В Битрикс24 можно создать базу знаний — онлайн-справочник с удобной навигацией и встроенным поиском. В ней удобно хранить инструкции, регламенты и другие полезные материалы. Доступ к нужной информации помогает новичкам быстрее адаптироваться, а команде — работать по единым правилам.

На каких тарифах доступны базы знаний

Базы знаний доступны всем пользователям Битрикс24. Возможности зависят от тарифа.
Тарифные планы

Количество баз знаний компании:

• Бесплатный — одна база знаний,
• Базовый — три базы знаний,
• Стандартный — пять баз знаний,
• Профессиональный и Энтерпрайз — без ограничений.

Базы знаний групп и проектов доступны на тарифах Стандартный, Профессиональный и Энтерпрайз.

Импорт и экспорт баз знаний доступны на всех тарифах.

Настройка прав доступа к базам знаний доступна на тарифах Стандартный, Профессиональный и Энтерпрайз.

Как добавить видео в базу знаний

В базу знаний можно добавить ролики из VK, Rutube, YouTube и Vimeo или с диска Битрикс24. Обзоры продукции, обучающие ролики и другие видео сделают базу знаний более удобной и информативной для сотрудников.

Откройте нужную базу знаний — путь зависит от ее типа:

• Для всей компании — перейдите в Сотрудники > Еще > База знаний.
• В группе — перейдите в Группы и выберите нужную. В верхнем меню группы нажмите Еще > База знаний.

Базы знаний компании можно найти в разделе Сотрудники

Базу знаний группы можно найти в ее меню

Добавьте в базу знаний блок с видео, выберите источник и прикрепите ролик.

1. Кликните на нужную базу знаний, чтобы ее открыть.
2. Нажмите Редактировать статью.
3. Выберите место для вставки видео и нажмите Добавить блок.

Видео из внешних сервисов вставляется по ссылке, без скачивания. Ролик воспроизводится прямо на странице базы знаний.

1–2. Перейдите на вкладку Видео и выберите шаблон. Например, Видео фиксированной ширины по центру.
3. Нажмите Редактировать.
4. Откройте нужный ролик на стороннем сайте и скопируйте ссылку из адресной строки.
5. Вернитесь в ваш Битрикс24 и вставьте URL в поле Ссылка на видео.
6. VK может запросить авторизацию — войдите в любой аккаунт с помощью VK ID. Битрикс24 станут доступны общая информация об аккаунте и видео, ссылку на которое вы добавили. Если вы уже давали доступ, авторизация не потребуется.

7. Выберите, воспроизводить ролик автоматически или по клику.
8. Сохраните изменения.

Видео с диска Битрикс24 — личного, общего или группы. Ролики воспроизводится во всплывающем окне после клика на кнопку.

1–2. Перейдите на вкладку Кнопки и ссылки и выберите подходящий шаблон. Например, Текст со ссылкой на картинке.
3. Нажмите кнопку, например, Read more.
4. В поле Ссылка укажите новую надпись на кнопке.
5–6. Разверните список действий по клику и выберите Открыть файл.
7. Нажмите Выберите файл.
8–9. Кликните на видео, которое хотите добавить и нажмите Выбрать документ.
10. Сохраните изменения.
Как добавить файл с диска Битрикс24 в базу знаний

Как добавить строку поиска в базу знаний

Если вы создаете базу знаний с нуля или хотите заменить стандартный блок со строкой поиска, добавьте новый и выберите подходящий шаблон.

Откройте нужную базу знаний — путь зависит от ее типа:

• Для всей компании — перейдите в Сотрудники > Еще > База знаний.
• В группе — перейдите в Группы и выберите нужную. В верхнем меню группы нажмите Еще > База знаний.

Базы знаний компании можно найти в разделе Сотрудники

Базу знаний группы можно найти в ее меню

Добавьте в базу знаний блок со строкой поиска.

1. Кликните на нужную базу знаний, чтобы ее открыть.
2. Нажмите Редактировать статью.
3. Выберите место для вставки строки поиска и нажмите Добавить блок.
4–5. Перейдите на вкладку Сайдбар и выберите шаблон Строка поиска или Поисковая строка.
6–7. Нажмите Дизайн и настройте оформление блока — измените фон, поле ввода, кнопку.

Как изменить обложку базы знаний

Индивидуальная обложка помогает выделить базу знаний на странице просмотра всех баз знаний компании.

