В этой статье мы собрали информацию о новом продукте Битрикс24 Подпись и наглядный пример работы с ним. Инструмент будет полезен компаниям, которые часто обмениваются документами со своими клиентами и хотят сделать этот процесс максимально быстрым, простым и удобным.
- Сотрудник создает документ, заполняет данные и отправляет его на подпись;
- Документ уходит на подпись директору вашей компании;
- Только после того, как документ подписан первой стороной, он будет направлен клиенту.
Обратите внимание, что данный способ подписания подойдет не для всех документов. Поэтому если вы не уверены, что наш инструмент подойдет для подписания вашего документа, проконсультируйтесь с юристами.
Подготовка и отправка документа
В нашем примере мы отправим клиенту акт выполненных работ из карточки сделки в CRM. Мы создаем документ для дальнейшей настройки.
После создания документа мы заполняем поля информации о контрагентах и добавляем в акт необходимые элементы: указываем дату, реквизиты, запрашиваем подпись и печать у сторон.
Указываем почту или номер мобильного телефона директора вашей компании и контрагента. Таким способом будет отправлен запрос на подписание документов. В нашем примере мы указали e-mail директора. Если все данные верны, отправляем документ на подпись.
Подписание документа директором вашей компании
Как только мы отправили документ, он уходит на подпись директору компании по e-mail. Директор проверяет документ и загружает подпись и печать в выделенные поля. После заполнения документ будет подписан и отправлен вашему клиенту.
Подписание документа клиентом
На следующем этапе документ уходит на подписание нашему клиенту. В качестве контактных данных мы указали его номер телефона, поэтому ссылка на документ придет ему по sms. Клиент заполняет все данные, которые мы запрашивали, а так же загружает свою подпись. В нашем примере клиент является физическим лицом, поэтому печать мы у него не запрашивали.
Как только клиент подпишет документ, всем сторонам будет направлено письмо с файлом формата PDF и информацией о том, что документ подписан. Мы можем скачать документ, а также проверить, что контрагент не изменил условия или сумму акта. Для этого мы проверяем подлинность подписанного акта через специальный онлайн-сервис.
Количество документов может накапливаться, но благодаря воронке в подписях наши сотрудники всегда будут знать, какой документ находится на стадии согласования и с кем из клиентов нужно связаться, чтобы напомнить ему о подписании. Руководители же компании таким образом смогут контролировать работу своих сотрудников.
*В Республике Беларусь — Электронная подпись (ЭП), аналог собственноручной подписи, обеспечивающий идентификацию стороны по договору.
