Подписание кадровых документов в Битрикс24 соответствует всем требованиям закона и позволяет использовать разные типы электронных подписей.
В КЭДО можно подписывать практически все кадровые документы, включая трудовой договор.
Исключение касается только 4 документов, пока они подписываются на бумаге:
- приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
- акт о несчастном случае на производстве;
- документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
- трудовая книжка (если работник выразил желание вести ее на бумаге).
Для подписания кадровых документов используют электронные подписи разного уровня, выбор зависит от роли сотрудника и типа документа.
Михаил Беляев
Руководитель образовательного направления
Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», существует несколько видов электронных подписей:
ПЭП
Простая электронная подпись — набор цифровых данных, например, логин и пароль, который подтверждает подписание электронного документа определенным сотрудником.
УНЭП
Усиленная неквалифицированная электронная подпись — создается с использованием специального ключа, позволяет установить личность подписавшего электронный документ
УКЭП
Усиленная квалифицированная электронная подпись — в КЭДО требуется для подписания документов от имени компании (представителями компании). Выдается после личной идентификации на специальном носителе в удостоверяющем центре и требует специального ПО для использования (КриптоПро).
Подписывать кадровые документы от лица компании могут генеральный директор или сотрудник, которому выдана доверенность, например, руководитель отдела кадров. В Битрикс24 КЭДО они называются представители компании.
Представитель компании и сотрудники подписывают документы разными типами электронных подписей.
Руководитель компании использует для подписания усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) на USB-носителе.
- Если УКЭП уже получена ранее — ее можно использовать для подписания.
- Если УКЭП еще нет, ее можно получить бесплатно в налоговой службе или платно в любом удостоверяющем центре
- При подписании документа USB-токен должен быть подключен к USB-порту ПК.
Доверенное лицо подписывает кадровые документы по машиночитаемой доверенности (МЧД) своей УКЭП физического лица. Необходимо:
- оформить МЧД с УКЭП руководителя на кадрового специалиста на право подписывать кадровые документы в эл.форме
- получить УКЭП на сотрудника на USB-носителе в любом удостоверяющем центре (если получена ранее, можно использовать ее).
При подписании документа USB-токен должен быть подключен к USB-порту ПК. - получить в ИФНС обезличенную подпись (цифровая печать) на компанию.
Сотрудники подписывают документы в Битрикс24 двумя способами: УНЭП или ПЭП:
- УНЭП выпускается с помощью приложения «Госключ»
- ПЭП в Битрикс24 формируется с помощью учётной записи (логин и пароль). Оформлять ее отдельно не нужно, достаточно авторизоваться на портале Битрикс24.
Какую подпись использовать?
Для подписания некоторых кадровых документов требуется, чтобы документ был подписан со стороны компании УКЭПом, а сотрудника — УНЭПом.
Для подписания остальных документов сотрудникам достаточно использовать ПЭП.
Какие это документы — показываем в таблице:
КЭДО в Битрикс24
Инструмент для работы с кадровыми документами доступен в главном меню, пункт «КЭДО + Госключ».
Работать с документами можно в режимах просмотра Канбан и Cписок.
Если в меню нет пункта КЭДО?
Если в меню не доступен пункт КЭДО, проверьте настройки портала. Должны быть включены инструменты «Подпись» и «CRM».
Роли и маршрут подписания
-
Отправитель
Готовит документ для подписания. Например, бухгалтер или HR-сотрудник -
Согласующий
При необходимости, отправитель может указать сотрудника, который ознакомится с содержанием, списком подписывающих и утвердит документ перед подписанием. Он может согласовать или забраковать документ. На этом этапе не потребуется электронная подпись. -
Заполняющий
Если в документе заполнены не все поля, отправитель может указать заполняющего. Например, это может быть менеджер, который добавит СНИЛС сотрудников. На этом этапе не потребуется электронная подпись. -
Представитель
Подписант от компании, который имеет право подписывать кадровые документы от лица компании с помощью КриптоПро. Это генеральный директор или доверенное лицо. Чтобы доверить сотруднику подписание электронных кадровых документов, нужно составить машиночитаемую доверенность (МЧД). Например, руководителю отдела кадров. -
Сотрудник
Сотрудник, с которым подписывается документ. Это может быть один сотрудник или несколько.
Моментальное уведомление
После отправки документа на подпись, каждый сотрудник из цепочки получает уведомление и может незамедлительно приступить к согласованию, заполнению или подписанию.
Счетчики
Все документы, которые требуют какого-либо действия от сотрудника, собраны в разделе «Ждут моей реакции».
Счетчики служат дополнительным напоминанием, что документ нужно согласовать, заполнить или подписать.
Гибкая настройка прав доступа
В разделе «Права доступа» можно настраивать права для разных категорий сотрудников. Права определяют, какие действия с документами может выполнять сотрудник. Например, сотрудник имеет доступ только к своим документам, кадровый сотрудник — ко всем документам по компании.
По умолчанию предусмотрены две роли — «Сотрудник» и «Руководитель». Добавляйте новые роли, редактируйте или копируйте уже существующие роли.
Как настроить права доступа в Битрикс24 КЭДО
Статус документа
После отправки документа на подписание, возможно в реальном времени отслеживать его статус: на каком этапе он находится и кто из сотрудников уже подписал.
Если кто-то затягивает процесс — связаться с ним в чате.
Автоматизация
Преднастроенные триггеры отслеживают изменения (заполнение, согласование, подписание) и перемещают карточку документа автоматически на другую стадию.
Вы можете добавить свои Роботы и Триггеры, например, для дополнительного уведомления.
Документы всегда под рукой
Все подписанные в компании документы находятся в разделе «Сейф компании», доступ к которому регулируется настройками прав.
Сотрудник в любой момент может просмотреть и скачать документ в своем профиле, раздел Подписанные документы.
Где посмотреть и скачать подписанные документы в Битрикс24 КЭДО
