Ролевая модель прав — это инструмент для настройки прав доступа к разделу CRM. Вы можете создавать роли с разными правами для отделов и сотрудников. Например, у руководителя отдела продаж будет полный доступ к элементам CRM, а менеджеры смогут работать только со своими сделками.

Настраивать права доступа могут администратор Битрикс24 и сотрудник с правом Разрешить изменять настройки в CRM.

Перейдите в раздел CRM > Еще > Настройки > Права доступа к CRM.

Выбираем стандартные роли

По умолчанию в CRM есть две роли:

• Администратор — полный доступ ко всем элементам, включая настройку прав доступа в CRM.
• Менеджер — есть доступ на просмотр, создание и изменение своих элементов CRM.

Настраиваем роли

Если стандартные роли не подходят, можно скопировать, отредактировать их или создать новые. Нажмите на Три точки (...) и выберите нужное действие.

Создать роль. Выберите Новая роль и укажите название.

Скопировать роль. Это удобно, если надо создать новую роль с небольшими изменениями.

1. Нажмите Скопировать роль.
2. Выберите роль, которую хотите скопировать.
3. В новую роль скопируются все настройки прав.

Отобразить роль в списке. Вы можете оставить в списке только нужные роли, а остальные скрыть. Это удобно, когда надо сравнить или отредактировать несколько ролей.

Нажмите Отображение ролей и отметьте нужные роли.

Роли «Администратор» и «Менеджер» отображаются в списке, роль «Бухгалтерия» скрыта

Настроить конкретную роль. Нажмите на Три точки (...) справа от названия роли и выберите:

• Открыть доступ ко всем — для выбранной роли откроются полные права доступа ко всем разделам CRM.
• Закрыть доступ ко всем — закрыть права на все разделы CRM.
• Переименовать — изменить название роли.
• Скопировать — создать копию выбранной роли.
• Удалить — удалить роль со всеми настройками.

Настраиваем права

Для каждой роли можно настроить права доступа к разделам и действиям с элементами CRM. Вы можете настроить права на:

• контакты,
• поставщиков и их контакты,
• компании,
• лиды,
• сделки в разных воронках,
• предложения,
• счета,
• план продаж,
• стоп-лист,
• скрипты и речевую аналитику с AI,
• BitrixGPT,
• повторные продажи,
• историю,
• настройки CRM.

Действия с элементами CRM.

• Просмотр — просмотр элементов CRM.
• Добавление — создание элементов CRM. Сотрудник не увидит элемент после создания, если у него нет права на просмотр.
• Изменение — редактирование элементов CRM.
• Изменение наблюдателями — разрешает наблюдателям редактировать элементы CRM. Для лидов, сделок, счетов и смарт-процессов со стадиями это право можно настроить отдельно для нужных стадий.
• Удаление — удалить элемент из CRM.
• Экспорт — выгрузка элементов CRM из Битрикс24.
  Как экспортировать данные из CRM
• Импорт — загрузка элементов CRM в Битрикс24.
  Как импортировать элементы CRM без реквизитов
• Разрешить свой вид карточки — возможность настраивать карточку CRM. Если у сотрудника нет этого права, доступен только вид карточки, который настроил администратор.
  Выбрать вид карточки CRM
• Роботы — выберите, кто может просматривать и изменять роботов. Роботы доступны в лидах, сделках, счетах, предложениях и смарт-процессах.
  Роботы в CRM
• Просмотр суммы на стадиях канбана — скрывает или показывает итоговую сумму на стадиях в канбане. Например, просмотр суммы сделок на стадии В работе.
• Перемещение на стадию — укажите, на какие стадии сотрудник может перемещать элемент CRM — на любые или только определенные.

Чтобы настроить право для отдельных стадий, нажмите Плюс (+) слева от нужного действия. По умолчанию для каждой стадии отображается значение Наследует — применяется право, указанное для всего элемента. При необходимости выберите другое значение для конкретной стадии.

Действия в блоке План продаж.

• Просмотр — просмотр плана продаж.
• Изменение — редактирование настроек плана продаж.
  План продаж

Действия в блоке Стоп-лист.

• Просмотр — просмотр стоп-листа.
• Изменение — добавление и удаление телефонов и e-mail в стоп-листе.
  Как работать со стоп-листом в CRM

Действия в блоке Скрипты и Речевая аналитика с AI.

