Поддержка24

Как создать и отправить электронный документ на подпись

Обновления Битрикс24 устанавливаются на порталы постепенно. Если у вас ещё нет функционала, о котором написано в статье, то просто немного подождите, он скоро появится.
Новый продукт Битрикс24.Подпись доступен только для Российской Федерации и Республики Беларусь и является простой электронной подписью*, равнозначной собственноручной. Перед использованием инструмента подпишите с клиентом специальное соглашение об использовании электронной подписи:

Обратите внимание, что данный способ подписания подойдет не для всех документов. Поэтому если вы не уверены, что наш инструмент подойдет для подписания вашего документа, проконсультируйтесь с юристами.

На первом этапе работы с Битрикс24.Подпись вам надо выбрать готовый документ из CRM или же создать новый в разделе Подписи в главном меню. Тут всё просто: если вы уже создали документ, который хотите подписать, то выбирайте его, а если нет, то создайте новый.

Менеджерам по продажам и сотрудникам, которые напрямую работают с клиентами, будет удобнее выбрать готовый документ из карточки сделки в CRM.

Бухгалтерам и секретарям подойдет способ создания нового документа в разделе Подписи.

Как выбрать готовый документ

Перейдите в карточку сделки, где находится документ, который вы хотите подписать.

Подробнее читайте в статье Документы в CRM.

Откройте документ и нажмите Подписать.

Как создать документ

В главном меню зайдите в раздел Подписи и нажмите Подписать.

Выберите формат документа и загрузите его с вашего компьютера для редактирования.

Также вы можете использовать документ, который уже загружали ранее. Для этого выберите шаблон и нажмите Продолжить.


Как заполнить поля документа

После того, как вы выбрали нужный документ, заполните три поля:

  • Кто подписывает с вашей стороны – в этом поле укажите фамилию и имя сотрудника, который будет подписывать документ с вашей стороны. Это просто текст, который увидит руководитель вашей компании в письме, когда получит запрос на подписание документа.
  • Ваша сторона – в это поле по умолчанию подставляются данные вашей компании со всеми реквизитами. Если у вас несколько компаний, то выберите нужную.
  • Подробнее читайте в статье Как добавить реквизиты вашей компании.
  • Контрагент – выберите контакт из CRM, в его карточке обязательно должен быть указан телефон или email.

Заполните эти поля и нажмите Продолжить.

На следующим этапе вы можете запросить или добавить в договор дополнительные элементы: указать дату и номер документа, настроить расположение печатей и подписей в документе. Все возможные настройки документа расположены в трех блоках: Ваша сторона, Контрагент и Общее.

Чтобы добавить какой-либо элемент, например подпись вашего директора, нажмите В документ из правой части редактора. Переместите элемент в ту часть договора, где необходимо указать данные. С помощью редактора настройте границы расположения элемента, куда каждая сторона сможет добавить подпись и печать.

Любая информация из блока Контрагент, которую вы добавили в документ, будет запрошена у клиента. Вы можете запросить не только подпись, но и реквизиты, печать и любую информацию из карточки CRM.

Ваша сторона

  • Реквизиты — в документ будут занесены реквизиты вашего юридического лица. Их можно заполнить предварительно или во время подписания. При повторном подписании они будут сохранены автоматически.
  • Подпись — подпись будет запрошена у сотрудника вашей компании при подписании.
  • Печать — печать вашей компании будет запрошена при подписании.

Контрагент

  • Реквизиты — реквизиты будут запрошены у клиента при подписании.
  • Подпись — подпись будет запрошена у клиента при подписании.
  • Печать — печать будет запрошена у клиента при подписании.

Общее

  • Текст — добавьте текст в документ, например: предмет договора, условия оплаты, дата доверенности и другое.
  • Дата — укажите дату подписания договора, срок поставки, дату оплаты и так далее.
  • Номер — в документе будет отображен его номер, который был указан при создании.
  • Поле CRM — вы можете вставить любую информацию, которая хранится в карточке Контакта или запросить ее у клиента. Например, дату рождения, должность и так далее.
  • После того, как вы добавили нужную информацию в документ, нажмите Сохранить. Редактор закроется, и вы сможете выбрать, каким способом отправить запрос на подписание документов директору компании и контрагенту: на почту или с помощью sms.

    Вы можете добавить сразу несколько полей для одного элемента, например, если подпись нужна на каждой странице и так далее.

    Как отправить документ на подпись

    Перед отправкой документа проверьте еще раз контакты директора компании и контрагента. Ссылка на документ будет направлена сторонам на e-mail или на номер телефона по sms, поэтому контактные данные должны быть верны.

    Мы понимаем, что в компании могут быть несколько ответственных лиц за подписание документов, например, на основании доверенности. Поэтому обязательно проверьте указанные контактные данные и при необходимости отредактируйте их. Для этого нажмите на контакт и измените его в карточке.

    В правом меню находится предварительный просмотр документа и выделенные на нем поля, где стороны должны поставить подпись, печать и другие элементы. Для документа с несколькими страницами, воспользуйтесь функцией постраничного просмотра. Если какие-либо данные необходимо отредактировать, нажмите Изменить в блоке документа. Далее нажмите Отправить на подпись.

    После отправки документа создается привычная карточка смарт-процесса, где будет отражен каждый шаг.


    О том, как подписать документ директору вашей компании и контрагенту, читайте в статьях:

    *В Республике Беларусь — Электронная подпись (ЭП), аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию стороны по договору.

    Спасибо, помогло!
    Спасибо :)
    Необязательно:
    Оставить отзыв о статье
    Не помогло
    Очень жаль :(
    Уточните, пожалуйста, почему:
    Это не то, что я ищу
    Очень сложно и непонятно
    Оставить отзыв о статье
    Помощь интегратора