Онлайн-запись — это инструмент для записи клиентов на прием к специалистам, бронирования техники и оборудования. Вы можете отслеживать загруженность сотрудников, отправлять клиентам напоминания о визите и сохранять данные в CRM. В статье собрали ответы на часто задаваемые вопросы об онлайн-записи.

Для чего нужна онлайн-запись

Онлайн-запись помогает автоматизировать прием заявок. Клиенты сами выбирают удобное время и услугу через форму или обращаются к менеджеру, который вносит запись в календарь. Компания видит актуальное расписание, избегает накладок и пустых окон, а сотрудники освобождаются от рутинных звонков.

Инструмент подойдет для различных сфер бизнеса. Например:

• Медицинские центры — записать на прием к врачам, диагностику и процедуры.
• Салоны красоты — записать на стрижку, макияж и другие услуги.
• Аренда помещений — сдать в аренду коворкинг, фотостудию и другое.
• Аренда техники — сдать в аренду автомобили и спецтехнику.
• Консалтинговые услуги — проконсультировать по юридическим и другим вопросам.

Что такое ресурсы

Ресурсы — это все, что нужно для оказания услуги: специалисты, помещения, оборудование и так далее. Для каждого ресурса можно указать тип, расписание и длительность записи. Например, ресурсом может быть:

• В медицинском центре — врач и кабинет с оборудованием.
• В фитнес-клубе — тренер и зал для занятий.
• В автосервисе — бокс, мастер и подъемник.
• В коворкинге — переговорная комната.
• В прокате — автомобили и другой транспорт.

Онлайн-запись: как создать новый ресурс

Как клиенту записаться на услугу

Клиент может записаться на услугу двумя способами:

Через менеджера. Если клиент звонит или пишет, менеджер сам подбирает для него время и вносит запись в расписание. Например, администратор клиники записывает пациента к врачу, а менеджер автосервиса бронируется время для ремонта.

Через CRM-форму. В Битрикс24 можно настроить форму для онлайн-записи, чтобы клиенты сами выбирали удобное время и записывались на услуги. Есть три типа CRM-форм:

• Автоподбор — форма автоматически предлагает ближайшее свободное время и специалиста. Удобно, когда важно записаться как можно скорее и конкретный сотрудник не имеет значения. Например, клиент с зубной болью может попасть к любому дежурному врачу.
• Выбор времени — клиент видит все доступные слоты на конкретную дату и выбирает удобный. Подходит, если важны именно дата и время. Например, в автосервисе можно забронировать время для шиномонтажа.
• Выбор специалиста — клиент сам определяет сотрудника, дату и время приема. Этот вариант нужен, когда важен конкретный мастер. Например, в салоне красоты посетитель хочет записаться к своему парикмахеру.

Как создать форму для записи клиентов на услуги

Какие напоминания можно настроить

В Онлайн-записи можно автоматически напомнить клиентам о визите без участия менеджера — позвонить или отправить сообщение.

• Новая запись — уведомление для клиента с датой, временем записи и названием ресурса. Сценарий доступен только для СМС-уведомлений
• Подтверждение записи — уведомление клиенту для подтверждения визита. Если он не подтвердит запись, в сделке автоматически создастся дело, чтобы менеджер связался с клиентом.
• Напоминание о записи — оповещение клиента в день записи.
• Напоминание, если клиент опаздывает — если клиент опаздывает, он получит уведомление с просьбой подтвердить визит. Если клиент не подтвердит запись, в CRM автоматически создастся дело, чтобы менеджер уточнил планы и освободил слот.
• Удержание при отмене — когда клиент отменяет запись, AI звонит ему и предлагает перенести визит на другое удобное время. Это помогает не потерять клиента. Сценарий доступен только в режиме AI-звонков.

Это помогает снизить количество пропущенных визитов и простоев. Клиенты получают напоминания о записи, и реже забывают о встречах, а менеджеры заранее видят риски отмены и могут оперативно отреагировать.
Онлайн-запись: как настроить шаблоны уведомлений для клиентов

Можно ли записать нескольких клиентов на одно время

В Онлайн-записи есть опция овербукинга — можно записать двух клиентов на одно время. Если один отменит или перенесет визит, второй останется в расписании. Это удобно, если часто бывают отмены: график не пустует, сотрудники остаются загруженными, а компания не теряет время и клиентов.
Как записать несколько клиентов на одно время

Как записать клиента, если все расписание занято

Если все время занято, добавьте клиента в лист ожидания. Когда кто-то отменяет запись, менеджер может сразу предложить освободившееся время тем, кто заранее оставил заявку и ждет своей очереди. Это помогает избежать пустых окон в расписании и удерживать клиентов.

Например, фитнес-клуб использует лист ожидания для персональных тренировок, а клиника — для приема пациентов.
Онлайн-запись: как внести клиента в лист ожидания

Можно ли записывать клиентов из CRM

Клиента, который уже есть в CRM, можно записать на услугу двумя способами.

В карточке CRM. Перейдите в раздел CRM и выберите нужный элемент, например, контакт или сделку. В таймлайне нажмите Онлайн-запись и выберите время под нужным ресурсом.
Как записать клиента на услугу из карточки CRM

В разделе Онлайн-запись. При создании новой записи нажмите Клиент. В поле Имя контакта начните вводить имя клиента и выберите его из списка. Запись автоматически свяжется с CRM и отобразится в карточке.