При создании группы (проекта) можно сразу определить права на доступ в эту группу (проект).
Есть несколько типов групп (проектов) по правам доступа:
- Закрытая видимая группа (проект) – группу (проект) сотрудники видят в списке активных групп, доступ в группу (проект) открывается после разрешения владельца (руководителя) или модератора (помощника руководителя);
- Закрытая невидимая группа (проект) – группу (проект) сотрудники не видят в списке групп, стать участником можно только по приглашению;
- Открытая видимая группа (проект) – видят все сотрудники, стать участником может любой сотрудник без подтверждения;
- Видимая архивная группа (проект) – видят все сотрудники в списке архивных групп, никто не может стать участником пока группа или проект не станут активными;
- Невидимая архивная группа (проект) – сотрудники не видят в списке архивных групп, никто не может стать участником пока группа или проект не станут активными;
- Внешняя группа (проект) – группу (проект) не видят в списке, стать участником можно после приглашения, в группу (проект) можно приглашать внешних участников (не сотрудников компании, например, подрядчиков, партнеров, клиентов). Внешние группы (проекты) доступны на всех тарифах (внешние пользователи становятся бизнес-пользователями, и их количество зависит от тарифа).
У каждой группы (проекта) есть своя Живая лента сообщений, Фотогалерея, Задачи, свои Файлы на Диске, Wiki и другие возможности, которые доступны всем участникам.
После создания группы или проекта вы всегда можете изменить тип и права доступа.
Чем отличается группа от проекта?
По сути, проект – это частный случай группы, у которой есть определенные сроки начала и конца проекта.
Основное отличие проекта от группы – это наличие сроков задачи. Задачи нельзя ставить вне сроков проекта (пока не реализовано).
При изменении группы на проект, владелец группы становится руководителем проекта, а модераторы – помощниками руководителя проекта. Сами же права доступа не меняются.
Проекты имеют все те возможности, которые имеют группы – Сообщения, Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Поиск, Чат, Списки, Wiki.
Группу можно перевести в Проект, и наоборот в любое время в правом меню Действия > Редактировать группу (проект).
Настройки прав доступа к инструментам
Детальные настройки прав доступа к инструментам группы/проекта выполняются в разделе Действия > Права доступа:
Внимательно настраивайте права групп (проекта). Например, в настройках задач группы по умолчанию установлено Кто может просматривать все задачи: Все члены группы, т.е все участники группы могут видеть задачи всех членов данной группы. Некоторым участникам группы это может не понравиться.
Подключенные пользователи
Особенность подключенных пользователей в том, что они не смогут выйти из группы (проекта). Покинуть группу или проект в таком случае они смогут лишь, если выйдут из отдела или подразделения.