Складской учет показывает, сколько товаров хранится на каждом складе, и фиксирует их движение — приход, продажу, списание и перемещение. Каталог содержит товары и услуги, которые менеджеры используют в сделках, счетах и коммерческих предложениях. В статье собрали ответы на частые вопросы о складском учете и каталоге.
- отключить складской учет и как это повлияет на работу с товарами,
- отменить проведение документов складского учета,
- работает настройка «Разрешить покупку товара при отсутствии товара на складе»,
- выгрузить все остатки товаров по всем складам,
- действовать, если товар не отображается в поиске при добавлении в сделку,
- сделать из товара услугу и наоборот,
- изменить тип товара с вариациями на простой,
- создать свойство вариации товара и использовать его в сделке,
- экспортировать и импортировать товары и услуги.
Как отключить складской учет и как это повлияет на работу с товарами
Складской учет можно вести в одном из двух режимов: Битрикс24 или 1С. Чтобы отключить складской учет, откройте раздел Складской учет > Настройки > Общие настройки и нажмите Выключить складской учет.
Отключение режима Битрикс24. Удаляются все складские документы и остатки товаров. При повторном включении вы не сможете продолжить работу с ранее проведенными документами. Это нужно, чтобы учет работал правильно и данные не дублировались. Отключение поможет сбросить данные, если начали с тестирования складского учета: создавали документы, проверяли остатки и продажи.
Отключение режима 1С. При отключении документы не удаляются. В этом режиме вы ведете складской учет и создаете документы в 1С. После отключения вы не сможете продавать товары из 1С в Битрикс24.
Как отключить складской учет или изменить режим работы
Как отменить проведенные документы складского учета
Документы складского учета отражают движение товаров: приход, оприходование, реализацию, списание и перемещение. После проведения документа меняются остатки на складах. Если в документе была ошибка, проведение можно отменить — остатки вернутся к прежним значениям.
Чтобы отменить проведенный документ, откройте Складской учет и перейдите в раздел с нужным типом документов. Выберите документ в списке и нажмите Меню (≡) > Отменить. В появившемся предупреждении нажмите Да, отменить. После этого документ можно отредактировать и провести повторно. Если у сотрудника не отображается кнопка отмены, проверьте настройки прав доступа к складскому учету. Возможность отменять проведенные документы настраивается отдельно для каждого типа документа.
Как настроить права доступа к складскому учету
Как работает настройка «Разрешить покупку товара при отсутствии товара на складе»
Настройка позволяет добавить товар в сделку, даже если на складе нет доступного остатка. Клиент увидит товар в интернет-магазине, сможет его заказать, а менеджер — отправить ссылку на оплату. При этом настройка не разрешает списывать товар «в минус» при закрытии сделки. Оплату можно получить заранее, но закрыть сделку и провести реализацию нельзя, пока товар не появится на складе.
Почему сделка не закрывается с нулевым остатком. При завершении сделки Битрикс24 проверяет остатки на складе и создает документ реализации. Если товара нет, сделка не закроется: появится предупреждение о нехватке товара. Списать товар можно только, когда он есть на складе.
Как работает документ реализации в сделках
Если нужно закрыть сделку, есть два варианта:
- Оприходовать товар на склад. Если товар уже есть или скоро поступит, создайте документ «Оприходование» и учтите нужные товары. После этого остаток появится, и сделку можно закрыть.
Как создать документ оприходования - Отключить складской учет. Если учитывать товары на складе не нужно, отключите учет в разделе CRM > Складской учет > Настройки > Общие настройки. После этого сделки будут закрываться без проверки остатков.
Как отключить складской учет
Как выгрузить все остатки товаров со всех складов
Остатки товаров на складах можно выгрузить в Excel с помощью экспорта. Этот вариант подойдет, если в каталоге вы работаете только с товарами без вариаций, иначе не все позиции попадут в выгрузку.
Как экспортировать товары и услуги
Экспорт каталога.
1. Сбросьте все фильтры для поиска, чтобы отобразить все товары и услуги каталога на главной странице.
2–4. Выберите поля, которые будут отображаться в списке: откройте настройки списка, отметьте Остаток на складе и другие свойства и нажмите Применить.
5–6. Нажмите Настройки каталога (⚙️) > Excel.
Если в каталоге есть товары с вариациями, данные по остаткам и складам можно посмотреть в отчете «Остатки товаров». В отчете собраны актуальные данные по количеству, резервам и доступному остатку для каждой позиции.