1–4. Перейдите в раздел Сотрудники > Еще > База знаний и кликните на базу знаний, обложку которой хотите изменить.
5–7. Нажмите Редактировать статью > Настройки (⚙️) > Настройки страницы.
8. Нажмите на карандаш в правом углу обложки, чтобы загрузить готовое изображение, или сгенерируйте картинку.
9. Сохраните изменения.

Как создать пользовательский шаблон базы знаний

В Битрикс24 можно создать базу знаний на основе пустого шаблона или использовать готовое решение. Сохранить свою базу в виде шаблона не получится. Если вы часто повторяете одну и ту же структуру, используйте экспорт и импорт — так не придется каждый раз создавать базу знаний заново.

Выгрузите базу знаний на свой компьютер.

1–3. Перейдите в раздел Сотрудники > Еще > База знаний.
4–7. Выберите базу, которую хотите скопировать, и нажмите Действия > Экспорт > Экспортировать > Скачать.
8. Закройте окно экспорта.

Импортируйте базу знаний с компьютера в ваш Битрикс24.

1–3. Нажмите Настройки (⚙️) > Импорт Базы знаний > Загрузить.
4–5. Выберите нужный архив и нажмите Открыть.
6–7. Скопированная база знаний сразу откроется для просмотра. Нажмите Редактировать статью, чтобы внести правки, или закройте ее.

Копию базы знаний можно изменить и прикрепить в нужный раздел

Как скрыть определенную базу знаний от сотрудника

В Битрикс24 можно создавать роли с разными правами доступа к базам знаний и назначать их сотрудникам, группам или отделам. Пользователи увидят только те базы знаний, которые включены в настройку. Если роль не открывает доступ к определенной базе знаний, сотрудник ее не увидит.

Например, у компании два офиса: в Москве и Калининграде. Регламент работы каждого подразделения описан в отдельной базе знаний. Чтобы у сотрудников был доступ только к актуальной для них информации, для каждого офиса нужно создать свою роль.

1–4. Перейдите в раздел Сотрудники > База знаний > Настройки (⚙️) > Права доступа.
5–7. Нажмите Добавить > Добавить отдельные права на базу знаний и выберите базу знаний из списка.
8–9. Укажите название роли и настройте права доступа.

Раздел «База знаний».

• Просмотр доступен — сотрудник сможет перейти в раздел и увидеть там список доступных ему баз знаний.
• Просмотр недоступен — раздел База знаний пропадет из меню, сотрудник сможет открыть доступные ему базы знаний только по прямой ссылке.
• Полный доступ — выберите вариант Нет доступа. Если у сотрудника будет полный доступ к разделу, он сможет видеть все базы знаний, даже если доступ к какой-то из них ограничен.

Список баз знаний — для всех действий оставьте вариант Нет доступа. Так сотрудники не смогут экспортировать закрытую базу знаний и поделиться ей с другими.

Контент всех баз знаний — для каждого действия оставьте вариант Нет доступа. Это позволит скрыть все базы знаний, кроме тех, для которых вы настроете отдельные права.

Отдельные права на базу знаний — выберите вариант для каждого действия:

• Просмотр — должен быть доступен. Без этой настройки сотрудники не смогут открыть базу знаний.
• Редактирование — доступ дает право на изменение контента базы знаний.
• Изменение настроек — доступ позволяет менять настройки и дизайн отдельных страниц и базы знаний в целом. Например, менять название, цветовую палитру, фон, шрифт.
• Удаление — любой сотрудник с этой ролью сможет удалить базу знаний.

Сохраните изменения.

Чтобы сотрудники получили доступ к базе знаний, назначьте роли.

1. Нажмите Добавить право доступа.
2–3. Выберите сотрудника, группу или отдел и нажмите Выбрать.
4–5. Выберите из списка роль и сохраните изменения.

Сотрудник увидит только те базы знаний, которые разрешены его ролью. Если он попытается открыть недоступную базу знаний по прямой ссылке, появится сообщение об ограничении просмотра.

Как скрыть базу знаний из раздела Наш вайб

В виджете Базы Знаний раздела Наш вайб отображаются три базы знаний компании в случайном порядке, даже если у сотрудника нет к ним доступа. Скрыть их не получится. Пользователи увидят название и обложку, но открыть недоступную базу знаний не смогут — появится сообщение об ограничении просмотра.

При попытке развернуть полный список всех баз знаний компании, сотрудник увидит только разрешенные.

В виджете отображается базы знаний компании, независимо от настроек доступа

При переходе к полному списку сотрудник видит только доступные ему базы знаний компании