В Битрикс24 Почте администратор может создавать ящики на домене компании. Для сотрудников можно создать личные адреса, для отделов — общие.

Почтовый ящик можно создать по приглашению или без него. Выберите способ:

• по приглашению — сотрудник сам задает пароль, администратору знать его не нужно,
• без приглашения с паролем — администратор задает пароль и передает его сотруднику,
• без приглашения и без пароля — ящик нужен сейчас, пароль можно задать позже.

Как создать ящик по приглашению

Приглашение создает новый ящик, а первый пароль сотрудник задает сам по ссылке. Позже пароль может сбросить администратор.

Что делает администратор.

1. Откройте раздел Почта.
2. Нажмите Управлять ящиками сотрудников.
3. Нажмите Настроить почту компании. Консоль откроется в новой вкладке.
4–6. Перейдите в раздел Ящики, откройте вкладку Приглашения и нажмите Выпустить приглашение.
7. Заполните поля:

• Домен: выберите домен организации.
• Адрес до знака @: используйте латинские буквы, цифры и знаки ., _, -. Адрес не может начинаться и заканчиваться точкой, подчеркиванием или дефисом.
• Тип: Личный для сотрудника, Общий для отдельного ящика отдела, например, sales@example.org.
• Отображаемое имя: заполните при необходимости.

8–9. Нажмите Выпустить приглашение. Откроется окно со ссылкой. Проверьте в нем адрес и срок действия ссылки.

10. Нажмите Скопировать ссылку и передайте ее сотруднику безопасным способом, например, в личном сообщении в мессенджере Битрикс24. Не отправляйте ссылку в общие чаты и на адреса, к которым есть доступ у других людей.

Что делает сотрудник.

1. Откройте ссылку до окончания срока действия.
2–3. На странице Активация ящика проверьте адрес.
4. Введите пароль в поле Новый пароль и повторите его в поле Подтверждение пароля.
5. Если на странице есть поле Пароль прежнего ящика (необязательно), введите в него пароль от почты на прежнем сервисе, чтобы перенести историю писем в новый ящик.
Как перенести почту из стороннего сервиса в Битрикс24 Почту
6. Нажмите Активировать ящик и дождитесь сообщения Ящик активирован.

Активация только задает пароль, почту она не открывает. Как войти в почту, сотруднику сообщает администратор.

Если появилось сообщение Результат активации неизвестен, активация могла пройти успешно. Не повторяйте ее и сообщите администратору. Администратор найдет ящик в разделе Ящики и посмотрит статус:

• Активен — пароль задан, все в порядке.
• Приглашен — активация не прошла. Администратору нужно перевыпустить приглашение и передать сотруднику новую ссылку.

Как перевыпустить или отозвать приглашение.

Одну и ту же ссылку нельзя получить повторно — нужно выпустить новую.

На вкладке Приглашения найдите нужное приглашение и выберите действие:

• Перевыпустить — создает новую ссылку, старая перестает действовать. Новую ссылку передайте сотруднику.
• Отозвать — прекращает действие ссылки, например, если ее отправили не тому человеку или сотрудник не вышел на работу. Приглашение получает статус Отозвано, а ящик остается в статусе Приглашен: его не блокируют и не удаляют. Дальше можно задать пароль или удалить ящик.
  Задать или сбросить пароль
  Удалить ящик

Оба действия доступны для приглашений в статусах Ожидает принятия и Просрочено.

Как создать ящик без приглашения

Без приглашения пароль задает администратор, сразу при создании ящика или позже.

1. Откройте консоль и перейдите в раздел Ящики.
2. Нажмите Создать ящик.
3. Заполните поля:

• Домен: выберите домен организации.
• Адрес до знака @: используйте латинские буквы, цифры и знаки ., _, -. Адрес не может начинаться и заканчиваться точкой, подчеркиванием или дефисом.
• Тип: Личный для сотрудника, Общий для отдельного ящика отдела, например, sales@example.org.
• Отображаемое имя: заполните при необходимости.

4. Если хотите сразу задать пароль, введите его в поле Пароль. Если зададите пароль позже, оставьте поле пустым.
5. Нажмите Создать ящик. Ящик с паролем получит статус Активен.
6. Если задали пароль, передайте его владельцу ящика безопасным способом.

Если пароль не задан, ящик получит статус Приглашен, а ссылка приглашения не создается. Первый пароль администратор задает позже в карточке ящика кнопкой Сбросить пароль.

Что делать, если не получается создать ящик

• Адрес уже занят. Найдите, чем занят адрес: ящики — в разделе Ящики, приглашения — на вкладке Приглашения, алиасы — в карточках ящиков. Выдайте сотруднику доступ к существующему ящику, передайте ссылку или перевыпустите приглашение, а лишний алиас удалите.
• Ссылка недоступна. Перевыпустите приглашение и передайте сотруднику новую ссылку.
• Результат активации неизвестен. Попросите сотрудника не повторять активацию и проверьте статус ящика в разделе Ящики.
• Недостаточно прав. Если вы не администратор Битрикс24, обратитесь к администратору. Если вы администратор, обратитесь в поддержку Битрикс24. После изменения прав войдите в консоль заново.
• Операция или сервис недоступны. Повторите попытку позже. Если ошибка повторится, обратитесь в поддержку Битрикс24.

Чтобы обратиться в поддержку, подготовьте:

• адрес Битрикс24,
• название организации,
• адрес ящика,
• название раздела и действия,
• время и текст ошибки,
• снимок экрана, если есть.