База знаний – справочник компании, где сотрудники могут найти всю информацию для работы: регламенты, график работы, формы отчетов, советы по продажам. Базы знаний пригодятся компаниям с удаленными сотрудниками. Вам не придётся сто раз созваниваться с людьми и объяснять им одно и то же. Достаточно скинуть нужную страницу, и сотрудник поймет, что нужно делать.
Базы знаний помогают обучать новых сотрудников. Внесите в нее информацию о структуре компании, какие задачи нужно выполнить на старте, какие программы установить для работы. Когда мы создали базы знаний у себя в компании, новые сотрудники начали обучаться в два раза быстрее, чем раньше.
Что хранить в базе знаний
Общую информацию о компании. Продукты, ценности, клиенты. Новым сотрудникам важно узнать, чем занимаются разные отделы компании.
Технические вопросы. Какие установить программы для работы, где скачать мобильное приложение, у кого можно заказать канцтовары и пропуск, как отремонтировать сломавшийся компьютер, что нажать на кофеварке, чтобы сварить эспрессо.
Организационные вопросы. Какой в компании график работы, как оформить отпуск или больничный, по какому принципу рассчитываются премии, когда платят зарплату и аванс.
Как создать базу знаний
Чтобы создать базу выберите шаблон и цветовую схему. После этого просто добавляйте на страницу базы блоки с различными элементами сайта: картинки, видео, тексты. Настройте дизайн вашей базы, чтобы она выглядела именно так, как вы хотите.
Как использовать базы знаний в компании
Разделяйте базы знаний и делайте в них структуру. Сотрудники смогут быстрее найти любую нужную информацию.
Сделайте общую базу знаний, для всех сотрудников компании, выделите в ней подразделы. Например, график работы или юридические документы. Поручите каждому отделу сделать свою базу знаний, чтобы сотрудники могли найти свои ответы и там. Даже если уволится опытный сотрудник, его знания останутся в компании, и ими смогут воспользоваться другие сотрудники.
Подключите базу знаний к группе или проекту. Укажите в ней правила общения в группе или шаблоны отчетов по результату проекта. Доступ к такой базе знаний будут иметь только члены группы.
Рекомендую также прочитать: