Роботы в задачах - инструмент автоматизации рабочего процесса. Они значительно ускоряют работу компании, повышают эффективность сотрудников и организуют выполнение больших задач и проектов.
Настройте роботов, и уже Битрикс24 сам вышлет напоминания, создаст последующие задачи и перенесет дедлайны!
Как настроить роботов в задачах?
Для примера создадим простого робота, который повысит Эффективность выполнения задач в проектах.
Когда какая-то задача вот-вот будет просрочена, ответственному придет пост с напоминанием в живую ленту. Таким образом и постановщику не надо постоянно переживать о задаче, и исполнитель точно не забудет ее выполнить.
Создадим в проекте отдельную стадию для таких задач.
Перейдем во вкладку Роботы и нажмем Настроить роботов.
Добавим триггер Скоро просрочена, чтобы задача автоматически перемещалась на созданную стадию.
Описание триггеров задач
Изменен статус - как только задача перейдет в указанный статус, например, начнет выполняться, триггер передвинет ее в нужную стадию.
Скоро просрочена - триггер сработает, когда до крайнего срока задачи останется 24 часа и она не будет завершена.
Просрочена - триггер для тех, кто не любит следить за дедлайнами задач. Не надо так :)
Как только задача попадает в эту стадию, срабатывает робот с действием Сообщение в живую ленту.
Какие еще действия доступны для роботов в задачах?
Для сотрудника
Задача - робот создает новую задачу. С его помощью удобно автоматизировать выполнение работ. Например, как только менеджер завершил задачу пополнения базы лидов и контактов, ему автоматически ставится задача по проведению рекламной компании.
Изменение задачи - робот редактирует текущую задачу: переносит крайний срок, добавляет наблюдателей и т.п.
Изменение элемента списка - робот меняет поля в указанном элементе списка.
Отправить письмо сотруднику - отправляет письмо на указанную электронную почту.
Сгенерировать код - робот генерирует код по алфавиту – строку нужной длины из чисел, букв и т.п. Например, можно использовать как пин-код, отправить его в смс или почтой сотруднику.
Сменить ответственного - укажите нового исполнителя задачи и робот изменит ее.
Сменить стадию - переводит задачу в другую стадию.
Сменить статус - робот меняет статус выполняемой задачи.
Создание элемента списка - робот создает новый элемент списка.
Сообщение в живую ленту - отправляет в живую ленту сообщение на указанных сотрудников.
Уведомление - отправляет уведомление через мессенджер.
Удаление задачи - удаляет текущую задачу.
Чтение элемента списка - читает элемент и его данные .
Свои роботы
Webhook - это способ взаимодействия Битрикс24 со сторонними сервисами. Для настройки триггера нужно ввести адрес обработчика и параметры, которые нужно передать.
Уведомление - присылает внутреннее уведомление сотруднику в Битрикс24.
Приложения24 -в каталоге Приложений24 также можно скачать действия для роботов.
Теперь, когда сроки начнут поджимать, сотруднику придет уведомление и он уж точно не забудет про свою задачу :)
