КЭДО — кадровый электронный документооборот. В организациях, которые используют КЭДО, документы создают, согласовывают, подписывают и хранят в электронном виде.
Это экономит время, снижает риски потери и порчи документов, затраты на бумагу, печать и хранение. Сотрудники не ходят в отдел кадров, чтобы подписать документы, секретари — не отправляют их почтой.
Электронная подпись
Электронная подпись — аналог собственноручной. Документы, подписанные ей, не нужно дублировать на бумаге, они юридически значимы и признаются законодательством РФ.
Статья 6 Федерального закона «Об электронной подписи»
Получить сертификат УНЭП можно двумя способами:
- Онлайн в мобильном приложении Госключ. Нужно установить приложение и зарегистрироваться в нем с помощью учетной записи Госуслуг. Приложение Госключ соответствует требованиям информационной безопасности РФ и разработано при участии Минцифры России.
Как получить сертификат электронной подписи
Особенности приложения Госключ - Лично в удостоверяющем центре, например в налоговой службе. Нужно предоставить сведения паспорта, ИНН и СНИЛС.
Хранение и защита документов
Работодатель хранит подписанные документы в электронном виде: на внешнем носителе, компьютере или в облачном архиве.
Сотрудники могут просматривать и скачивать документы. Сведения, под которыми вы подписались, нельзя поменять. Если изменить подписанный документ, он автоматически станет недействительным.
Документ можно скачать в виде архива. В архиве будут сам документ и файлы со сведениями о подписях: Ф.И.О. владельцев, удостоверяющий центр и срок действия сертификатов. С их помощью работодатель и сотрудник могут убедиться в юридической силе электронного документа — проверить подлинность подписи на сайте уполномоченного федерального органа в сфере использования электронной подписи (УФО).
Как проверить подлинность электронной подписи
Если истечет срок действия сертификата электронной подписи, она станет недействительной. Документ, подписанный недействительной подписью, не имеет юридической силы.
КЭДО в Битрикс24
В Битрикс24 можно создавать, согласовывать и подписывать кадровые документы с помощью УНЭП через Госключ.
- Определить права доступа к документам для каждого сотрудника. Специалист по кадрам сможет просматривать, редактировать и добавлять документы. Сотрудники, которые не связаны с организацией КЭДО, будут видеть только свои документы.
- Подключить уведомления. Вы не пропустите документ, который нужно подписать, и вовремя узнаете об изменении статуса.
Тарифные планы
Рекомендуем прочитать:
