и так далее.
Как создать роботов и триггеры

Например, на стадии «Выдан офер» можно автоматически сформировать документ для кандидата, а на стадии «Принят офер» — поставить задачу в отдел кадров на подготовку к приему сотрудника.

Настройте карточку просмотра. Чтобы в канбане отображались не все поля, а только важная информация, настройте карточку просмотра. Каждый сотрудник может настроить ее для себя.

Перейдите в Настройки(⚙️) > Настройка канбана > Настроить карточку просмотра и выберите нужные поля.

В канбане процесса Найма важно видеть имя кандидата, должность и отдел. Остальную информацию можно посмотреть, если открыть карточку.

Настройте карточку создания. Создавать элементы можно прямо в канбане. Выберите, какие поля надо заполнять сразу при создании, а какие позже.

Перейдите в Настройки(⚙️) > Настройка канбана > Настроить карточку создания и выберите нужные поля.

При создании карточки кандидата надо сразу заполнить его имя, вакансию, отдел и руководителя. Остальную информацию можно внести позже.

Список

Настройте отображение столбцов. Откройте Настройки (⚙️) в углу списка и выберите нужные поля.

Если хотите поменять столбцы местами, нажмите на название и переместите столбец в нужное место.

Можно экспортировать список элементов смарт-процесса. Для этого откройте Настройки(⚙️) и выберите Экспорт в CSV или Экспорт в Excel.

Настроить права доступа

Чтобы доступ к смарт-процессу был только у определенных сотрудников, настройте права.

Перейдите в раздел CRM > Настройки > Права доступа CRM и укажите, какие действия будут доступны сотрудникам.
Права доступа в CRM

Если используете в смарт-процессе воронки и туннели продаж, то открыть доступ к ним можно в настройках воронки.