• Разрешить просматривать настройки — просмотр списка скриптов продаж и их настроек, без возможности редактирования.
• Разрешить изменять настройки — возможность редактировать и удалять скрипты продаж.
  Скрипты продаж и Речевая аналитика 2.0 с AI в CRM

Действия в блоке BitrixGPT.

• Расшифровать запись — преобразовать запись звонка в текст.
• Создать резюме — получить краткое резюме звонка или обсуждения.
• Заполнить поля — заполнить поля карточки CRM данными из записи звонка.
• Оценить звонок — оценить запись звонка по заданным критериям.
• Создать дело — создать дело по результатам анализа звонка или переписки.

Действия в блоке Повторные продажи.

• Разрешить просматривать настройки — просмотр статистики продаж.
• Разрешить изменять настройки — возможность редактировать сценарии повторных продаж.
  Повторные продажи с AI в CRM: что это и как работает

Действия в блоке История.

• Просмотр — просмотр записей истории. Если право включено, раздел История отображается в меню CRM, а в карточке элемента виден таб История. Если право выключено, оба раздела скрыты.

Действия в блоке Настройка CRM.

• Управление воронками — настройка воронок CRM.
• Управление стадиями — создание и изменение стадий.
• Управление полями — настройка полей CRM.
• Удаление полей — удаление полей CRM.
• Управление общим видом карточки — настройка общего вида карточки CRM.
• Управление бизнес-процессами — настройка бизнес-процессов CRM.
• Управление смарт-процессами — настройка смарт-процессов.
• Разрешить изменять настройки — изменение настроек CRM и прав доступа.

Уровни прав доступа. Для каждого действия с элементом CRM можно выбрать уровень прав:

• Только свои элементы — доступ к элементам, в которых сотрудник ответственный.
• Элементы своего отдела — доступ к элементам сотрудников своего отдела.
• Подотделов отдела — доступ к элементам сотрудников всех подотделов своего отдела.
• Элементы своих команд — доступ к элементам сотрудников своих команд.
• Элементы своих команд и их подкоманд — доступ к элементам сотрудников всех команд в подчинении.
• Элементы с доступом для всех — доступ к элементам с включенной опцией Доступен для всех.
  Системные поля в CRM
• Все элементы всех сотрудников — доступ ко всем элементам определенного типа. Например, ко всем контактам.

Добавляем сотрудников к ролям

Нажмите на Плюс (+) под названием роли. Выберите, кому назначить эту роль:

• Последние — отображаются сотрудники, отделы и группы, которых вы искали в любых разделах Битрикс24. Можно найти любого сотрудника из структуры компании, для этого введите его имя в строке поиска.
• Отделы — выберите отдел из структуры компании.
• Команды — выберите команду и назначьте роль только ее участникам или участникам команды и ее подкоманд.
• Группы пользователей — предустановленные группы пользователей, которые нельзя изменять. Например, Администраторы, Все сотрудники, Интеграторы и так далее.
• Роли — выберите роль в структуре компании, например руководителей отдела или команды.
• Проекты — выберите участников проекта или нужную роль в проекте.

Чтобы проверить пересечение прав, нажмите Все сотрудники в верхней части страницы и выберите сотрудника. В таблице прав доступа отобразятся роли, которые назначены этому сотруднику. Так вы сможете убедиться, какие возможности доступны сотруднику, и при необходимости скорректировать настройки.

Сотруднику назначены два типа ролей с разным уровнем доступа

Если у сотрудника много ролей, нажмите на счетчик ролей, например 2 из 2 — откроется окно со списком ролей. Здесь можно:

• Найти роль — начните вводить название в строке поиска.
• Отсортировать список ролей по алфавиту — нажмите на иконку А↑.
• Выбрать одну или несколько ролей — отметьте нужные роли и сравните их права.

Нажмите Сохранить.

Это удобно, если у сотрудника много ролей: можно быстро найти нужные и сравнить их между собой. Например, у сотрудника 8–10 ролей — в общем списке сложно понять, какие из них дают нужный доступ. В окне можно отфильтровать роли и посмотреть их отдельно.

Используем поиск

Чтобы быстро настроить права на конкретный элемент или найти нужное действие, используйте строку поиска.

• Элементы CRM. Введите название элемента, например — лид или компания. Отобразятся все права доступа, которые можно для них настроить.
• Стадии элементов CRM. Чтобы настроить права на конкретную стадию, введите ее название. Например, можно найти все элементы, у которых есть стадия В работе.
• Действия с элементами CRM. Например, можно вывести только право Просмотр у всех элементов CRM.