Роботы и триггеры помогают автоматизировать разные сценарии работы с клиентами и сотрудниками. Роботы выполняют рутинные действия: ставят задачи, отправляют уведомления, создают документы и так далее. Триггеры отслеживают действия клиентов и сотрудников: просмотр письма, создание и подписание документа и другие. Когда произойдет указанное действие, триггер переместит элемент на другую стадию.
Как создать роботов и триггеры

С помощью роботов и триггеров можно автоматизировать процесс подписания документов с сотрудниками. Они доступны в цифровых рабочих местах. Это удобно когда с кадровыми документами работает не только сотрудник отдела кадров. Например, менеджер по обучению в своем цифровом рабочем месте может автоматически отправлять сотрудникам дополнительное соглашение на обучение.
Что такое цифровые рабочие места

В статье расскажем о роботе и триггерах для подписания документов с сотрудниками:

• робот «Подписать документ с сотрудником»,
• триггер «Согласование документа»,
• триггер «Заполнение документа»,
• триггер «Подписание документа»,
• триггер «Подписание документа завершено».

Как добавить роботов и триггеры

1-2. Перейдите в раздел Автоматизация > Цифровые рабочие места.
3-4. Выберите нужное цифровое рабочее место и смарт-процесс. Например, HR-процессы > Обучение сотрудников.
5. Нажмите Роботы.
6. Выберите Создать.
7. Укажите стадию, на которой надо настроить робота.
8. Нажмите Оформление документов.
9. Выберите нужного робота или триггер.
Интерфейс добавления роботов и триггеров

Подписать документ с сотрудником

Что делает. Когда элемент смарт-процесса попадает на определенную стадию, робот создает документ по шаблону и отправляет его на подпись представителю компании, а затем сотруднику.

Для чего использовать. Чтобы автоматически отправлять сотрудникам документы на подпись. Например, соглашение об обучении или о дистанционной работе.

Настройки робота. Чтобы робот сформировал документ и отправил его на подпись нужным сотрудникам, заполните поля в настройках.

Рассмотрим подробнее настройки робота.

Добавьте готовый шаблон документа или создайте новый. Выберите документ из списка шаблонов или создайте новый.
Как создать шаблон документа в Битрикс24 КЭДО

Сотрудник, который будет подписывать документ.

1. Нажмите Выбрать.
2. Перейдите на вкладку Роли.
3. Выберите нужную роль. На этой вкладке отображаются поля смарт-процесса с типом данных Привязка к сотруднику. Например, в карточке смарт-процесса по обучению сотрудников есть поле Сотрудник, который обучается.
4. Если в списке нет поля с типом данных Привязка к сотруднику, его надо создать в настройках смарт-процесса.
   Как создать пользовательские поля в смарт-процессе

Кто будет подписывать документ от лица компании. Выберите, кто из сотрудников будет подписывать документ от лица компании. Например, руководитель компании или HR-директор.

Кто будет согласовывать. Выберите, кто будет проверять, что в документе все указано верно. Это может быть руководитель сотрудника.

Кто будет заполнять. Укажите, кто будет заполнять документ, если в нем не хватает данных. Например, HR-менеджер или сотрудник отдела кадров.

Ожидать завершения бизнес-процесса. Включите эту опцию, если на стадии настроен бизнес-процесс или цепочка последовательных роботов. Все нижестоящие роботы не сработают, пока не завершится процесс подписания, запущенный роботом «Подписать документ с сотрудником».

Сотрудники, которые будут подписывать документ от лица компании, согласовывать и заполнять его, автоматически подставляются в настройки робота на основании выбранного шаблона. Вы можете выбрать других сотрудников в роботе, шаблон документа при этом не изменится.

Согласование документа

Что делает. Триггер изменит стадию элемента смарт-процесса, когда начнется согласование документа.
Как согласовать документ в Битрикс24 КЭДО

Для чего использовать. HR-менеджер узнает, что документ находится на согласовании. Например, руководитель согласовывает обучение сотрудника.

Заполнение документа

Что делает. Триггер изменит стадию элемента смарт-процесса после того, как начнется заполнение документа.
Как заполнить документ в Битрикс24 КЭДО

Для чего использовать. HR-менеджер узнает, что документ находится у сотрудника, ответственного за проверку документа.

Подписание документа

Что делает. Триггер изменит стадию элемента смарт-процесса после того, как документ перейдет на подпись к представителю компании.

Для чего использовать. HR-менеджер узнает, что документ находится на подписании у представителя компании, а затем у сотрудника.

Подписание документа завершено

Что делает. Триггер изменит стадию элемента смарт-процесса после того, как все сотрудники подпишут или откажутся подписывать документ.

Для чего использовать. HR-менеджер узнает, что документ подписан или подписание было отменено. Например, менеджер по обучению узнает, что сотрудник подписал соглашение и можно оплачивать обучение.

Особенности. Выберите, какой результат подписания отслеживать: любой, подписано или отменено.

• HR-бот в Битрикс24 КЭДО
• Как представителю компании подписать документ в Битрикс24 КЭДО