Откройте раздел Складской учет > Аналитика > Остатки товаров. В верхней части отчета увидите общую стоимость запасов по закупочным ценам. Ниже — таблицу с остатками по каждому складу.
Отчет об остатках: как контролировать запасы на складах
Почему при добавлении товара в сделку он не отображается в поиске
Товар из каталога нельзя выбрать в сделке, если он неактивен.
Как создать новый товар в каталоге
Чтобы изменить активность товара:
1–4. Перейдите в CRM > Товары и Склады > Каталог товаров и выберите нужный товар.
5. Проверьте поля в карточке товара:
Дата начала активности — укажите прошедшую дату,
Дата окончания активности — укажите будущую дату или оставьте поле пустым.
6. Нажмите Сохранить.
После этого товар станет доступным для выбора в сделках.
Как сделать из товара услугу и наоборот
В каталог можно добавлять товары и услуги. Товары — любые физические продукты, которые можно учитывать на складе. Услуги — нематериальные предложения, которые не учитываются на складе и не имеют вариаций. Например, час работы персонального стилиста или химчистка одной вещи.
Тип товара можно изменить, если у позиции нет вариаций. Например, если услуга стала включать комплект оборудования, ее можно сделать товаром и наоборот. Для этого откройте раздел CRM > Товары и склады > Каталог товаров. Выберите позицию в каталоге, откройте Меню (≡) и нажмите Конвертировать в услугу или Конвертировать в товарв зависимости от того, какой вариант нужен.
Как устроен каталог товаров и услуг
Как изменить тип товара с вариациями на простой
По умолчанию в Битрикс24 все товары создаются с вариациями. Такие товары нельзя обновить с помощью импорта. Если вы не используете вариации, можно сделать товар простым.
Как работать с вариациями товара
Как обновить товары с помощью импорта
Чтобы изменить тип товара, выполните следующие шаги:
1. Откройте карточку товара с вариациями. Нажмите Удалить рядом с каждой вариацией, не сохраняя изменения.
2. Когда удалите все вариации, обновите страницу. После этого товар автоматически станет простым.
Как создать свойство вариации товара и использовать его в сделке
Свойства вариаций помогают хранить дополнительные параметры товара: цвет, размер, материал, артикул поставщика и другие характеристики. Эти параметры можно использовать в карточке сделки при добавлении товара.
Работа с вариациями товара
Свойства товаров и вариаций
Свойства и поля товаров в карточке сделки
Сначала создайте свойство вариации:
1–4. Перейдите в CRM > Товары и склады > Каталог товаров и откройте товар с вариациями.
5. Нажмите Создать свойство вариации и выберите подходящий тип.
6. Впишите название поля и укажите элементы списка.
7. Добавьте новые свойства к вариациям товаров.
Так вы можете хранить индивидуальные параметры каждой позиции. Например, можно указать гарантийный срок товара.
Когда вы добавите товар в сделку, Битрикс24 покажет выбранную вариацию со всеми ее свойствами. Чтобы увидеть другие параметры, выберите нужную вариацию — ее свойства появятся в строке товара.
Если какие-то свойства и поля товаров не отображаются, нажмите Настройки (⚙️) и выберите, какие поля показывать в таблице товаров.
Как экспортировать или импортировать товары и услуги
Импорт и экспорт помогают работать с большим ассортиментом. Вы можете:
- загрузить готовый список товаров и услуг в Битрикс24,
- выгрузить каталог в Excel, чтобы обновить цены или подготовить прайс-лист.
Импорт и экспорт работают только с товарами без вариаций. Если у позиции есть разные характеристики — например, несколько цветов и размеров — такие варианты нужно добавить в карточки товаров вручную.
Как импортировать и экспортировать товары и услуги
Импорт каталога.
1–2. Перейдите в Настройки (⚙️) > Импорт товаров.
3. Скачайте шаблон файла импорта и заполните его.
4–5. Загрузите файл импорта в Битрикс24 и проверьте соответствие полей.
Как импортировать товары в CRM
Экспорт каталога.
1. Сбросьте все фильтры для поиска, чтобы отобразить все товары и услуги каталога на главной странице.
2–4. Выберите поля, которые будут отображаться в списке, — перейдите в настройки списка, отметьте нужные свойства и нажмите Применить.
5–6. Нажмите Настройки каталога (⚙️) > Excel.
Рекомендуем прочитать: