В Онлайн-записи можно автоматически напомнить клиентам о визите без участия менеджера — позвонить или отправить сообщение. Уведомления помогают разгрузить сотрудников, снизить количество пропущенных записей и держать статусы в CRM в актуальном состоянии.
Настроить уведомления можно при создании и редактировании ресурса.
Онлайн-запись: как создать новый ресурс
В статье расскажем, как:
Выбрать способ уведомления
В Онлайн-записи есть два канала связи: AI-звонки и СМС-уведомления. По умолчанию для новых ресурсов включены AI-звонки. Если для ресурса уже настроены СМС, канал можно изменить в настройках.
Способ уведомлений можно выбрать для каждого ресурса отдельно — сменить его можно в любой момент в настройках.
1–3. Перейдите в раздел Онлайн-запись, выберите нужный ресурс и нажмите Три точки (...) > Изменить настройки.
4. Нажмите Продолжить.
5. В разделе Уведомления найдите блок Способы связи с клиентами и выберите нужный канал.
Если выбрали AI-звонки, настройте инструкцию для агента: укажите название компании, тон общения и особенности услуг. Это поможет агенту общаться с клиентами в нужном стиле.
Онлайн-запись: как обзванивать клиентов с помощью AI
Выбрать сценарий уведомления
В Онлайн-записи есть пять сценариев автоматических уведомлений:
- новая запись,
- подтверждение записи,
- напоминание о записи,
- напоминание, если клиент опаздывает.
- удержание при отмене.
По умолчанию все уведомления включены. Чтобы отключить ненужное, нажмите на переключатель рядом с его названием. В каждом сценарии можно поставить галочку Применить настройки для этого ресурса и всех созданных после — тогда все выбранные параметры автоматически применятся к новым ресурсам с этим видом уведомлений.
Новая запись. Клиент получает сообщение с информацией о дате, времени услуги и забронированном ресурсе. Это помогает клиенту не потерять детали сразу после записи.
Укажите, когда отправить сообщение: сразу после записи, через 10 минут или через час.
Подтверждение записи. Помогает заранее узнать, придет ли клиент, чтобы вовремя освободить слот или подготовиться к визиту. Сценарий доступен для СМС-уведомлений и AI-звонков:
- в СМС клиент получает ссылку для подтверждения,
- в режиме AI-звонков клиенту звонит AI-агент и предлагает подтвердить запись голосом.
Если клиент подтвердит визит — статус автоматически обновится в расписании. Если клиент не ответит или откажется — менеджер получит уведомление и сможет связаться с клиентом. Выберите время и условия отправки уведомления для клиента и менеджера.
Уведомление для клиента — настройки одинаковые для СМС и AI-звонков:
- Когда отправить — за 1 неделю, 3 дня, 1 день, 3 часа или 1 час до записи.
- Повторные попытки — 1, 2 или 3 раза с интервалом 15 минут, 30 минут, 3 часа, 1 день или не отправлять.
Уведомление для менеджера — если клиент не подтвердит запись, в карточке CRM создастся дело для менеджера. Выберите, в какое время менеджер получит уведомление. Например, можно отправить оповещение за три часа до записи, чтобы менеджер успел связаться с клиентом.
Клиент Валентина Викторовна не подтвердила запись, клиент Анна — подтвердила
Напоминание о записи. Помогает клиенту не забыть о визите и снижает количество пропущенных записей. Сценарий доступен для СМС-уведомлений и AI-звонков:
- в СМС клиент получает сообщение с датой и временем визита,
- в режиме AI-звонков агент звонит и напоминает о визите голосом.
Настройте, когда отправить уведомление: утром в день записи, за 3 часа, за день, за 3 дня или за неделю.
Напоминание, если клиент опаздывает. Помогает вовремя узнать, придет ли клиент, и освободить слот, если он не успевает. Сценарий доступен для СМС-уведомлений и AI-звонков:
- в СМС клиент получает сообщение с просьбой подтвердить визит,
- в режиме AI-звонков агент звонит клиенту, уточняет придет ли он, и при необходимости предлагает перенести визит.
Если клиент подтвердил визит — запись сохраняется. Если клиент не ответил или отказался — менеджер получит уведомление. Настройте, когда и как отправлять уведомление клиенту и менеджеру.
Уведомление для клиента — укажите, когда отправить: сразу, через 5, 10 или 30 минут после начала записи.
Уведомление для менеджера — если менеджер не подтвердил, что клиент пришел, в карточке CRM создастся дело. Например, можно отправить оповещение через 5 минут после начала записи, чтобы менеджер связался с клиентом.
Удержание при отмене. Когда клиент отменяет запись, AI звонит ему и предлагает перенести визит на другое удобное время. Это помогает не потерять клиента. Сценарий доступен только в режиме AI-звонков.
Настройте, когда позвонить после отмены: сразу, через 10 минут или через час.
Когда настроите уведомления, нажмите Сохранить.
Настроить шаблон сообщения
В СМС-уведомлении есть готовый шаблон сообщения. По умолчанию в него автоматически подставляется имя клиента, дата, время записи и название компании. Чтобы название компании подставлялось автоматически, заполните реквизиты.
Как добавить реквизиты вашей компании
1. Откройте нужный сценарий уведомления — например, Новая запись — и нажмите Сменить шаблон.
2. Выберите шаблон: для записи к специалистам или для бронирования оборудования и помещений — и под нужным нажмите Выбрать сообщение.
Примеры сообщений с информацией с подтверждением записи
Коротко
- В Онлайн-записи можно автоматически уведомлять клиентов о визите через AI-звонки или СМС. Для каждого ресурса можно выбрать свой тип уведомления.
- Есть пять сценариев уведомлений: новая запись, подтверждение записи, напоминание о визите, напоминание об опоздании и удержание при отмене.
- Сценарий Новая запись доступен только в СМС-уведомлениях, Удержание при отмене — только в AI-звонках.
- Для СМС-уведомлений можно выбрать шаблон и настроить текст.
- Для каждого сценария настраиваются время отправки и количество попыток. В некоторых сценариях можно включить уведомления для менеджера, если клиент не ответил.
Рекомендуем прочитать: