Документы в CRM

Компании работают с огромным количеством документов - бесконечные акты, счета, доверенности.

Не стоит забывать и про специфику официальных бумаг в разных странах. Поэтому работа с документами может стать настоящим кошмаром.

Битрикс24 облегчит и ускорит рутинные операции - создавайте и заполняйте документы по шаблону, распечатывайте их или отправляйте клиенту. И все это за пару кликов:)

Как это работает?

В карточке лида, сделки, контакта и компании есть кнопка "Документ".

Нажмите кнопку, выберите шаблон - и Битрикс24 автоматически создаст документ и добавит в него нужные данные.

Допустим, наша турфирма организует поездки в Сенегал.

К нам обратился клиент, мы создали сделку и хотим выставить счёт на оплату.

Откроется готовый счет.

Битрикс24 автоматически заполнил данные поставщика, покупателя и даже список услуг.

Теперь мы можем распечатать счёт или отправить его клиенту.

При необходимости вы можете скачать документ в docx или pdf формате.

Отметим опцию С подписями и печатью - в документе появится печать и подпись директора.

Как добавить подписи и печать для своей компании

Перейдите в раздел CRM - Настройки - Реквизиты ваших компаний.

Выберите компанию из списка. В разделе Дополнительно добавьте файлы подписей и печати в специальные поля.

Для изображений мы рекомендуем использовать файлы формата png с прозрачным фоном

Еще один способ отправить документ клиенту - создать онлайн-ссылку. Для этого нажмите переключатель публичной ссылки.

Вы можете отправить клиенту sms-сообщение со ссылкой на счёт. После создания публичной ссылки выберите пункт Отправить - по sms

Предварительно необходимо настроить подключение к одному из sms-провайдеров - sms.ru или Twilio.

Редактирование документа

Любую информацию в документе можно изменить - для этого нажмите ссылку Редактировать документ.

В этом окне вы можете вручную указать номер документа, любые реквизиты и даже сумму сделки.

Если у клиента несколько наборов реквизитов - мы можем выбрать, какое значение использовать.

Аналогично можно выбрать реквизиты своей компании.

По умолчанию, Битрикс24 использует реквизиты компании, которую вы выбрали основной.

Если основного элемента нет, система возьмет первую созданную компанию из списка.

Редактирование шаблона

Документы создаются на базе специальных шаблонов. Существует отдельный шаблон для счетов, актов и т.д.

При желании, вы можете изменить настройки шаблона или даже его структуру.

Для этого перейдите по ссылке Редактировать шаблон.