В КЭДО+Госключ появился HR-бот. Основная задача бота — автоматизировать процесс подписания документов.

HR-бот сообщит:

• о новом документе на подпись,
• об изменении статуса документа,
• об ошибке при подписании — попросит попробовать еще раз.

Сообщение придет в чат Битрикс24 каждому из участников подписания: инициатору, согласующему, заполняющему, представителю компании и подписывающим документ сотрудникам, когда от них потребуются действия.

Например, сообщение о подписанном документе получат инициатор и подписывающий документ сотрудник, уведомление об отмене подписания — только инициатор.

В статье расскажем об основных сообщениях, которые присылает бот.

Виды сообщений от HR-бота

Согласуйте документ. Согласующий — обычно руководитель — проверяет, что в документе все верно, и утверждает его. Далее документ переходит на следующую стадию заполняющему или представителю компании. Бот уведомит их об этом в чате Битрикс24.

Проверьте и заполните документ. Менеджер по персоналу заполняет документ, например вносит данные СНИЛС сотрудников. Далее — документ переходит на подпись представителю компании, например, руководителю. Бот уведомит об этом представителя.

Подпишите документ. Такое сообщение сначала получит представитель компании. После того, как он подпишет документ, HR-бот отправит сообщение подписывающим сотрудникам.

Сотрудники получат сообщение от бота в чат Битрикс24, откуда смогут открыть документ, ознакомиться с ним и подписать.

Документ подписан. Когда документ будет подписан обеими сторонами, инициатор подписания и сотрудник получат об этом сообщение.

Инициатор может скачать документ в сейфе компании, сотрудник — в личном профиле в разделе Подписанные документы.
Где посмотреть и скачать подписанные документы

Подписание документа можно остановить. HR-бот сообщит об этом, если:

• представитель компании не смог подписать документ из-за технической ошибки,
• согласующий, заполняющий или представитель компании отменил подписание документа по какой-либо причине,
• сотрудник, подписывающий документ, отказался его подписывать.

Подпишите документ повторно. Это сообщение получит представитель компании, если не сможет подписать документ с первого раза, например, из-за технической ошибки. Когда представитель решит проблему, сможет попробовать еще раз, нажав Подписать повторно.

В это же время инициатор подписания получит сообщение от бота — Некоторые сотрудники не смогли подписать документ. Инициатор может уточнить у представителя причину ошибки, помочь ее исправить или отменить подписание.

Подписание с сотрудником отменено. Когда кто-то из участников — согласующий, заполняющий или представитель — отменит подписание по какой-либо причине, HR-бот сообщит об этом инициатору подписания в чате Битрикс24. Бот укажет имя отменившего подписание, название документа и имя сотрудника, с которым отменили подписание.

Отказ от подписания. Если сотрудник откажется подписывать документ, то инициатор получит сообщение об этом от имени сотрудника, а не от бота. Сообщение Отказ от подписания придет в чат Битрикс24.

Чтобы узнать, почему документ не удалось подписать, нужно обратиться к сотруднику, чье имя указано в сообщении, или кадровому специалисту.

Оформление HR-бота

Чтобы HR-бот ассоциировался только с вашей компанией, вы можете оформить его профиль: сменить аватар, придумать имя и должность. Это может сделать администратор Битрикс24.

1. Перейдите в личный профиль HR-бота — нажмите в чате на его имя.
2. Заполните поля в профиле — имя, фамилию, должность.
3. На аватаре нажмите Загрузить фото > Загрузить с компьютера.
4. Выберите новую фотографию или картинку и нажмите Сохранить.

• Кто может подписывать кадровые документы от лица компании
• Как заполнить документ в Битрикс24 КЭДО
• Как согласовать документ в Битрикс24 КЭДО
• Как представителю компании подписать документ в Битрикс24 КЭДО