Онлайн-запись — это новый инструмент для записи клиентов на прием к специалистам, бронирования техники и оборудования. Он подходит для компаний, которые работают в разных сферах услуг.

• Медицинские центры — записать на прием к врачам, диагностику и процедуры.
• Салоны красоты — записать на стрижку, макияж и другие услуги.
• Аренда помещений — сдать в аренду коворкинг, фотостудию и другое.
• Аренда техники — сдать в аренду автомобили и спецтехнику.
• Консалтинговые услуги — проконсультировать по юридическим и другим вопросам.

Онлайн-запись помогает автоматизировать процесс бронирования: отслеживать загруженность специалистов, отправлять клиентам напоминания о визите и сохранять данные в CRM.

Создать ресурс

Ресурсы — это люди, оборудование, помещения или техника, которые нужны для оказания услуг. Например, врачи, автомобили, квартиры и так далее.

Чтобы начать работать с инструментом Онлайн-запись, нужно создать и настроить ресурсы. Это может сделать любой сотрудник. Перейдите в раздел Онлайн-запись и нажмите Добавить ресурс.
Онлайн-запись: как создать новый ресурс

Настроить напоминания

Настройте автоматические сообщения для клиентов, чтобы напомнить о визите и подтвердить запись. Это поможет клиентам не забыть о запланированном визите, а компании — повысить посещаемость.
Онлайн-запись: как настроить шаблоны сообщений для клиентов

Записать клиента на услугу

В разделе Онлайн-запись выберите ресурс, день и время, нажмите Создать. Внесите данные о клиенте и добавьте сделку. Вы можете записать клиента сразу на несколько приемов, например, если ему нужно посетить нескольких врачей.
Как записать клиента на услугу

Все записи в расписании выделены цветами: зеленый — клиент подтвердил запись, голубой — не подтвердил. Красные счетчики покажут, сколько клиентов не подтвердили запись или опаздывают. Вы можете быстро определить статус записи и связаться с клиентами для подтверждения.

Два клиента не подтвердили запись, а один — опаздывает

Отслеживать загруженность ресурсов

В разделе Онлайн-запись есть несколько инструментов, которые помогают следить за загрузкой ресурсов и быстро записывать клиентов на услуги.

Статистика. Вы можете посмотреть количество новых клиентов, сумму выручки для каждого ресурса и общую сумму за день. Данные о выручке берутся из поля Сумма в связанных сделках. Выбрать нужный день можно в календаре справа.

Фильтр. Выберите, какие ресурсы показывать в расписании. Например, вы можете отобразить записи конкретного врача или показать только кабинеты.

Загруженность ресурсов. Чтобы увидеть, сколько слотов занято в выбранный день и процент загруженности ресурса, нажмите на значок батарейки рядом с ним. Это поможет сотрудникам находить менее загруженные ресурсы и записывать к ним клиентов.

Пересечение ресурсов. Понадобится, если для записи нужны сразу несколько ресурсов — основной и дополнительный. Например, для приема к врачу надо забронировать основной ресурс — врача и дополнительный — кабинет УЗИ. При бронировании оба ресурса будут заняты в одно время.
Как показывать ресурс в расписании

Чтобы для каждого основного ресурса можно было забронировать отдельный дополнительный, снимите галочку с опции Пересечение для всех.

Для врача-рентгенолога забронировали Кабинет МРТ, а для эндокринолога — кабинет УЗИ

Если дополнительный ресурс общий для всех основных ресурсов, включите опцию Пересечение для всех. Например, если врачи работают посменно и принимают в одном кабинете.

Для всех врачей можно забронировать один кабинет

Отображение расписания.

• Увеличить окно с расписанием — если у вас много ресурсов и записей.
• Показать все — отобразить в расписании все ресурсы. Это поможет оценить их загрузку.
• Уменьшить масштаб — если все записи не помещаются на экран.

Рекомендуем прочитать:

• Сделки в CRM
• Контакты в CRM
• Компании в CRM