В Битрикс24 КЭДО подписанные электронные кадровые документы можно посмотреть и скачать в двух разделах:

• Сейф компании — здесь находятся документы всей компании. По умолчанию доступ к сейфу есть у всех сотрудников. Администратор Битрикс24 и руководители отделов видят все документы компании, а обычные сотрудники — только свои.
• Мои документы — здесь каждый пользователь видит только свои документы. Доступ к документам сотрудников есть также у руководителей отделов и администратора Битрикс24.

Права доступа к сейфу и документам сотрудника можно настроить. Это могут сделать администратор Битрикс24 и руководители отделов.

Сейф компании

В разделе Сейф компании можно просматривать подписанные документы, распределять их по папкам, выгружать список в Excel и скачивать файлы.

Откройте раздел КЭДО+Госключ > Сейф компании.

Найти документ. Чтобы быстро найти нужный документ, используйте фильтр. В фильтре есть несколько полей:

• Дата подписания документа.
• Участник — сотрудник, который подписал документ.
• Представитель — сотрудник, который подписал документ от лица компании.
• Компания — юридическое лицо, с которым был подписан документ.
• Документ — название файла.

Посмотреть документ.

1. Чтобы посмотреть печатную версию без скачивания, нажмите значок документа слева от его названия. Документ откроется в окне просмотра.
2–3. Чтобы открыть карточку документа, нажмите на него в списке. В таймлайне можно посмотреть статус документа и историю подписания.

Скачать документ. Это можно сделать в списке и в карточке документа. В списке нажмите Скачать и выберите Для печати или Архив.

Чтобы скачать документ из карточки, в таймлайне нажмите Скачать архив.

Аннулировать документ. Подписанный кадровый документ можно отметить как аннулированный. Например, если в нем обнаружили ошибку. Так стороны подписания увидят, что документ больше не актуален.

Документ не удалится: после аннулирования его можно найти с помощью фильтра и при необходимости снять отметку.
Как работать с аннулированными документами в Битрикс24 КЭДО

Работать с папками. Если документов много, их можно сгруппировать по папкам. Так удобнее искать нужные материалы.

1. Нажмите Создать папку.
2–3. Укажите название папки и нажмите Создать.
4–5. Отметьте один или несколько документов, нажмите Переместить в папку.
6. Выберите папку — папка Без папки возвращает документы в общий список.
7. Нажмите Переместить.
8. Документы переместятся в выбранную папку.

1–2. Нажмите слева от ее названия на Меню (☰) > Переименовать.
3. Сохраните изменения.

Если папка больше не нужна, ее можно удалить.
1–2. Нажмите слева от ее названия на Меню (☰) > Удалить.
3–4. Если в папке есть документы, перед удалением выберите, куда их перенести: в другую папку или в общий список — Без папки.
5. Нажмите Перенести и удалить пустую папку. Документы останутся в Сейфе компании.

Выгрузить список в Excel, чтобы проанализировать данные, подготовить отчет или передать список коллегам.

1–2. Чтобы выгрузить все документы, которые отображаются на экране, в правом верхнем углу нажмите Настройки (⚙️) > Экспорт в Excel.
3–4. Чтобы выгрузить отдельный документ или папку, нажмите слева от названия на Меню (☰) > Экспорт в Excel.
5–6. Чтобы выгрузить только выбранные документы или содержимое папки, отметьте нужные строки и нажмите в верхней части экрана Экспорт в Excel. Файл загрузится на компьютер.

Документы сотрудника

Перейдите в личный профиль и выберите Мои документы.
Как работать с разделом Мои документы

Здесь находится список кадровых документов, которые вы подписали. Можно посмотреть и скачать любой из них.