В Битрикс24 Подпись можно создавать и подписывать электронные документы. Они имеют юридическую значимость, как и бумажные.
Перед началом использования Подписи обязательно проконсультируйтесь с юристами и заключите с контрагентом соглашение об обмене электронными документами.
Битрикс24 Подпись: соглашение об электронном документообороте
Как создать и отправить электронный документ на подпись. Видео
Есть два способа начать работу с Битрикс24 Подпись:
- Создать новый документ.
- Выбрать готовый документ из карточки CRM.
Как создать электронный документ
Чтобы создать электронный документ, перейдите в раздел Подпись и нажмите Подписать.
Добавьте новый документ: jpeg- или png-изображение, pdf- или doc-файл (1), или используйте шаблон, загруженный ранее (2). Нажмите Продолжить (3).
.jpg "загрузить_файл")
.jpg "продолжить")
Заполните поля:
- Кто подписывает с вашей стороны — укажите имя сотрудника, который будет подписывать документ с вашей стороны.
- Ваша сторона — в это поле подставляются данные компании со всеми реквизитами. Если компаний несколько, выберите нужную.
Как добавить реквизиты вашей компании - Контрагент — выберите контакт из CRM, с которым хотите подписать документ.
Нажмите Продолжить.
Нажмите Изменить, чтобы добавить дополнительные элементы в документ. Для этого используйте блоки редактора справа: Ваша сторона, Контрагент, Общее.
Ваша сторона
- Подпись и печать будут запрошены у сотрудника, который подписывает документ.
- Поле CRM — вставьте любую информацию, которая хранится в карточке Контакта или запросите ее у ответственного с вашей стороны сотрудника.
Контрагент
- Реквизиты, подпись и печать будут запрошены у контрагента при подписании документа. Он получит письмо с запросом.
- Поле CRM — вставьте любую информацию, которая хранится в карточке Контакта или запросите ее у клиента.
Общее
- Текст — добавьте текст в документ. Это может быть предмет договора или условие оплаты.
- Дата — укажите дату подписания договора или, например, срок поставки товара.
- Номер — поле для ввода номера документа. В поле можно ввести номер вручную или использовать автоматический нумератор. Например, можно указать с какого номера начать нумерацию или задать шаг увеличения.
Поставьте курсор в ту часть документа, где хотите разместить элемент, и нажмите В документ. Настройте положение печатей и подписей в документе.
Выберите в редакторе цвет, которым стороны будут подписывать документы. Этот цвет сохранится в итоговом документе и в сертификате подписания.
Чтобы добавить в документ любое поле из карточки CRM: должность, адрес, телефон — нажмите В документ напротив Поле CRM (1). В списке отметьте нужный пункт (2). Сохраните изменения.
Когда документ придет на контрагенту на подпись, он увидит, какие данные ему нужно заполнить.
-
Любая информация из блока Контрагент, которую вы добавите в документ, будет запрошена у контрагента.
Настройте расположение элемента в документе.
Как отправить документ на подпись
Документ готов к подписанию. Перед его отправкой убедитесь в правильности выбора контактов с обеих сторон.
Выберите, как отправить запрос на подписание: по e-mail или СМС. Нажмите Отправить на подпись.
Ответственные за подписание документа сотрудники получат уведомления на электронную почту
В разделе Подпись в карточке документа можно отследить статус подписания документа обеими сторонами.
- В Битрикс24 Подпись можно создавать и подписывать электронные документы. Они документы имеют юридическую значимость, как и бумажные.
- Вы можете добавить новый документ или использовать шаблон, загруженный ранее.
- Чтобы добавить дополнительные элементы в документ, используйте блоки редактора: Ваша сторона, Контрагент, Общее.
- Добавьте нужные элементы: печать, подпись и так далее, и настройте их расположение в документе.
- Перед отправкой документа на подпись убедитесь в правильности выбора контактов с обеих сторон.
- Выберите, как отправить запрос на подписание: по e-mail или СМС. Нажмите Отправить на подпись.
Коротко
Рекомендуем прочитать:
