Складской учет — инструмент Битрикс24 для контроля товаров на складе. Все поступления, продажи, перемещения и списания фиксируются, данные обновляются онлайн.

Складской учет помогает:

• Знать реальные остатки — данные обновляются при каждой операции, остатки всегда актуальны.
• Резервировать товар — закреплять его за конкретным клиентом, пока сделка еще в работе.
• Обнаруживать потери — быстро замечать расхождения и разбираться в причинах.
• Следить за рентабельностью — видеть валовую прибыль и себестоимость по каждому товару

Добавить товары в каталог

Каталог — это единый справочник товаров и услуг для CRM и интернет-магазина. Товары из каталога можно добавить в интернет-магазин или на сайт.
Как настроить каталог товаров в интернет-магазине

1–3. Перейдите в CRM > Товары и склады > Каталог товаров.
4. Чтобы добавить товар, нажмите Создать. Для каждого товара можно указать цену, артикул, штрихкод, габариты, фотографию и вариации — например, разные размеры или цвета одного товара.
Как создать товар в каталоге

При большом ассортименте распределите товары по категориям: создайте разделы и подразделы — менеджеры будут быстрее находить позиции в сделках. Если товаров много, загрузите их через импорт — не придется добавлять каждый вручную.
Каталог товаров и услуг: что это и как с ним работать
Как импортировать товары в CRM

Включить складской учет

Когда товары добавлены в каталог, включите складской учет. При первом входе в раздел Битрикс24 предложит выбрать режим работы и метод списания.

1–3. Перейдите в раздел CRM или Сайты и магазины и откройте вкладку Товары и склады > Складской учет.
4. Выберите режим работы:

• Складской учет в Битрикс24 — документы ведутся прямо в Битрикс24 без предварительной настройки интеграций. Подходит, если вы только начинаете вести учет или не работаете с 1С.
• Складской учет в 1С — документы ведутся в 1С, а Битрикс24 получает данные об остатках и контрагентах через интеграцию. Подходит, если вы уже ведете учет в 1С и хотите совместить его с работой в CRM.
  Режимы работы складского учета: в Битрикс24 и 1С
  Как подключить складской учет 1С

5. Укажите метод списания товара — способ расчета себестоимости при продаже:

• По средней стоимости — себестоимость считается как среднее по всем партиям товара на складе. Подходит для товаров с нестабильной закупочной ценой — например, при закупках в иностранной валюте.
• По порядку прихода (ФИФО) — первыми списываются товары, которые поступили раньше. Подходит для бизнеса, где цены со временем снижаются, — например, техника или сезонные коллекции.

Изменить метод списания после включения можно только через отключение и повторное включение складского учета.
Методы списания и отчет о валовой прибыли

6. Нажмите Включить складской учет.
7. Подтвердите списание остатков — перед включением складского учета Битрикс24 обнулит текущие остатки товаров. Черновики документов сохранятся.

Внести начальные остатки

Чтобы складской учет отражал реальную картину, зафиксируйте, сколько товара у вас уже есть. Для этого создайте документ оприходования.

После включения складского учета откроется раздел Приход с предложением добавить первое оприходование.

1. Нажмите Создать.
2. В документе укажите товары, количество, закупочную цену и склад.
3. Нажмите Сохранить и провести.

После проведения документа товары появятся на складе и станут доступны для работы со сделками в CRM.
Как создать документ оприходования

Если данные уже хранятся в другой системе, их можно перенести в Битрикс24.
Складской учет: как перенести данные из других систем

Настроить права доступа

Права доступа определяют, какие действия доступны каждому сотруднику. Настройте их заранее, чтобы сотрудники работали только с нужными данными и не вносили случайных изменений.

Перейдите в CRM > Еще > Настройки > Права доступа к Товарам и складам.

В Битрикс24 есть три стандартные роли:

• Руководитель — управляет складским учетом и настройками: редактирует склады, смотрит отчеты, контролирует работу. Может работать со всеми типами документов.
• Менеджер — отвечает за продажи: видит остатки, оформляет реализацию, фиксирует списание. Может создавать и проводить документы.
• Кладовщик — отвечает за движение товара: принимает поступления, проводит перемещения и списания. Не может отменять проведение и удалять документы.

Если стандартные роли не подходят, создайте свои.
Как настроить права доступа к складскому учету
Как распределить права в складском учете

Работать с документами

После того как товары добавлены, остатки внесены и права настроены, можно вести ежедневный учет. Все операции с товаром фиксируются через документы — в разделе Складской учет есть пять типов. Каждый фиксирует определенную операцию с товаром:

• Оприходование — фиксирует товары, которые поступили на склад не от поставщика: начальные остатки или излишки после инвентаризации.
• Приход — фиксирует поступление товара от поставщика. Остатки на складе увеличиваются.
• Реализация — фиксирует продажу товара клиенту. При закрытии сделки в CRM документ реализации создается автоматически, остатки уменьшаются.
• Перемещение — фиксирует передачу товара между складами.
• Списание — фиксирует потери товара по причинам, не связанным с продажей: брак, порча, недостача.

По каждому документу можно создать печатную форму — накладную или акт — и распечатать, отправить клиенту по почте или поделиться ссылкой.
Как создать документ прихода
Как работать с документами реализации
Как создать документ перемещения
Как создать документ списания
Шаблоны документов складского учета: как оформить и распечатать

Работать с товарами в CRM

Товары из каталога доступны прямо в сделках — менеджер видит остатки и резервирует нужные позиции, не выходя из карточки.

Зарезервировать товар. Когда менеджер добавляет товар в сделку, он может зарезервировать его — закрепить за конкретным клиентом. Зарезервированный товар уменьшает доступный остаток, и другой менеджер не продаст его случайно.

1–3. Перейдите в CRM > Сделки. Откройте нужную сделку.
4. Перейдите на вкладку Товары.
5. Добавьте товар, выберите склад и укажите количество в поле В резерв.

По умолчанию резерв действует три дня, срок можно изменить. Резерв снимается автоматически, когда сделка закрыта или товар из нее удален.
Как зарезервировать товар
Как узнать, в каких сделках зарезервирован товар

Реализовать товар при закрытии сделки. Когда сделка переходит на финальную стадию, Битрикс24 автоматически создает документ реализации и списывает товары со склада. Если товара на складе не хватает, сделку не получится закрыть до тех пор, пока проблема не будет решена.

Чтобы закрыть сделку с реализацией, переведите ее на финальную стадию — Битрикс24 проверит наличие товаров на складе и автоматически создаст документ реализации.
Складской учет: как работает документ реализации в сделках

• Поставщики в Складском учете
• Как отключить складской учет или изменить режим работы
• Как использовать сканер штрихкодов в складском учете
• Отчет о движении товаров: как анализировать поступления и продажи