Описание
Основы КЭДО

Основы КЭДО

1 из 8

Подписание кадровых документов в Битрикс24 соответствует всем требованиям закона и позволяет использовать разные типы электронных подписей. 

В КЭДО можно подписывать практически все кадровые документы, включая трудовой договор.

Исключение касается только 4 документов, пока они подписываются на бумаге:

  1. приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
  2. акт о несчастном случае на производстве;
  3. документы (листы ознакомления), подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда;
  4. трудовая книжка (если работник выразил желание вести ее на бумаге).

Для подписания кадровых документов используют электронные подписи разного уровня, выбор зависит от роли сотрудника и типа документа.

картинка

Михаил Беляев

Руководитель образовательного направления

Согласно 63-ФЗ «Об электронной подписи», существует несколько видов электронных подписей:

ПЭП

Простая электронная подпись — набор цифровых данных, например, логин и пароль, который подтверждает подписание электронного документа определенным сотрудником.

УНЭП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись — создается с использованием специального ключа, позволяет установить личность подписавшего электронный документ

УКЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись — в КЭДО требуется для подписания документов от имени компании (представителями компании). Для ее получения руководителю необходимо обратиться лично в удостоверяющий центр. Используется на специальном носителе (USB-токен) и требует специального ПО для использования (КриптоПро).

Подписывать кадровые документы от лица компании могут генеральный директор или сотрудник, которому выдана доверенность, например, руководитель отдела кадров. В Битрикс24 КЭДО они называются представители компании.

Представитель компании и сотрудники подписывают документы разными типами электронных подписей.

Руководитель компании использует для подписания усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) на USB-носителе.

  • Если УКЭП уже получена ранее — ее можно использовать для подписания.
  • Если УКЭП еще нет, ее можно получить бесплатно в налоговой службе или платно в любом удостоверяющем центре  
  • При подписании документа USB-токен должен быть подключен к USB-порту ПК.
картинка

Доверенное лицо подписывает кадровые документы по машиночитаемой доверенности (МЧД) своей УКЭП физического лица. Необходимо:

картинка

Полезно

Как исправить ошибки при подписании документов через КриптоПро


Сотрудники подписывают документы в Битрикс24 двумя способами: УНЭП или ПЭП:

  • УНЭП выпускается с помощью приложения «Госключ»
  • ПЭП в Битрикс24 формируется с помощью учётной записи (логин и пароль). Оформлять ее отдельно не нужно, достаточно авторизоваться на портале Битрикс24.
картинка

Какую подпись использовать?

Для подписания некоторых кадровых документов требуется, чтобы документ был подписан со стороны компании УКЭПом, а сотрудника — УНЭПом. 

Для подписания остальных документов сотрудникам достаточно использовать ПЭП.
Какие это документы — показываем в таблице:

картинка

КЭДО в Битрикс24

Инструмент для работы с кадровыми документами доступен в главном меню, пункт «КЭДО + Госключ».

Работать с документами можно в режимах просмотра Канбан и Cписок.
картинка


Если в меню нет пункта КЭДО?

Если в меню не доступен пункт КЭДО, проверьте настройки портала. Должны быть включены инструменты «Подпись» и «CRM».
  картинка


Маршруты подписания

Документ может быть отправлен на подписание как от компании, так и от сотрудника.


От компании:

  1. Отправитель

    Готовит документ для подписания. Например, бухгалтер или HR-сотрудник

  2. Согласующий

    При необходимости, отправитель может указать сотрудника, который ознакомится с содержанием, списком подписывающих и утвердит документ перед подписанием. Он может согласовать или забраковать документ. На этом этапе не потребуется электронная подпись.

  3. Заполняющий

    Если в документе заполнены не все поля, отправитель может указать заполняющего. Например, это может быть менеджер, который добавит СНИЛС сотрудников. На этом этапе не потребуется электронная подпись.

  4. Представитель

    Подписант от компании, который имеет право подписывать кадровые документы от лица компании с помощью КриптоПро. Это генеральный директор или доверенное лицо. Чтобы доверить сотруднику подписание электронных кадровых документов, нужно составить машиночитаемую доверенность (МЧД). Например, руководителю отдела кадров.

  5. Сотрудник

    Сотрудник, с которым подписывается документ. Это может быть один сотрудник или несколько.

От сотрудника:

Сотрудники могут отправлять кадровые документы на подпись по шаблону, например, оформить заявление на отпуск или командировку.
Документ проходит по маршруту, который вы заранее настроили для каждого шаблона.

  1. Отправитель

    Сотрудник, который отправляет документ на подпись: создает его по шаблону и подтверждает подписание в мобильном приложении Битрикс24.

  2. Согласующий

    Знакомится с содержанием и утверждает документ перед подписанием. Он может согласовать или забраковать документ. На этом этапе не потребуется электронная подпись.

  3. Представитель

    Подписант от компании, который имеет право подписывать кадровые документы от лица компании с помощью КриптоПро. Это генеральный директор или доверенное лицо. Чтобы доверить сотруднику подписание электронных кадровых документов, нужно составить машиночитаемую доверенность (МЧД). Например, руководителю отдела кадров.


Предыдущий

Следующий