Если проектов несколько, важно, чтобы все они шли по плану и завершались вовремя, а работа команды была прозрачной и слаженной.
Еще одна задача — быстрая передача дел. Если сотрудник уходит в отпуск или увольняется (так бывает), его дела нужно передать другому. Это должно происходить без потерь времени и информации.
Наконец, нужно сохранить историю проектов, чтобы все файлы и переписки оставались доступными.
Расскажем, какие инструменты помогут решить эти задачи.
Для примера возьмём проект, который часто проводится в компаниях: организация мероприятий. Это могут быть внешние события, такие как конференции и выставки, или внутренние мероприятия, например, корпоративы и тимбилдинги.
За проведение мероприятия отвечает как внутренняя команда, так и привлечённые специалисты из ивент-агентства.
Чат: центр коммуникаций
В чате команда делится идеями, файлами. Здесь же — счетчики на задачи и встречи.
Чат коллабы — это «сердце» проекта: оставаясь в чате, вы можете переписываться, ставить задачи, планировать встречи и созваниваться.
Полезно
Видеозвонки: быстро и без ограничений
Видеозвонки помогут команде обсудить детали проекта.
Видеозвонки в коллабе — это не просто разговоры, а инструмент для продуктивной работы. О временных ограничениях можно забыть — звонки бесплатны и не ограничены по времени. Не нужно проверять, все ли подключились. Вы звоните сразу всем участникам и видите, кто на связи, а кто нет.
CoPilot Follow-up проследит за встречей: поможет провести встречу по плану, подскажет, какие задачи нужно поставить после звонка, проанализирует стратегии и даст идеи.
Задачи: от слов к делу
После обсуждения создаются задачи: бронирование площадки, разработка материалов, логистика.
Задачи помогут закрепить договоренности, назначить ответственных и установить срок выполнения. Покажут, что уже сделано по проекту и какие дальнейшие шаги. Даже если задач много, участники всегда видят, что им нужно сделать прямо сейчас — счетчик прямо в чате покажет, что есть задача, на которую необходимо обратить внимание: подошли сроки, оставлен новый комментарий.
Календарь и встречи: удобное планирование
Запланировать встречу, учитывая свободное время сразу всех участников — больше не проблема. Календарь коллабы покажет общие свободные слоты для всех, и организовать встречу можно в пару кликов. Уведомления и счетчики напомнят о них в чате заранее.
Полезно
Уведомления: приоритеты под контролем
В коллабе — все уведомления только по проекту, участники быстро реагируют на срочное. Счетчики подсказывают приоритетные задачи и события, требующие немедленного внимания.
Файлы: все что нужно, в одном месте
Это место, где хранятся все файлы Коллабы.
Не нужно тратить время на поиск файла — независимо от того, где он был загружен: в чате, задачах, событии календаря или напрямую в файлы.
С файлом, например, документом или таблицей, можно работать совместно.
Полезно
Онлайн-подпись:
Согласовать и подписать документы можно в электронном виде: быстро и не покидая коллабу. Договора, соглашения и иные документы.
Нужно только один раз подписать физический документ об электронном документообороте.
После подписания документа всеми сторонами, он станет доступен в файлах коллабы. Ознакомиться с ним и скачать его можно будет как в чате, так и в разделе файлов. Подписанный документ будет доступен всем участникам.
Посмотрим на коллабу со стороны гостя.
В распоряжении гостя 4 инструмента: мессенджер, задачи, файлы, календарь.
Доступность некоторых опций в инструментах может зависеть от настроек прав, которые установил владелец коллабы.
Гость может работать с задачами, участвовать во встречах и управлять файлами. Помимо чата коллабы, он может написать лично участникам коллабы, его можно пригласить в групповые чаты и каналы.
Как контролировать движения по проекту?
Владелец коллабы, а это как правило, руководитель проекта, может контролировать, как участники работают над задачами, и выбрать подходящий режим работы:
Список — отображает максимум информации о задаче: активность, название, статус, сроки — и сортирует задачи по этим параметрам.
Канбан — визуализирует процесс работы по колонкам и показывает этапы задачи.
Сроки — распределяет задачи по колонкам, в зависимости от указанного в них крайнего срока.
Мой план — работает по типу канбана и состоит из стадий, которые вы создаете сами.
Гант — отображает задачи в виде календарной сетки, на которой показаны все взаимосвязанные проекты.
Календарь — следит за сроками задач и загруженностью сотрудника.
Полезно
- Как работать с задачами в режиме Список
- Канбан: как следить за задачами в проектах
- Как работать с задачами в режиме Сроки
- Как работать с задачами в режиме Мой план
- Как работать с задачами в режиме Гант
- Как работать с задачами в Календаре
Чтобы всегда быть на связи с командой и не упустить ничего важного, используйте мобильное приложение Битрикс24.
Ваш совместный проект всегда «под рукой» — все возможности коллабы в мобильном приложении позволяют работать не только с ноутбука или ПК, но и с любого мобильного устройства.
Когда проект завершен
Поздравляем! Еще один проект завершен!
Вся история общения и данные по проекту остаются в компании, нет необходимости переносить информацию из других сервисов или личных аккаунтов. А она точно пригодится — впереди еще много проектов.
Внешних пользователей можно уволить, либо добавить в новую коллабу, если планируются еще проекты!
И тут уже по желанию: создайте встречу для финального обсуждения, обсудите, что было достигнуто, и соберите отзывы о сотрудничестве. Если проект был с клиентом, соберите отзывы и предложения. Это поможет улучшить качество взаимодействий в будущем.