Онлайн-запись встроена в карточку сделки: менеджеры могут создавать запись на услугу, не покидая карточку, и все детали автоматически сохраняются в таймлайне. Инструмент помогает бизнесу организовать прием клиентов и решить три задачи:
- Снизить количество неявок. CRM автоматически напоминает клиенту о визите — по СМС или в WhatsApp*. Это помогает сократить число забытых или пропущенных записей.
- Упростить работу с клиентами. Все действия — от записи до подтверждения — фиксируются в CRM. Менеджер видит всю историю общения и может быстро среагировать на изменения.
- Максимально загрузить ресурсы. Битрикс24 показывает свободные слоты, исключает накладки и помогает заполнить расписание.
В статье расскажем:
Использовать онлайн-запись в сделке
Менеджер открывает вкладку Онлайн-запись и переходит к расписанию. Здесь он выбирает свободный слот, записывает клиента и отслеживает статусы визитов. При этом в сделке автоматически создается дело — с датой, временем и деталями визита. Все действия — в одном окне: удобно управлять временем записи и быстро реагировать на изменения.
Автоматические уведомления и напоминания. После создания записи CRM отправляет клиенту первое сообщение с информацией о визите — без ссылки на подтверждение. Если до визита остается больше 24 часов, Битрикс24 направит отдельное сообщение со ссылкой на подтверждение. Если до визита меньше 24 часов, запись считается подтвержденной автоматически. В этом случае сообщение со ссылкой не отправляется.
Все события — отправка сообщений, доставка, прочтение и переходы по ссылке — фиксируются в таймлайне сделки. Это помогает следить за процессом и вовремя вмешаться, если клиент не отвечает. Если автоматического напоминания недостаточно, менеджер может сам отправить сообщение клиенту в нужный момент — например, за день до визита или сразу после отмены.
Отслеживание статусов записей. Все записи в расписании выделены цветами — по текущему статусу визита:
- зеленый — клиент подтвердил,
- голубой — не подтвердил,
- оранжевый — не пришел.
Красные счетчики показывают, сколько клиентов прямо сейчас не подтвердили запись или опаздывают. Менеджер сразу видит, какие записи требуют внимания. Например, если клиент не подтвердил запись, есть время позвонить и уточнить. Все действия фиксируются в таймлайне — сообщения, статусы, подтверждения. Это помогает не терять клиентов и управлять бронированием.
Битрикс24 Онлайн-запись: начало работы
Как настроить и использовать онлайн-запись
Сценарии работы с онлайн-записью
Онлайн-запись помогает управлять загруженностью сотрудников и ресурсов. В Битрикс24 доступны разные сценарии: бронирование нескольких ресурсов, овербукинг и лист ожидания. Эти инструменты позволяют не терять клиентов и увеличивать выручку — даже когда расписание уже заполнено.
Пересечение ресурсов. Некоторые услуги требуют сразу нескольких ресурсов: сотрудников, автомобилей, оборудования или помещений. Например, для установки кондиционера нужны и монтажник, и автовышка, а для доставки мебели — грузовик и бригада. В CRM вы выбираете основной ресурс — например, специалиста — и добавляете дополнительные. Битрикс24 покажет только те слоты, когда все ресурсы доступны. Это помогает избежать накладок и выполнить услугу вовремя.
Онлайн-запись: как создать новый ресурс
Овербукинг. Если часть клиентов не приходит, можно использовать овербукинг — записывать двух клиентов на одно время. Это снижает простои в загруженные часы. В Битрикс24 менеджер нажимает Овербукинг и добавляет второго клиента на занятый слот. Если придут оба, одному можно предложить бонус или перенести визит.
Например, если в салоне красоты 1 из 10 клиентов не приходит, администратор добавляет второго клиента на утренний слот. Если кто-то отменит визит, мастер не простаивает.
Как записать клиента на услугу
Как использовать овербукинг
Лист ожидания. Когда все слоты заняты, клиента можно добавить в лист ожидания. Дополнительную информацию — услугу, желаемое время и другие детали — менеджер указывает в комментарии к записи. Если кто-то отменит визит, менеджер предложит освободившееся время другому клиенту. Например, в автосервисе все слоты на неделю заняты. Клиенту предлагают «встать в очередь». Через два дня кто-то отменяет диагностику — менеджер звонит ожидающему клиенту, и сервис не теряет выручку.
Онлайн-запись: как внести клиента в лист ожидания
Как использовать лист ожидания
Онлайн-запись помогает равномерно распределять нагрузку, сокращать неявки и быстрее реагировать на изменения в расписании. Используйте доступные сценарии, чтобы повысить эффективность и не терять клиентов.
* Компания Meta, владеющая WhatsApp, признана экстремистской и запрещена на территории Российской Федерации.