Подписывать кадровые документы от лица компании могут генеральный директор или любой сотрудник, которому выдана доверенность, — в Битрикс24 КЭДО они называются представители компании.
Что нужно представителю компании для подписания документов
Сначала документ подписывает представитель, потом этот документ автоматически отправляется на подпись сотруднику.
Получить документ на подпись
Когда инициатор запустит процесс подписания, вы получите сообщение от HR-бота и сможете сразу подписать один или несколько документов. Нажмите Перейти к подписанию.
Как отправить документы на подпись в Битрикс24 КЭДО
.jpg "подпишите")
Когда документ придет на подпись, в разделе КЭДО + Госключ > Мои документы загорится счетчик. Он показывает число документов, которые нужно подписать. Подписанные документы пропадают из списка.
Выбрать, с кем подписать документ. Можно подписать документ сразу со всеми сотрудниками или только с конкретным.
Чтобы выбрать сотрудника, нажмите на Лупу и введите фамилию.
Проверить документ. В блоке Документ на подпись нажмите Открыть и проверьте данные. Если в документе есть ошибки, отмените подписание.
Подписать документ
Вы можете подписать один документ или сразу несколько. Это удобно, когда нужно быстро обработать большой пакет кадровых документов — например, при оформлении нескольких новых сотрудников.
Подписать документ. Если данные верны, нажмите Подписать документ.
Если подписали документы через провайдера Битрикс24 КЭДО, документ сразу отправляется на подпись сотруднику.
Для подписания документов через Госключ вставьте USB-токенUSB-токен — защищенный носитель сертификата электронной подписи. в компьютер и запустите плагин КриптоПроКриптоПро — это программа для защищенного подписания электронных документов усиленными видами подписи.. Во всплывающем окне нажмите Продолжить, чтобы запустить плагин.
Подробная информация на сайте КриптоПро
Тарифные планы Чтобы использовать КриптоПро, нужно купить лицензию.
Купить лицензию на сайте КриптоПро
Для сотрудников, которые подписывают документ по доверенности. Сдвиньте переключатель напротив опции Я подписываю по доверенности и загрузите:
- машиночитаемую доверенность (МЧД) в формате xml,
- личный сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП),
- обезличенный сертификат электронной подписи.
Как подписывать документы по машиночитаемой доверенности
Как получить обезличенный сертификат электронной подписи
Если подписываете документ без доверенности, то еще раз нажмите Продолжить.
Введите пин-код, который вам выдали вместе с сертификатом электронной подписи. Чтобы не вводить пин-код для подписи документа с каждым сотрудником, включите опцию Сохранить пин-код в текущем процессе.
Документ подписан. После этого он автоматически перейдет на подпись сотруднику.
Подписать несколько документов. Чтобы подписать группу документов:
- Нажмите Подписать в разделе Мои документы или в сообщении от HR-бота.
- Кликните Подписать.
- Проверьте список документов и удалите те, которые хотите подписать позже. Например, если нужно уточнить данные по конкретному документу.
- Нажмите Подписать.
Если вы подписываете большой пакет документов, например несколько тысяч, и процесс не успел завершиться до конца рабочего дня, его можно остановить. Подписанные документы сохранятся, а оставшиеся можно подписать позже.
.jpg "2.jpg")
Коротко
- Подписывать кадровые документы от лица компании могут генеральный директор или любой сотрудник, которому выдана доверенность, — в Битрикс24 КЭДО они называются представители компании.
- Сначала документ подписывает представитель, потом сотрудник.
- Когда инициатор подписания отправит документ на подпись, вы получите сообщение в чат Битрикс24.
- Выберите, с кем подписать документ: сразу со всеми сотрудниками или только с конкретным.
- Проверьте документ. Если данные верны, подпишите. Если есть ошибки, отмените подписание.
- Если подписываете через Госключ, запустите плагин КриптоПро и введите пин-код, который выдали вместе с сертификатом электронной подписи.
- Можно подписывать сразу несколько документов одним действием. Это помогает быстрее обработать большой пакет кадровых документов — например, при приеме нового сотрудника.
Рекомендуем прочитать: