Итак, мы разобрались в разнообразии электронных подписей и документов, которые можем подписывать. Самое время поговорить о том, как законно и безболезненно начать использовать КЭДО в Битрикс24.
Михаил Беляев
Руководитель образовательного направления
Обычно, процесс перехода на КЭДО включает следующие шаги:
- Выбор сервиса КЭДО
- Регистрация сотрудников
- Выпуск электронных подписей сотрудникам
А это влечет дополнительные затраты.
С Битрикс24 КЭДО все намного проще: сотрудники уже работают в Битрикс24 и КЭДО уже доступен.
Также нет необходимости выпускать отдельно электронные подписи — в несколько кликов сотрудник сможет сделать это самостоятельно .
С чего начать внедрение Битрикс24 КЭДО?
-
Определите список документов, которые первоначально необходимо перевести в электронный формат
По закону, переводить в электронный формат можно практически все, что относится к кадровому учету (кроме исключений).Идеально, делать это поэтапно на личное усмотрение: переводить в электронный вид сразу все необязательно, можете начать с чего-то одного, например, приказа или распоряжения.
Примеры ключевых документов, которые можно перевести в КЭДО:
Договора: трудовой, коллективный, ученический
Соглашения: о материальной ответственности, к трудовому договору
Приказы: о премировании, о переводе сотрудника на другую должность или другую работу.
Уведомления: об изменении условий трудового договора и др.
-
Определите представителей компании.
Кто будет подписывать документы от лица компании.
Начните процессы по получению необходимых подписей и доверенностей (УКЭП, МЧД, обезличенный сертификат электронной подписи).
Подключите Госключ как провайдера подписи -
Определитесь с местом хранения документов.
Подписанные документы размещаются в Битрикс24 ZIP-архивом, который содержит: документ в формате PDF, подписи (работодателя и сотрудника, по которым можно убедиться в юридической целостности документа), описание в xml-формате(перечень по приказу Минтруда)
Документы доступны в Битрикс24, пока используется портал. Мы рекомендуем скачивать их на компьютер.
Все подписанные в компании документы находятся в разделе «Сейф компании», доступ к которому регулируется настройками прав.
Сотрудник в любой момент может просмотреть и скачать документ в своем профиле, раздел Подписанные документы.
-
Подготовьте документы для перехода на КЭДО:
Чтобы перейти на КЭДО, нужно подготовить и подписать ряд документов:
Приказ о введении КЭДО. В документе указываются указываются детали внедрения: дата начала работы КЭДО, сроки уведомления сотрудников и др.
Положение о кадровом электронном документообороте. Описывает процедуры и правила работы с КЭДО внутри компании. Сотрудников с ним нужно ознакомить до старта электронного взаимодействия.
Уведомление о переходе на КЭДО. В документе указывают фразу о переходе компании на КЭДО и праве сотрудника дать согласие на переход.
Внести изменения в трудовой договор.
Мы разработали шаблоны необходимых документов, чтобы упростить процесс перехода на Битрикс24 КЭДО:
Скачать шаблон Дополнительного соглашения к Трудовому договору
Скачать шаблон Положения о КЭДО
Скачать шаблон Приказа о введении КЭДО
Скачать шаблон Уведомления о переходе на электронный документооборот -
Сформируйте пилотную группу сотрудников
Формирование пилотной группы — важный этап в процессе внедрения КЭДО.
Это позволит не только протестировать КЭДО в «боевых» условиях, но и получить ценную обратную связь, поможет выявить потенциальные сложности и найти решения.
Расскажите о преимуществах использования КЭДО, как они могут повлиять на их работу. Статьи поддержки Битрикс24 помогут вам в этом.
Получите согласия.Работники без трудового стажа, принятые после 31 декабря 2021 года, могут быть переведены на КЭДО без согласия.
После успешного тестирования с пилотной группой пришло время масштабировать процесс на всех сотрудников.
Организуйте собрания или напишите информационные посты, подчеркивая положительный опыт и обратную связь от пилотной группы. Это поможет сформировать позитивное отношение к изменениям.
А если сотрудник сомневается?
Как показывает практика, основная сложность у сотрудников — принятие нового. Битрикс24 КЭДО работает так, как привыкла ваша команда: рабочие процессы, общение и теперь подписание — не покидая Битрикс24. Остальные сомнения снимает обратная связь сотрудников пилотной группы.
В любом случае, сотрудник всегда может запросить бумажную копию документа.
Если сотрудник все же отказался от КЭДО, можно продолжать вести документооборот с ним на бумаге (обычно таких 1-2%). И если в будущем он передумает, он сможет в любой момент дать согласие на КЭДО.
Михаил Беляев
Руководитель образовательного направления
По всем вопросам вы можете написать в чат «Поддержка24» на вашем портале Битрикс24. Мы проконсультируем и дадим рекомендации по настройке, а если понадобится — подберем партнеров для помощи во внедрении. Там же вы можете написать нам пожелания по улучшениям.